Perche non si possono semplicemente buttare via i documenti
Molte aziende in Serbia accumulano documentazione per anni e poi un giorno decidono di "ripulire l'archivio". Eliminano vecchi raccoglitori, cancellano file e svuotano i locali di deposito. Il problema? E illegale.
Secondo la Legge sul materiale archivistico e sulle attivita archivistiche, nessun soggetto giuridico puo distruggere documentazione senza la preventiva approvazione scritta dell'archivio competente. Anche quando il periodo di conservazione e scaduto.
Base giuridica
L'Articolo 14 della Legge ("Gazzetta Ufficiale RS", n. 6/2020) stabilisce chiaramente:
"Il creatore e il detentore non possono distruggere materiale documentale senza la preventiva approvazione dell'archivio competente."
L'archivio competente ha il diritto di selezionare documenti di valore storico, culturale o scientifico permanente dal materiale proposto per la distruzione.
Procedura di distruzione -- passo dopo passo
Passo 1: Identificare la documentazione con conservazione scaduta
In base alla vostra Lista delle categorie del materiale documentale e al libro d'archivio, identificate tutta la documentazione il cui periodo di conservazione prescritto e scaduto.
Passo 2: Preparare un elenco di distruzione
Create un elenco dettagliato della documentazione proposta per la distruzione contenente:
- Numero progressivo dal libro d'archivio
- Contrassegno di classificazione
- Descrizione della documentazione
- Anno di creazione
- Periodo di conservazione e data di scadenza
- Quantita (raccoglitori, scatole, MB)
Passo 3: Presentare la richiesta all'archivio competente
Inviate l'elenco insieme a una richiesta di approvazione. L'archivio puo:
- Approvare la distruzione nella sua totalita
- Selezionare documenti di valore permanente (che vengono trasferiti all'archivio)
- Richiedere informazioni aggiuntive
Passo 4: Attendere l'approvazione scritta
Non distruggete nulla finche non ricevete un atto ufficiale di approvazione. I tempi di risposta dell'archivio possono variare.
Passo 5: Distruggere la documentazione
Dopo aver ricevuto l'approvazione, distruggete la documentazione in modo sicuro:
- Documentazione cartacea: triturazione industriale, incenerimento
- Documentazione elettronica: cancellazione permanente da tutti i supporti di memorizzazione, distruzione dei dischi
Passo 6: Redigere un verbale
Preparate un verbale di distruzione firmato da una commissione (minimo 2-3 membri). Conservate questo verbale permanentemente come prova che la procedura e stata condotta legalmente.
Errori piu comuni
- Distruzione senza approvazione -- L'errore piu grande e piu comune. Sanzioni fino a 2 milioni di RSD
- Distruzione prima della scadenza della conservazione -- Verificate i periodi esatti per ogni tipo di documento
- Nessun verbale di distruzione -- Senza un verbale, non avete prova che la distruzione sia stata condotta legalmente
- Distruzione selettiva -- Non potete scegliere "quali fatture cancellare" -- l'intera categoria per un dato anno viene distrutta
- Cancellazione di documenti elettronici senza procedura -- Le stesse regole si applicano ai file digitali come alla carta
Periodi di conservazione -- promemoria
| Tipo di documento | Periodo minimo |
|---|---|
| Documentazione di fondazione | Permanente (non si distrugge) |
| Documentazione del personale | Permanente |
| Bilanci | Permanente |
| Fatture (soggetti IVA) | 10 anni |
| Documenti contabili | 5 anni |
| Documentazione fiscale | 5 anni |
| Documentazione sulla sicurezza sul lavoro | 40 anni |
| Corrispondenza generale | 2 anni |
Conclusione
Distruggere documentazione in Serbia non significa "buttare via vecchia carta" -- e una procedura formale con un chiaro quadro giuridico. Rispettate le scadenze, richiedete l'approvazione, conservate i verbali.
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