Ein Dokument kommt durch eine Tür herein und erreicht die richtigen Personen von selbst.
E-Mail, Handy, Programme, die Sie bereits nutzen, oder eine hereingezogene Datei: das System erkennt, was angekommen ist, zieht Daten und Frist heraus, leitet das Dokument an die Person weiter, die es bearbeitet, und legt es dort ab, wo Sie es festgelegt haben. Aus einem Prozess, der über fünf Programme verstreut ist, wird ein Ablauf.
So sieht dieser Ablauf aus
Fünf Schritte, die ohne Zutun laufen. Heute erledigt jeden davon eine Person, in einem anderen Programm und aus dem Gedächtnis.
Dokumente kommen aus dem geschäftlichen Postfach, vom Handy über den Scan, aus Programmen, die Sie bereits nutzen, oder indem Sie sie ins Fenster ziehen. Sie erfassen dieselben Daten nie zweimal, und kein Anhang bleibt in irgendeinem Postfach vergessen.
Das System liest, was angekommen ist: Dokumentart, Partner, Betrag, Nummer und Datum. Bei einem Kassenbon mit beschädigtem QR-Code werden die Daten aus dem Text rekonstruiert.
Das Dokument bekommt einen Namen, eine Kategorie und einen Platz in der Struktur des Unternehmens. Eine Akte hält Vertrag, Nachträge, Rechnungen und Schriftverkehr zusammen, sodass die Suche über den Inhalt läuft und nicht darüber, wie jemand die Datei benannt hat.
Eine Regel, die Sie einmal festlegen, schickt das Dokument an die Person, die es bearbeitet, und erinnert sie an die Frist. Die Rechnung geht in die Buchhaltung, der Vertrag zur Unterschrift, die Meldung über den Fristablauf an die Geschäftsführung.
Jeder Zugriff und jede Änderung bleiben im Audit-Trail, die Aufbewahrungsfrist wird je Dokumentkategorie verfolgt, und die Dateien liegen in der Arhivix Cloud oder in Ihrem eigenen S3-Speicher.
Es geht nicht um ein ordentliches Dokument, sondern um ein System, das ohne Sie läuft.
Den Ablauf richten Sie einmal ein, danach läuft er von selbst. Auf dem Dashboard sehen Sie, was angekommen ist, wo es liegt und wer wartet, sodass Sie jederzeit wissen, wie Ihr Unternehmen wirklich arbeitet.
Arhivix ersetzt nicht die Tools, die Sie bereits nutzen. Es arbeitet parallel zu ihnen.
Gleicher Ablauf, andere Papiere
Jedes Unternehmen, das mit Dokumenten arbeitet, hat dasselbe Problem: Papier kommt an, jemand erfasst es aus dem Gedächtnis, und alles hängt an dieser einen Person. So sieht der Ablauf in der Praxis aus.
Wählen Sie Ihre Branche
Das ERP sieht die Miete, nicht die Klausel
Klausel 14.2: Der Mieter kann eine Sonderkündigungsoption zum 30. Juni 2027 ausüben, vorbehaltlich einer schriftlichen Frist von neun Monaten und ohne wesentliche Vertragsverletzung.
Steht Ihre Branche nicht auf der Liste, bleibt der Ablauf derselbe: Eingang, Erkennung, Einordnung, Menschen und Fristen, Spur.
Richten Sie den Ablauf Ihres Unternehmens ein
Verbinden Sie das geschäftliche Postfach, und das erste Dokument läuft in wenigen Minuten durch das System. 14 Tage kostenlos, ohne Karte.
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