Perche i periodi di conservazione dei documenti sono importanti
Ogni azienda e legalmente obbligata a conservare determinati documenti per un numero specifico di anni. Distruggere i documenti troppo presto puo portare a sanzioni, fallimenti nelle verifiche e perdita di protezione legale. D'altra parte, conservare tutto per sempre crea disordine e costi inutili.
Conoscere i periodi di conservazione esatti vi aiuta a:
- Rimanere in conformita con la legge
- Automatizzare l'eliminazione/archiviazione dei vecchi documenti
- Risparmiare spazio di archiviazione (fisico e digitale)
- Essere preparati per verifiche fiscali e ispezioni
Calendario di conservazione dei documenti
Documenti finanziari
| Tipo di documento | Periodo di conservazione | Base legale |
|---|---|---|
| Bilanci annuali | Permanente | Diritto societario / GAAP |
| Libro mastro e giornale | 7 anni | Normativa fiscale |
| Fatture di vendita e acquisto | 7 anni | IVA / Codice fiscale |
| Estratti conto bancari | 7 anni | Normativa fiscale |
| Dichiarazioni IVA | 7 anni | Legge IVA |
| Dichiarazioni IRES | 7 anni | Codice fiscale |
| Ricevute spese | 7 anni | Normativa fiscale |
| Registri delle buste paga | 7 anni | Diritto del lavoro |
Documenti del personale
| Tipo di documento | Periodo di conservazione | Base legale |
|---|---|---|
| Contratti di lavoro | 6 anni dopo la cessazione | Diritto del lavoro |
| Registri pensionistici | Permanente | Normativa previdenziale |
| Fogli presenze / presenze | 3 anni | Direttiva sull'orario di lavoro |
| Registri salute e sicurezza | 40 anni | Normativa SSL |
| Registri di formazione | Durata dell'impiego + 3 anni | Buona pratica |
Documenti commerciali e legali
| Tipo di documento | Periodo di conservazione | Base legale |
|---|---|---|
| Atto costitutivo | Permanente | Diritto societario |
| Contratti con clienti/fornitori | 6 anni dopo la scadenza | Legge sulla prescrizione |
| Bolle di consegna | 6 anni | Legge sulla vendita di beni |
| Ordini di acquisto | 6 anni | Diritto commerciale |
| Permessi urbanistici | Permanente | Normativa urbanistica |
| Polizze assicurative | Permanente (attive + 6 anni) | Diritto assicurativo |
Cosa succede se distruggete i documenti troppo presto?
Le conseguenze possono essere gravi:
- Sanzioni fiscali -- l'Agenzia delle Entrate puo imporre multe e stimare la vostra responsabilita fiscale
- Impossibilita di dimostrare la vostra posizione in tribunale o durante una verifica
- Perdita di detrazioni fiscali -- nessuna fattura significa nessun rimborso IVA
- Sanzioni normative -- le autorita di regolamentazione del settore possono intervenire
Come automatizzare i periodi di conservazione
Tracciare manualmente i periodi di conservazione per migliaia di documenti e un compito impossibile. Un DMS come Arhivix puo:
- Assegnare automaticamente i periodi di conservazione in base al tipo di documento
- Inviare avvisi prima della scadenza di un periodo di conservazione
- Suggerire l'archiviazione o l'eliminazione dei documenti oltre il periodo di conservazione
- Generare rapporti sui documenti per periodo di conservazione
- Prevenire l'eliminazione prematura bloccando i documenti
Archiviazione digitale vs cartacea
Nella maggior parte delle giurisdizioni, le copie digitali hanno ora la stessa validita legale degli originali cartacei, a condizione che soddisfino determinati requisiti (integrita, autenticita, leggibilita). Questo significa che potete:
- Scansionare i documenti cartacei e archiviarli digitalmente
- Distruggere gli originali cartacei dopo la digitalizzazione (seguendo la procedura corretta)
- Utilizzare fatture elettroniche al posto di quelle cartacee
L'archiviazione digitale non e solo legale -- e piu economica, piu sicura e piu pratica.
Conclusione
I periodi di conservazione non sono facoltativi -- sono un requisito legale. Eliminare troppo presto costa sanzioni; conservare troppo a lungo costa spazio e risorse.
Arhivix traccia automaticamente i periodi di conservazione per ogni documento e vi avvisa quando e il momento di archiviare o eliminare. Non dovrete mai piu tracciare manualmente le scadenze.
