Il Decreto PNRR 2026 cambia le regole sulla conservazione delle ricevute
Il Consiglio dei Ministri ha approvato il 29 gennaio 2026 il Decreto Legge n. 19/2026, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 19 febbraio 2026 ed entrato in vigore il giorno successivo. Il provvedimento, convertito dalla Legge n. 50/2026 (in vigore dal 21 aprile 2026), interviene su oltre 400 adempimenti amministrativi a carico di cittadini e imprese. Tra le novita che riguardano piu direttamente la gestione documentale spicca l'articolo 8, che elimina l'obbligo di conservare per dieci anni le ricevute cartacee emesse dai terminali POS per i pagamenti con carta di credito, debito o prepagata.
Si tratta di un cambiamento concreto per commercianti, professionisti e uffici amministrativi che fino a oggi dovevano archiviare fisicamente scontrini e ricevute POS distinti da fatture, scontrini fiscali o corrispettivi telematici, spesso in scatoloni o raccoglitori destinati a occupare spazio per un decennio senza una reale utilita operativa.
Cosa sostituisce la ricevuta cartacea
La norma non abolisce l'obbligo di documentare le operazioni, ma cambia il supporto ammesso. Al posto della ricevuta POS cartacea, e ora possibile utilizzare le comunicazioni trasmesse dalle banche e dagli intermediari finanziari, anche in formato digitale, come gli estratti conto. Questi documenti sostitutivi devono permettere di identificare in modo univoco la singola operazione, indicando almeno la data, l'importo e il beneficiario, e devono comunque essere conservati secondo le regole ordinarie dell'articolo 2220 del Codice Civile e, per i soggetti pubblici, del Codice dell'Amministrazione Digitale.
La disposizione vale anche nei rapporti con la Pubblica Amministrazione: per i pagamenti effettuati tramite PagoPA o altri canali elettronici, l'amministrazione non puo richiedere la ricevuta cartacea, nemmeno a fini di detrazione fiscale, perche ha il dovere di verificare l'avvenuto pagamento consultando i propri sistemi informativi. Questo si collega al principio "una tantum" rafforzato dallo stesso decreto, secondo cui cittadini e imprese non devono fornire alla PA dati che essa possiede gia, mentre lo scambio telematico tra banche dati diventa il canale ordinario di acquisizione documentale.
Cosa non cambia: gli obblighi generali di conservazione
E importante che le imprese non interpretino la novita come un allentamento generale degli obblighi di archiviazione. Restano invariati:
- l'obbligo di conservazione decennale delle scritture contabili e dei documenti fiscali ai sensi dell'articolo 2220 del Codice Civile;
- l'obbligo di conservazione digitale delle fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio, con le regole tecniche dell'Agenzia delle Entrate;
- le sanzioni previste dall'articolo 9 del D.Lgs. 471/1997 per chi non tiene o non conserva correttamente scritture contabili, registri e documenti obbligatori, comprese tra 1.000 e 8.000 euro, raddoppiate se dall'irregolarita derivano evasioni di imposte dirette e IVA superiori nell'esercizio a 50.000 euro. La sanzione puo invece essere ridotta fino alla meta del minimo quando le irregolarita sono di scarsa rilevanza e non ostacolano l'accertamento delle imposte dovute.
Cambia quindi solo la categoria delle ricevute POS in senso stretto, ossia lo scontrino generato dal terminale dopo il pagamento elettronico, non la disciplina generale della contabilita.
Effetti pratici per commercianti e uffici amministrativi
| Prima del Decreto PNRR 2026 | Dopo l'entrata in vigore dell'articolo 8 |
|---|---|
| Ricevuta POS cartacea da conservare fisicamente per 10 anni | Estratto conto o comunicazione digitale della banca come documento sostitutivo |
| Archiviazione cartacea con costi di spazio e gestione | Consultazione diretta dei flussi informatici bancari |
| Obbligo di produrre la ricevuta anche alla PA per detrazioni fiscali | Verifica automatica del pagamento da parte dell'amministrazione tramite i propri sistemi |
| Nessuna distinzione tra ricevuta POS e altri documenti fiscali | Distinzione chiara tra ricevuta POS (esclusa) e fatture, scontrini fiscali, corrispettivi (inclusi negli obblighi ordinari) |
Per le attivita che gestiscono decine di transazioni elettroniche al giorno, come bar, negozi al dettaglio e studi professionali, la semplificazione riduce in modo tangibile la mole di carta da archiviare, ma richiede comunque un metodo organizzato per recuperare rapidamente gli estratti conto in caso di controllo, verifica fiscale o contenzioso con un cliente.
Cosa verificare prima di adeguarsi alla nuova regola
Le imprese che intendono affidarsi agli estratti conto digitali dovrebbero controllare alcuni aspetti operativi prima di interrompere l'archiviazione cartacea delle ricevute POS:
- verificare con il proprio istituto bancario o gestore POS per quanti anni restano disponibili online gli estratti conto e le comunicazioni di dettaglio delle transazioni;
- assicurarsi che i documenti digitali forniti dalla banca riportino data, importo e beneficiario in modo da identificare univocamente ogni operazione, come richiesto dalla norma;
- mantenere una copia organizzata di tali estratti secondo le stesse logiche di conservazione gia usate per fatture elettroniche e scritture contabili, evitando di considerarli documenti "minori" da gestire in modo informale;
- ricordare che la semplificazione riguarda la ricevuta POS in senso stretto e non incide sugli obblighi di conservazione di scontrini fiscali, corrispettivi telematici e fatture elettroniche, che restano regolati dalla normativa ordinaria e dalle relative sanzioni.
Il Decreto PNRR 2026 rientra in un percorso piu ampio di digitalizzazione degli adempimenti che l'Italia sta portando avanti nell'ambito del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza, e altre revisioni delle regole tecniche di conservazione documentale sono attese nel corso dell'anno con l'aggiornamento degli standard previsti per i sistemi accreditati.
