Jahrzehnte notarieller Urkunden, in Sekunden durchsuchbar.
KI-Overlay für Urkundenarchiv, SIGNO, MICEN und Notartel.
Notare in der EU sind zur Aufbewahrung von Urkunden für 75 bis 100 Jahre verpflichtet. Verpflichtende elektronische Archive wie das deutsche Urkundenarchiv, SIGNO der ANCERT in Spanien, MICEN in Frankreich und Notartel in Italien existieren bereits, bieten aber keine semantische KI-Suche über das Protokoll. Arhivix ist das fehlende Gehirn obendrauf, eIDAS-2.0-konform und EU-gehostet.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Beurkundungstermin, vier Identitäten, 30 Minuten
Vier Parteien am Tisch, vier Pässe, eine Urkunde zum Unterzeichnen. Identität muss verifiziert, die Urkunde verlesen, alles in 30 Minuten dokumentiert sein. Ein Siegel bindet Sie und sie für die nächsten 50 Jahre.
Das Protokollbuch ist die Wahrheit, die Kopien sind irgendwo
Das Original ist im grünen Buch im Regal. Kopien fliegen durch E-Mails, Assistenz-Ordner, USB-Sticks. Niemand ist sicher, welche Kopie dem Original entspricht, drei Jahre später will der Mandant eine Kopie.
Apostille einer Urkunde von 2008, Mandant bis Freitag
Der Mandant ruft 18 Jahre später an, braucht eine Apostille für eine Urkunde von 2008. Der Notar, der beurkundet hat, ging 2015 in den Ruhestand. Das Regal ist staubig, die Uhr tickt, die Frist wartet nicht.
Notararchiv-Suche ohne und mit Arhivix
Vergleichen Sie manuelle Protokollrecherche mit semantischer Suche über Jahrzehnte von Urkunden.
Häufig gestellte Fragen
Finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen
Nein. Das offizielle elektronische Archiv bleibt die rechtliche Quelle. Arhivix sitzt darauf, indexiert die Urkunden (und gescannte Altprotokolle, die Sie einspeisen) und liefert semantische Suche, Zusammenfassungen sowie GwG- und DSAR-Beweisführung.
Ja. Wir arbeiten direkt mit Notarkammern und ihren IT-Trägern (etwa der IT-Tochter der Bundesnotarkammer, ANCERT, Notartel oder ADSN) an Whitelabel- und OEM-Bereitstellungen des KI-Overlays über das nationale Archiv. EU-gehostet, ISO 27001 und NIST ausgerichtet, eIDAS 2.0 qualifizierte Aufbewahrung.
Ihre Dokumente werden auf der Cloud-Infrastruktur von Amazon Web Services (AWS) gespeichert. Konkret nutzen wir zwei getrennte S3-Speicherorte in zwei verschiedenen europäischen Regionen. Das bedeutet, dass Ihre Dokumente selbst bei technischen Problemen in einer Region in der anderen weiterhin sicher und zugänglich sind. Alles wird automatisch verschlüsselt.
Nicht ohne die von Ihnen festgelegten Zugriffskontrollen zu durchlaufen. Jede Datei wird im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt, und die Autorisierung wird bei jeder Anfrage erzwungen. Für jeden Nutzer in Ihrem Unternehmen können Sie individuelle Berechtigungen festlegen: wer ansehen, bearbeiten oder herunterladen darf. Kein Arhivix-Ingenieur hat ständigen Zugriff auf Ihre Dateien, und jeglicher für Support oder Vorfallreaktion erforderlicher interner Zugriff wird ausdrücklich autorisiert und in einem Audit-Trail protokolliert.
Arhivix indexiert automatisch jedes Dokument, das Sie hochladen. Unser KI-System liest und versteht den Inhalt Ihrer Dokumente, sodass Sie in natürlicher Sprache suchen können. Sie können beispielsweise eingeben: "Finde meine Telefonrechnung vom April", und das System findet das genaue Dokument. Ohne manuelles Suchen, ohne Zeitverlust.
Überhaupt nicht. Arhivix wurde so entwickelt, dass es für jeden einfach ist. Ein Dokument wird in drei Schritten archiviert, die Suche funktioniert wie ein Gespräch mit einem Assistenten, und das gesamte System ist intuitiv. Sollten Sie dennoch Hilfe benötigen, sind wir rund um die Uhr für Sie da.
Hören Sie auf, Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verschwenden.
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