Zertifikate, Lizenzen und Prüfungen

Nur eine Person weiß, wann die nächste Prüfung fällig ist.

Zertifikate, Zertifizierungen der Lieferanten, Lizenzen und Prüfberichte liegen im Ordner der Maschine, des Fahrzeugs oder des Lieferanten. Arhivix schlägt das Datum vor, bis zu dem das Dokument gültig ist; die nächste Frist tragen Sie einmal ein, und die Erinnerung meldet sich bei Ihnen.

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Keine Karte nötig.

Wie der Prozess durch Arhivix läuft.

Jeder Schritt ist gekennzeichnet: was Arhivix heute erledigt, was in Entwicklung ist und was in Ihrer Buchhaltung, Ihrem ERP oder bei Ihrer Bank bleibt.

Akte
Funktioniert heute

Ein Ordner für jede Maschine, jedes Fahrzeug, jeden Standort oder Lieferanten, mit Berechtigungen pro Person.
Das Dokument geht ein
Funktioniert heute

Ein Zertifikat kommt per E-Mail und wird per Regel abgelegt, oder es wird vor Ort fotografiert.
Gültig bis
Funktioniert heute

Bei Zertifikaten und Bescheinigungen schlägt Arhivix das Datum vor, bis zu dem sie gültig sind, und Sie bestätigen.
Frist und Erinnerung
Funktioniert heute

Die nächste Prüfung tragen Sie einmal in Fristen ein, und vor Ablauf kommt die Erinnerung.
Verlauf
Funktioniert heute

Jeder frühere Bericht bleibt im selben Ordner, also liegt die Prüfhistorie an einem Ort.
Geräteregister
Außerhalb von Arhivix

Arhivix ist kein Geräteregister und keine Arbeitsschutzsoftware. Dieses Verzeichnis führt Ihre zuständige Fachkraft.

Funktioniert heute: Heute in der App verfügbar.
Außerhalb von Arhivix: Wird in Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem ERP, bei Ihrer Bank oder von einer Fachperson erledigt. Arhivix bewahrt das Dokument für diesen Schritt auf.

Dieselbe Arbeit in verschiedenen Branchen.

Der Prüfbericht für den Stapler läuft diesen Monat ab, und nur eine Person und ihre Tabelle kennen das Datum.

Ein Gerät ohne gültigen Bericht darf nicht benutzt werden, also heißt es Stillstand, wenn Sie es in letzter Minute merken, und die Berichte laufen unbemerkt ab, jeder an einem anderen Tag.

Prüfbericht_Stapler.pdf Frist gesetzt

Ordner Stapler FL-⁠02
Gültig bis 30.10.2026

Die Erinnerung kam einen Monat vor Ablauf, am 30.09.2026.

Arhivix heute: Der Bericht kommt per E-⁠Mail von der Prüfstelle und wird nach Ihrer Regel abgelegt, oder er wird in den Ordner der Maschine fotografiert, und Arhivix liest ihn und schlägt die Angaben vor. Das nächste Prüfdatum tragen Sie einmal in Fristen ein, mit einer Erinnerung so viele Tage vorher, wie Sie möchten.

Die Charge ist fehlerhaft, und die Reklamation braucht Werkszeugnis, Wareneingangsschein und das Foto bei der Annahme, alle aus derselben Lieferung.

Ohne vollständige Nachweise verzögert sich die Reklamation oder scheitert, und die Kosten für das schlechte Rohmaterial bleiben bei Ihnen.

Werkszeugnis_0917_S235.pdf Link gesendet

Lieferant Meier Stahl GmbH
Charge 41872
Lieferung 0917: Wareneingang, 3 Fotos

Protokoll: Link geöffnet am 23.10.2026 um 10:42.

Arhivix heute: Alles aus einer Lieferung liegt im Ordner des Lieferanten, und eine Suche nach Lieferant, Chargennummer oder Datum liefert Werkszeugnis, Wareneingangsschein und Fotos zusammen, weil sie auch den Text eines gescannten Werkszeugnisses liest. Dem Lieferanten senden Sie einen Link mit Ablaufdatum, und das Protokoll zeigt, wann er geöffnet wurde.

Das Gesundheitszeugnis einer Saisonkraft läuft mitten in der Saison ab, und das Datum liegt in einem Ordner, den niemand öffnet.

Ohne gültiges Zeugnis darf niemand mit Lebensmitteln arbeiten, also fehlt der Schicht eine Person, wenn am meisten los ist.

