Cos'e la Lista delle categorie del materiale documentale?
La Lista delle categorie del materiale documentale con i periodi di conservazione e un documento interno obbligatorio che ogni persona giuridica e imprenditore in Serbia deve adottare. Contiene tutti i tipi di documentazione creata durante le attivita aziendali, insieme ai periodi di conservazione per ciascun tipo.
Senza questo documento, un'azienda non puo legalmente:
- Tenere un libro degli archivi
- Distruggere documentazione con periodi di conservazione scaduti
- Organizzare gli archivi nel modo prescritto
Base legale
L'obbligo di creare la Lista delle categorie e prescritto dall'articolo 11 della Legge sui materiali archivistici e le attivita archivistiche ("Gazzetta ufficiale RS", n. 6/2020):
"Il creatore e il detentore del materiale documentale e dei materiali archivistici e obbligato ad adottare una lista delle categorie del materiale documentale con i periodi di conservazione, con la previa approvazione dell'archivio competente."
Questo significa che la Lista non deve solo esistere ma deve essere approvata dall'archivio territoriale competente.
Come si presenta la Lista delle categorie?
La Lista e tipicamente organizzata in forma tabellare:
| Contrassegno di classificazione | Nome della categoria | Periodo di conservazione |
|---|---|---|
| 01 | Documentazione costitutiva (statuto, delibera di registrazione) | Permanente |
| 02 | Atti normativi (regolamenti, delibere, ordini) | Permanente |
| 03 | Documentazione del personale (contratti di lavoro, delibere) | Permanente |
| 04-01 | Bilanci (stato patrimoniale, conto economico) | Permanente |
| 04-02 | Fatture in uscita | 10 anni |
| 04-03 | Fatture in entrata | 10 anni |
| 05 | Documentazione fiscale (dichiarazioni, delibere) | 5 anni |
| 06 | Documenti contabili (registrazioni, estratti conto) | 5 anni |
| 07 | Contratti commerciali (con clienti, fornitori) | 10 anni dopo la scadenza |
| 08 | Corrispondenza aziendale generale | 2 anni |
| 09 | Documentazione tecnica | Permanente |
| 10 | Documentazione SSL (salute e sicurezza sul lavoro) | 40 anni |
Questo e solo un esempio -- la vostra Lista deve riflettere i tipi di documentazione effettivamente creati nella vostra azienda.
Come creare una Lista delle categorie: passo dopo passo
1. Identificate tutti i tipi di documento
Esaminate tutti i settori e i reparti. Chiedete ai dipendenti quali documenti creano o ricevono. Non dimenticate la documentazione elettronica -- fatture elettroniche, email, contratti digitali.
2. Determinate i periodi di conservazione
Per ogni tipo di documento, determinate il periodo di conservazione in base a:
- Requisiti legali (Legge sulla contabilita, Legge sul lavoro, leggi fiscali)
- Esigenze aziendali interne
- Raccomandazioni dell'archivio competente
3. Organizzate in un sistema di classificazione
Assegnate contrassegni di classificazione a ogni categoria. Utilizzate un sistema numerico logico e facile da usare.
4. Adottate con delibera interna
Il direttore o la persona autorizzata emette una delibera di adozione della Lista delle categorie.
5. Presentate all'archivio competente per l'approvazione
Inviate la Lista al vostro archivio territoriale competente. L'archivio puo approvare la Lista o richiedere modifiche. Solo dopo aver ricevuto l'approvazione la Lista diventa valida.
Problemi comuni
- Liste generiche copiate da internet -- ogni azienda deve avere una lista adattata alle proprie attivita
- Omissione dei documenti elettronici -- fatture elettroniche, contratti elettronici e corrispondenza digitale devono essere inclusi
- Mancato aggiornamento quando le attivita cambiano -- se l'azienda si espande o cambia attivita, la Lista deve essere aggiornata
- Nessuna approvazione dell'archivio -- una Lista senza approvazione non ha forza legale
Come aiuta Arhivix
Arhivix categorizza automaticamente i documenti secondo la vostra Lista delle categorie non appena li caricate. I periodi di conservazione vengono tracciati automaticamente e il sistema vi avvisa quando la documentazione scade e quando e il momento di presentare una richiesta di distruzione.
Smettete di gestire i registri manualmente. Lasciate che Arhivix lo faccia per voi -- automaticamente, con precisione e in conformita con la legge.
