Whistleblowing: un obbligo documentale spesso sottovalutato
Dal 17 dicembre 2023 il D.Lgs. 24/2023, che recepisce la Direttiva UE 2019/1937, impone a un numero molto ampio di imprese italiane l'attivazione di un canale interno di segnalazione delle irregolarita. Non si tratta solo di predisporre uno strumento tecnico: la normativa richiede una gestione documentale rigorosa, tracciabile e riservata di ogni fase del processo, dalla ricezione della segnalazione fino alla sua archiviazione finale. Nel corso del 2025 l'ANAC ha avviato le prime verifiche concrete presso le aziende, portando alla luce come la maggior parte delle criticita non riguardi la scelta dello strumento, ma proprio l'assenza di procedure documentali adeguate.
Chi e obbligato ad attivare il canale
L'obbligo riguarda i soggetti del settore privato che, nell'ultimo anno, hanno impiegato una media di almeno 50 lavoratori subordinati, a tempo determinato o indeterminato. Sono inoltre obbligate, a prescindere dal numero di dipendenti, le imprese che hanno adottato un modello organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e quelle operanti in settori considerati sensibili, come i servizi finanziari, i mercati e prodotti finanziari, la prevenzione del riciclaggio, la sicurezza dei trasporti e la tutela ambientale.
Cosa deve garantire il canale di segnalazione
- Riservatezza dell'identita del segnalante, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione
- Possibilita di presentare segnalazioni in forma scritta o orale, anche tramite incontro diretto su richiesta
- Gestione affidata a un soggetto o ufficio interno autonomo e formato, oppure a un gestore esterno indipendente
- Tracciabilita completa di ogni fase, dalla ricezione alla chiusura dell'istruttoria
I tempi da rispettare e da documentare
Il decreto fissa scadenze precise che devono risultare dalla documentazione del procedimento: l'avviso di ricevimento della segnalazione va inviato entro 7 giorni dalla ricezione, mentre il riscontro alla persona segnalante, con l'esito o lo stato di avanzamento dell'istruttoria, deve arrivare entro 3 mesi dalla data dell'avviso di ricevimento (o, in assenza di avviso, entro 3 mesi dalla scadenza dei 7 giorni). Ogni passaggio deve poter essere ricostruito a posteriori con data certa, il che rende necessario un sistema di protocollazione interna delle segnalazioni distinto dai flussi documentali ordinari dell'azienda.
Conservazione della documentazione: durata e vincoli
L'articolo 14 del D.Lgs. 24/2023 stabilisce che le segnalazioni e la relativa documentazione, sia cartacea sia informatica, devono essere conservate per il tempo necessario a trattare la segnalazione e comunque non oltre 5 anni dalla comunicazione dell'esito finale della procedura. Superato questo termine, i dati personali contenuti nella segnalazione devono essere cancellati, in coerenza con il principio di limitazione della conservazione previsto dall'articolo 5 del Regolamento UE 2016/679 e dal D.Lgs. 51/2018 per il trattamento in ambito giudiziario e di prevenzione dei reati.
La norma richiede inoltre che gli archivi, cartacei o elettronici, siano organizzati in modo da garantire sicurezza e riservatezza e da consentire la ricostruzione integrale delle diverse fasi del processo, comprese le comunicazioni intercorse, le eventuali misure di protezione adottate a tutela del segnalante e le decisioni assunte dal soggetto gestore.
Le sanzioni previste dall'ANAC
L'Autorita Nazionale Anticorruzione e competente per l'irrogazione delle sanzioni amministrative pecuniarie, che vanno da 10.000 a 50.000 euro nei casi di: mancata attivazione del canale di segnalazione, mancata adozione di procedure conformi al decreto, ritorsioni accertate nei confronti del segnalante, ostacolo o tentato ostacolo alla segnalazione e violazione dell'obbligo di riservatezza. Le prime istruttorie condotte dall'ANAC nel corso del 2025 hanno riguardato in particolare aziende che avevano attivato un canale formalmente esistente ma privo di una reale gestione documentale a supporto, incapaci quindi di dimostrare il rispetto delle tempistiche e delle modalita di trattamento previste dalla legge.
Errori piu frequenti riscontrati nelle verifiche
- Assenza di un registro interno delle segnalazioni con data di ricezione e stato di avanzamento
- Documentazione conservata insieme ai fascicoli del personale, con rischio di violazione della riservatezza
- Nessuna evidenza scritta dell'avviso di ricevimento entro i 7 giorni previsti
- Conservazione della documentazione oltre il termine dei 5 anni, senza procedura di cancellazione
- Gestore del canale privo di autonomia effettiva rispetto alla linea gerarchica dell'azienda
Checklist pratica per la conformita documentale
- Verificare se la propria azienda rientra nella soglia dei 50 dipendenti o negli altri criteri di obbligo
- Nominare un gestore delle segnalazioni con requisiti di autonomia e formazione documentata
- Predisporre un registro riservato e separato per la tracciatura di data, orario e stato di ogni segnalazione
- Impostare promemoria interni per i termini di 7 giorni e 3 mesi
- Definire una procedura scritta per la cancellazione dei dati al superamento dei 5 anni dall'esito finale
- Tenere separati gli archivi delle segnalazioni da quelli ordinari relativi al personale
- Aggiornare periodicamente la procedura whistleblowing alla luce degli orientamenti ANAC
