Cos'e il libro degli archivi e perche e obbligatorio?
Il libro degli archivi (arhivska knjiga) e un registro legalmente obbligatorio in cui ogni persona giuridica e imprenditore in Serbia deve registrare tutto il materiale documentale (registraturski materijal) creato durante le attivita aziendali. Secondo la Legge sui materiali archivistici e le attivita archivistiche ("Gazzetta ufficiale RS", n. 6/2020), ogni azienda deve tenere un libro degli archivi e presentarlo all'archivio competente entro il 30 aprile per l'anno precedente.
Molte aziende non sono a conoscenza di questo obbligo o lo ignorano -- finche non arriva l'ispezione archivistica. Le sanzioni per le persone giuridiche possono raggiungere i 2.000.000 RSD.
Quali colonne contiene il libro degli archivi?
Il modulo del libro degli archivi contiene le seguenti colonne:
| Colonna | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
| Numero progressivo | Numero di registrazione continuo, prosegue di anno in anno | 1, 2, 3... |
| Data di registrazione | Data in cui la registrazione viene effettuata | 15.01.2026 |
| Anno di creazione | Anno in cui la documentazione e stata creata | 2025 |
| Contrassegno di classificazione | Codice dalla vostra Lista delle categorie | 04-02 |
| Contenuto (descrizione) | Breve descrizione della categoria documentale | Fatture in uscita |
| Quantita | Numero di faldoni, scatole o MB (per l'elettronico) | 3 faldoni |
| Periodo di conservazione | Periodo di conservazione secondo la Lista delle categorie | 10 anni |
| Ubicazione | Dove e fisicamente/digitalmente conservata la documentazione | Scaffale 3, sala archivio |
| Note | Informazioni aggiuntive (distrutto, consegnato all'archivio, ecc.) | -- |
Passo dopo passo: come compilare il libro degli archivi
Passo 1: preparate la Lista delle categorie
Prima di iniziare a compilare, dovete avere una Lista delle categorie del materiale documentale con i periodi di conservazione adottata. Questo documento definisce tutti i tipi di documentazione nella vostra azienda e per quanto tempo ciascun tipo deve essere conservato. La lista deve essere approvata dall'archivio competente.
Passo 2: raccogliete tutta la documentazione dell'anno
Create un inventario di tutta la documentazione creata o ricevuta durante l'anno:
- Fatture (in entrata e in uscita)
- Contratti
- Documentazione del personale
- Bilanci
- Documentazione fiscale
- Corrispondenza generale
- Documentazione tecnica
Passo 3: classificate la documentazione
Assegnate ogni documento alla categoria appropriata secondo la vostra Lista delle categorie. Ogni categoria riceve il suo contrassegno di classificazione.
Passo 4: compilate le colonne
Per ogni categoria documentale, inserite i dati nel libro degli archivi. Il numero progressivo prosegue dall'anno precedente -- non si riparte da 1 ogni anno.
Passo 5: firmate e presentate
Il libro degli archivi viene firmato dalla persona responsabile della protezione del materiale documentale. La presentazione viene effettuata all'archivio territoriale competente (es. Archivio storico di Belgrado per le aziende di Belgrado) entro il 30 aprile.
Errori piu comuni
- Ripartire dal numero progressivo 1 ogni anno -- il numero e continuo, prosegue dall'anno precedente
- Nessuna Lista delle categorie -- senza una lista approvata, il libro degli archivi non ha fondamento
- Omissione della documentazione elettronica -- fatture elettroniche, email e contratti digitali devono essere registrati
- Quantita imprecise -- indicate con precisione il numero di faldoni/scatole o megabyte
- Compilazione retroattiva all'ultimo momento -- mantenete il libro durante tutto l'anno, non solo prima della scadenza
Libro degli archivi elettronico o cartaceo?
La legge consente di tenere il libro degli archivi in forma elettronica. Questo e molto piu pratico perche consente:
- Generazione automatica dei numeri progressivi
- Ricerca per qualsiasi campo
- Esportazione in PDF o Excel per la presentazione all'archivio
- Integrazione con sistemi DMS per la compilazione automatica
Arhivix genera automaticamente il libro degli archivi basandosi sui documenti che caricate nel sistema. Invece della compilazione manuale, il sistema traccia ogni documento e a fine anno -- il libro degli archivi e pronto con un clic.
Scadenza e sanzioni
La scadenza per la presentazione del libro degli archivi all'archivio competente e il 30 aprile dell'anno corrente per la documentazione creata nell'anno solare precedente.
Sanzioni per la mancata presentazione o registrazioni inesatte:
- Persone giuridiche: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Imprenditori: 10.000 -- 500.000 RSD
- Responsabili: 5.000 -- 150.000 RSD
Conclusione
Compilare il libro degli archivi non deve essere complicato se avete la giusta preparazione e lo strumento giusto. La chiave e mantenere i registri durante tutto l'anno, avere una Lista delle categorie approvata e non aspettare l'ultimo momento.
Con Arhivix, il libro degli archivi viene generato automaticamente. Caricate i documenti nel sistema durante tutto l'anno e per aprile -- tutto e pronto per la presentazione. Provatelo gratuitamente.
