Per quanto tempo dovete conservare le bolle di consegna elettroniche?
| Tipo di soggetto | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Settore pubblico | Permanentemente |
| Settore privato | Minimo 10 anni dalla data di emissione |
Cosa dovete conservare esattamente?
- Bolle di consegna elettroniche -- tutte quelle inviate e ricevute
- Note di ricezione elettroniche -- tutte le conferme
- Versioni cartacee con ologramma -- se utilizzate durante le interruzioni
- Audit trail -- chi ha creato, modificato, confermato
- Allegati -- foto, CMR, certificati di qualita
Dove vengono archiviate le bolle di consegna elettroniche?
1. Sistema centrale (portale)
Il portale archivia tutte le note centralmente, ma affidarsi esclusivamente ad esso e rischioso -- la legge pone la responsabilita su DI VOI.
2. Il vostro sistema (obbligatorio)
Dovete avere la vostra copia. Opzioni: DMS (consigliato), archivio ERP o file system.
Perche un DMS per l'archiviazione?
- Classificazione automatica -- per destinatario, data, tipo di merci
- Conservazione garantita -- previene la cancellazione accidentale
- Integrita dei documenti -- valori hash, firme digitali, audit trail
- Collegamento incrociato -- collega le bolle di consegna con fatture, note di ricezione, contratti
Cosa cercano gli ispettori
- Avete tutte le bolle di consegna?
- Sono ricercabili?
- Non sono state modificate?
- Avete un audit trail?
- Avete backup?
Checklist per l'archiviazione
- DMS o ERP con archiviazione a lungo termine
- Sincronizzazione automatica con il portale delle bolle di consegna elettroniche
- Backup fuori sede (cloud o fisico)
- Periodi di conservazione configurati (10 anni / permanente)
- Protezione dalla cancellazione (blocco di conservazione)
- Ricerca per destinatario, data, tipo di merci
- Audit trail abilitato
- Collegamento con fatture elettroniche e note di ricezione
Conclusione
L'archiviazione delle bolle di consegna elettroniche non e facoltativa -- e un requisito legale per 10 anni. Non affidatevi esclusivamente al portale governativo.
Arhivix archivia automaticamente tutte le bolle di consegna elettroniche per oltre 10 anni, con ricerca completa, audit trail e protezione dalla cancellazione. Sempre pronti per l'ispezione.
