Logistik und Transport

Sie sind gefahren, haben Diesel und Fahrer bezahlt, und die Rechnung wartet auf einen abgestempelten CMR.

Der Fahrer fotografiert den CMR mit dem Handy in den Ordner der Fahrt, Arhivix liest ihn und schlägt die Angaben vor, und eine Automatisierung meldet der Abrechnung, dass die Rechnung raus kann.

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Probleme, die Sie kennen.

Die Rechnung wartet auf einen CMR, der noch im Führerhaus liegt.

Die Bezahlung der Fahrt wartet, bis das Papier im Büro ist, während Diesel, Maut und Fahrer längst bezahlt sind.

CMR_0312.jpg Benachrichtigt

Ordner Fahrten / 0312
Vorschlag CMR, Rotterdam nach München
Entladung 14.10.2026, München

Abrechnung benachrichtigt: Die Rechnung kann raus.

Arhivix heute: Der Fahrer fotografiert den CMR beim Entladen mit dem Handy: Die App erkennt die Ränder des Papiers, begradigt die Seite und speichert das Bild im Ordner der Fahrt. Arhivix liest ihn und schlägt Art und Angaben vor, und eine Automatisierung für diesen Ordner benachrichtigt die Abrechnung.

Die Palette ging durch drei Lkw, und für die Reklamation hat jeder seine eigenen Fotos und seine eigene Aussage.

Die Frist für die Antwort an den Kunden läuft, während Sie Beweise sammeln, und einen Schaden, den Sie nicht beweisen können, zahlen Sie selbst.

Schaden_0312.pdf Geteilt

Ordner Sendungen / 0312
Fotos Beladung, Umschlag und Entladung
Link läuft in 7 Tagen ab, Passwort

Link geöffnet am 16.10.2026 um 09:12.

Arhivix heute: Fahrer laden Fotos und Schadensprotokoll aus der mobilen App in den Ordner der Sendung, also liegen alle Beweise an einem Ort. Sie senden sie dem Kunden oder der Versicherung per Link mit Ablaufdatum und Passwort, und Arhivix protokolliert jedes Öffnen.

Der Lkw steht an der Grenze, und der Zoll will eine Rechnung, die in jemandes Postfach liegt.

Jede Stunde Wartezeit kostet Geld, und der Fahrer wartet, bis das Büro das Papier findet.

Rechnung_2026_118.pdf Gesendet

Suche Rechnung München Oktober
Verstanden als Rechnung, München, Okt. 2026

Link für den Fahrer, läuft in 2 Tagen ab.

Arhivix heute: Der Disponent beschreibt, was er braucht, zum Beispiel die Exportrechnung für München aus dem Oktober, und die KI-⁠Suche, in jedem kostenpflichtigen Paket enthalten, findet sie nach Art, Partner und Datum. Er schickt sie dem Fahrer per Link, oder der Fahrer öffnet sie in der mobilen App.

Zulassung, Hauptuntersuchung und Versicherungspolice jedes Lkw laufen an verschiedenen Tagen ab, und nur der Disponent hat alle im Kopf.

Ein Fahrzeug mit abgelaufenem Dokument darf nicht auf die Straße, also wartet die Fahrt oder fährt mit einem anderen Lkw.

Hauptuntersuchung_2026.pdf Frist gesetzt

Hauptuntersuchung läuft ab 12.11.2026
Versicherungspolice läuft ab 03.02.2027
Leasing 30.06.2027, aus dem Vertrag

Erinnerung 14 Tage vor Ablauf.

Arhivix heute: Die Dokumente jedes Fahrzeugs liegen im Ordner seines Kennzeichens, und ein Ablaufdatum tragen Sie einmal in Fristen ein, damit vorher eine Erinnerung kommt. Bei Leasing- und Mietverträgen liest Arhivix das Enddatum selbst und setzt eine Frist, die Sie ändern können, und die Erinnerung fügen Sie selbst hinzu.

Der Fahrer gibt Tank- und Mautbelege in einem Umschlag ab, und die Fahrt wird erst abgerechnet, wenn Ihr Steuerberater sie findet.

Fahrtkosten werden spät gebucht, und ein verlorener Beleg lässt sich nicht abrechnen.

Tankbeleg.jpg Geteilt

Betrag 84,20 EUR
Kostenart Vorschlag: Kraftstoff
Ordner Fahrten / 0312

Automatisierung: mit Ihrem Steuerberater geteilt.

Arhivix heute: Der Fahrer fotografiert jeden Beleg mit dem Handy in den Ordner der Fahrt. Arhivix liest ihn und schlägt Verkäufer, Betrag und Kostenart vor, und eine Automatisierung für diesen Ordner teilt die Belege mit Ihrem Steuerberater.

Ein Dokument durch Ihr Unternehmen.

Ein Schnitt durch ein Unternehmen Ihrer Branche: wie ein Dokument eingeht, was Arhivix liest, wer bestätigt und wo es bleibt.