Gesundheitszeugnis_0003.pdf Frist gesetzt

Vorschlag gültig bis 20.07.2027
Zugriff nur Standortleitung

Fristen: Erinnerung 30 Tage vor Ablauf

Arhivix heute: Jedes Gesundheitszeugnis wird in den Ordner des Standorts fotografiert, und Arhivix liest es und schlägt das Gültigkeitsdatum vor. Die nächste Untersuchung tragen Sie einmal in Fristen ein, und vor Ablauf kommt eine Erinnerung.

Feuerlöscher und Hydranten haben jeweils eigene Prüftermine, und der Bericht bleibt beim Wartungsdienst.

Wenn es darauf ankommt, müssen die Unterlagen vorgezeigt und nicht erst erstellt werden, und was beim Wartungsdienst liegt, gibt es an diesem Tag nicht.

Brandschutzbericht_0412.pdf Abgelegt

Ordner Innenstadt / Brandschutz
Nächste Prüfung 12.04.2027, in Fristen

Regel: E-⁠Mails des Wartungsdienstes landen hier

Arhivix heute: Einen Bericht, den der Wartungsdienst per E-⁠Mail schickt, legt eine Regel im Ordner des Standorts ab, und einen auf Papier fotografieren Sie. Die nächsten Prüfungen und die Schulung neuer Mitarbeiter tragen Sie mit Erinnerung in Fristen ein, so liegt die Brandschutzakte des Standorts an einem Ort.

Zulassung, Hauptuntersuchung und Versicherungspolice jedes Lkw laufen an verschiedenen Tagen ab, und nur der Disponent hat alle im Kopf.

Ein Fahrzeug mit abgelaufenem Dokument darf nicht auf die Straße, also wartet die Fahrt oder fährt mit einem anderen Lkw.

Hauptuntersuchung_2026.pdf Frist gesetzt

Hauptuntersuchung läuft ab 12.11.2026
Versicherungspolice läuft ab 03.02.2027
Leasing 30.06.2027, aus dem Vertrag

Erinnerung 14 Tage vor Ablauf.

Arhivix heute: Die Dokumente jedes Fahrzeugs liegen im Ordner seines Kennzeichens, und ein Ablaufdatum tragen Sie einmal in Fristen ein, damit vorher eine Erinnerung kommt. Bei Leasing- und Mietverträgen liest Arhivix das Enddatum selbst und setzt eine Frist, die Sie ändern können, und die Erinnerung fügen Sie selbst hinzu.

Es beginnt ohne Projekt.

Verbinden Sie das Postfach des Unternehmens oder laden Sie Ihre bestehenden Ordner hoch, und Arhivix liest alles im Hintergrund.
Papier fotografieren Sie vor Ort mit dem Handy oder scannen es; Arhivix schlägt Art und Angaben vor, und Sie bestätigen.
Eine Regel für das Postfach bestätigen Sie einmal: Beim nächsten Mal legt sich ein solcher Anhang selbst ab, und unsichere warten auf Ihre Bestätigung.

Für kleine Unternehmen

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Das kostenlose Paket sucht nach Dateinamen; Suche im Inhalt und KI-Suche gibt es in den kostenpflichtigen Paketen.

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Häufig gestellte Fragen

Bei Zertifikaten und Bescheinigungen schlägt es das Datum vor, bis zu dem sie gültig sind. Bei Prüfberichten tragen Sie die nächste Frist einmal ein, und die Erinnerung meldet sich bei Ihnen.

Nein. Es bewahrt die Dokumente und Fristen der Geräte auf, und das Geräteverzeichnis führt Ihre zuständige Fachkraft oder ein eigenes Programm.

Nur die Personen, denen Sie Zugriff auf den Ordner geben, und jedes Öffnen wird protokolliert.

Sie laden Ihre bestehenden Ordner hoch oder verbinden Ihr E-Mail-Postfach, und Arhivix indiziert alles im Hintergrund. Standardpakete brauchen kein Migrationsprojekt und keine Berater. Mit einem Enterprise-Vertrag wird Ihr bestehendes Archiv übernommen, und Ordnerlogik, Metadaten und Aufbewahrungsfristen bleiben erhalten.

Absolut. Sie können mit einem Klick aus Ihren Kontoeinstellungen kündigen. Ihre Daten bleiben bis zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums zugänglich. Danach wird Ihr Konto pausiert, und Sie haben 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren.

Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns an support@arhivix.com

Erstes Dokument senden. Arhivix ordnet es.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Prüfen Sie die Registernummer im öffentlichen Unternehmensregister APR (öffnet sich in einem neuen Fenster) · PIB 114240716

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