Che cos'e un'ispezione archivistica?
Un'ispezione archivistica e un controllo condotto dagli archivi competenti sui soggetti giuridici e gli imprenditori in Serbia, per verificare che la documentazione sia conservata, mantenuta e protetta in conformita con la Legge sul materiale archivistico e sulle attivita archivistiche.
Le ispezioni possono essere ordinarie (programmate) o straordinarie (su segnalazione o iniziativa). Qualsiasi azienda in Serbia puo essere soggetta a ispezione -- indipendentemente dalle dimensioni o dall'attivita.
Cosa controllano gli ispettori?
1. Regolamento sulla protezione del materiale documentale
L'azienda ha un Regolamento interno adottato? E aggiornato? I dipendenti ne sono a conoscenza?
2. Lista delle categorie del materiale documentale
Esiste una Lista delle categorie con i periodi di conservazione? E stata approvata dall'archivio competente? Corrisponde ai tipi di documentazione effettivi dell'azienda?
3. Libro d'archivio
Viene mantenuto? E compilato correttamente? E stato presentato all'archivio nei tempi previsti (entro il 30 aprile)? I numeri progressivi sono continui?
4. Nomina della persona responsabile
E stata formalmente nominata una persona responsabile della protezione del materiale documentale?
5. Condizioni di conservazione
Dove e conservata la documentazione? Il locale e adeguato (asciutto, protetto dal fuoco, chiuso a chiave)? Scaffali e raccoglitori sono in ordine?
6. Distruzione dei documenti
L'azienda ha distrutto documentazione? In caso affermativo -- ha prima ottenuto l'approvazione dell'archivio? Esiste un verbale di distruzione?
Come prepararsi all'ispezione
Utilizzate questa checklist per verificare la vostra preparazione:
- Regolamento sulla protezione del materiale documentale adottato
- Lista delle categorie approvata dall'archivio competente
- Libro d'archivio compilato e presentato per tutti gli anni precedenti
- Persona responsabile nominata (con delibera)
- Documentazione conservata in condizioni adeguate
- Se e stata effettuata distruzione -- approvazione dell'archivio + verbale
- Documentazione elettronica correttamente archiviata
Sanzioni per le violazioni
Secondo gli Articoli 42-43 della Legge:
| Trasgressore | Importo della sanzione |
|---|---|
| Soggetti giuridici | 50.000 -- 2.000.000 RSD |
| Imprenditori | 10.000 -- 500.000 RSD |
| Persone responsabili | 5.000 -- 150.000 RSD |
Le sanzioni piu severe sono per la distruzione di documentazione senza approvazione, specialmente se vengono distrutti documenti di valore permanente.
Cosa fare se l'azienda non ha mai presentato un libro d'archivio?
Questa e una situazione comune. Molte aziende operano per anni senza mai presentare un libro d'archivio. In tal caso:
- Non fatevi prendere dal panico, ma agite immediatamente
- Compilate retroattivamente i libri d'archivio per tutti gli anni precedenti
- Adottate un Regolamento e una Lista delle categorie se non li avete
- Nominate una persona responsabile
- Contattate l'archivio competente -- di solito sono collaborativi e aiutano le aziende che si presentano volontariamente
E meglio avvicinarsi all'archivio di propria iniziativa piuttosto che attendere un'ispezione.
Conclusione
Un'ispezione archivistica non e nulla da temere -- a condizione che la vostra documentazione sia in ordine. La chiave e un approccio sistematico: Regolamento, Lista delle categorie, libro d'archivio e conservazione adeguata.
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