Vom Fahrer mit dem Handy fotografiert CMR_0312.jpg
Arhivix liest es Vorschlag: CMR, Fahrt 0312
Büro, Fahrt 0312 Abrechnung informiert, Rechnung kann raus
Archiv jede Version bleibt, jeder Zugriff protokolliert

Eingegangen

Vom Fahrer mit dem Handy fotografiert CMR_0312.jpg
Gelesen

Arhivix liest es Vorschlag: CMR, Fahrt 0312
Die richtige Person bestätigt

Büro, Fahrt 0312 Abrechnung informiert, Rechnung kann raus
Aufbewahrt

Archiv jede Version bleibt, jeder Zugriff protokolliert

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Die Dokumente und Regeln Ihrer Branche.

Dokumente, die eingehen

Lieferschein Lieferschein_0312.pdf
CMR CMR_Muenchen_0312.pdf
Zoll HS_Code_Export_2026.pdf
Rechnung Rechnung_2026_118.pdf
Service M-TC-1234_Serviceheft.pdf

Regeln, die von selbst laufen

Wenn eine Datei landet in einem Fahrtordner Dann Abrechnung benachrichtigen
Wenn ein Lieferschein geht ein Dann Disponenten benachrichtigen
Wenn ein Tankbeleg wird archiviert Dann mit Ihrem Steuerberater teilen

Regeln benachrichtigen, teilen und erinnern; jedes gelesene Feld ist ein Vorschlag, den ein Mensch bestätigt.

Gilt für jedes Dokument

Jede Änderung ist eine neue Version, und eine frühere holen Sie mit einem Klick zurück.
Ein Freigabelink hat ein Ablaufdatum und ein Passwort, und das Protokoll zeigt, wer ihn geöffnet hat.
Zugriff vergeben Sie pro Ordner und Dokument; jedes Öffnen, Herunterladen und Teilen wird protokolliert.

Es beginnt ohne Projekt.

Verbinden Sie das Postfach des Unternehmens oder laden Sie Ihre bestehenden Ordner hoch, und Arhivix liest alles im Hintergrund.
Papier fotografieren Sie vor Ort mit dem Handy oder scannen es; Arhivix schlägt Art und Angaben vor, und Sie bestätigen.
Eine Regel für das Postfach bestätigen Sie einmal: Beim nächsten Mal legt sich ein solcher Anhang selbst ab, und unsichere warten auf Ihre Bestätigung.

Für kleine Unternehmen

Keine Karte nötig. Kostenpflichtige Pakete ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, Preis pro Unternehmen.

Das kostenlose Paket sucht nach Dateinamen; Suche im Inhalt und KI-Suche gibt es in den kostenpflichtigen Paketen.

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92 % der Dokumente automatisch klassifiziert
2 EU-Regionen für jedes Dokument

Speicher: Unsere EU-Cloud oder Ihr eigener S3 (Enterprise).
Verschlüsselung: AES-256 im Speicher, TLS 1.3 bei der Übertragung.
Zugriff: Nur Personen, die Sie freigeben, mit 2FA. Jede Ansicht wird protokolliert.

Öffentliche Preise, pro Unternehmen

Das Paket Arhivix Lite ist kostenlos und erfordert keine Karte. Kostenpflichtige Pakete gibt es ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, und schon das kleinste enthält 5 Benutzerkonten, ohne Preis pro Benutzer. Für mehr als 20 Konten erstellen wir ein individuelles Angebot.

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Häufig gestellte Fragen

Nein. Das Foto ist eine Arbeitskopie: Das Büro sieht den CMR, sobald der Fahrer ihn hochlädt, und kann ihn mit der Rechnung an den Kunden senden. Das gestempelte Original bleibt dort, wo Sie es bereits aufbewahren.

Nur, was Sie erlauben. Zugriff vergeben Sie pro Arbeitsbereich und Ordner, zum Beispiel Lesen und Schreiben für die Fahrtordner, also lädt ein Fahrer die Dokumente seiner eigenen Fahrten hoch und öffnet sie, sieht aber keine Rechnungen oder Verträge. Jedes Öffnen und Herunterladen wird protokolliert.

Die Fotos erreichen den Fahrtordner, sobald das Handy wieder online ist, und bis dahin bleibt das Papier beim Fahrer. Wenn der CMR eingeht, liest Arhivix ihn und schlägt Art und Angaben vor, die das Büro bestätigt.

Sie laden Ihre bestehenden Ordner hoch oder verbinden Ihr E-Mail-Postfach, und Arhivix indiziert alles im Hintergrund. Standardpakete brauchen kein Migrationsprojekt und keine Berater. Mit einem Enterprise-Vertrag wird Ihr bestehendes Archiv übernommen, und Ordnerlogik, Metadaten und Aufbewahrungsfristen bleiben erhalten.

Absolut. Sie können mit einem Klick aus Ihren Kontoeinstellungen kündigen. Ihre Daten bleiben bis zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums zugänglich. Danach wird Ihr Konto pausiert, und Sie haben 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren.

Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns an support@arhivix.com

Erstes Dokument senden. Arhivix ordnet es.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Prüfen Sie die Registernummer im öffentlichen Unternehmensregister APR (öffnet sich in einem neuen Fenster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrad

Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr MEZ

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Per E-Mail eingegangen 14:32
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