Warum papierlos?
Das durchschnittliche Büro verbraucht 10.000 Blatt Papier pro Mitarbeiter und Jahr. Bei einem Unternehmen mit 20 Mitarbeitern sind das 200.000 Blatt — etwa 24 Bäume. Aber das Problem ist nicht nur ökologisch.
Papierdokumente:
- Nehmen physischen Raum ein, der Geld kostet (Miete, Regale, Lagerräume)
- Sind nicht durchsuchbar — Sie müssen sie manuell finden
- Können beschädigt werden (Wasser, Feuer, Feuchtigkeit)
- Lassen sich schwer mit Remote-Teams teilen
- Verlangsamen Prozesse — drucken, unterschreiben, senden, ablegen
Schritt 1: Bestandsaufnahme Ihrer Dokumente
Bevor Sie mit der Digitalisierung beginnen, müssen Sie wissen, was Sie haben. Erstellen Sie ein Inventar:
- Welche Dokumenttypen gibt es (Verträge, Rechnungen, Berichte...)?
- Wie viele sind es insgesamt?
- Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten?
- Welche sind aktiv und welche gehören ins Archiv?
Dies hilft Ihnen bei der Priorisierung — beginnen Sie mit den am häufigsten genutzten Dokumenten.
Schritt 2: Wählen Sie das richtige DMS
Ein Dokumentenmanagementsystem ist das Herzstück des papierlosen Büros. Bei der Auswahl achten Sie auf:
- OCR-Fähigkeiten — kann es Text aus gescannten Dokumenten erkennen?
- Suche — unterstützt es die Volltextsuche?
- Sicherheit — Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Backup?
- Skalierbarkeit — wächst es mit Ihrem Unternehmen?
- Integrationen — funktioniert es mit Ihren bestehenden Tools?
Schritt 3: Bestehende Dokumente digitalisieren
Das Scannen ist der arbeitsintensivste Teil des Prozesses, aber wenn es einmal erledigt ist — ist es für immer erledigt. Tipps:
- Verwenden Sie einen Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug (ADF) für Massenscans
- Scannen Sie im PDF/A-Format — dem Standard für Langzeitarchivierung
- Verwenden Sie OCR, um Dokumente durchsuchbar zu machen
- Benennen Sie Dateien einheitlich (Datum_Typ_Beschreibung)
- Organisieren Sie in einer klaren Ordnerstruktur
Bei großen Mengen sollten Sie einen professionellen Scan-Dienstleister in Betracht ziehen.
Schritt 4: Digitale Arbeitsabläufe etablieren
Ein papierloses Büro bedeutet nicht nur, alte Dokumente zu scannen — es bedeutet, die Arbeitsweise zu ändern:
- Elektronische Signaturen statt Drucken-Unterschreiben-Scannen
- Digitale Formulare statt Papierformulare
- E-Mail/DMS für Genehmigungen statt physischer Unterschrift
- Elektronische Rechnungen über E-Invoicing-Systeme
- Cloud-Speicher statt physischer Archive
Schritt 5: Schulen Sie Ihr Team
Technologie ist nutzlos, wenn die Menschen sie nicht benutzen. Schulungen sollten:
- Kurz und praxisnah sein — Fokus auf tägliche Aufgaben
- Wiederholt werden — nicht nur einmal am Anfang
- Von der Führung unterstützt werden — wenn der Chef weiterhin druckt, ändert sich niemand
Einsparungen durch papierloses Arbeiten
| Kategorie | Jährliche Einsparung (20-Personen-Unternehmen) |
|---|---|
| Papier und Toner | ~2.000 € |
| Physischer Lagerraum | ~3.000 € |
| Zeit für Dokumentensuche | ~500+ Stunden |
| Versand/Zustellung von Dokumenten | ~1.000 € |
Fazit
Papierlos zu werden ist ein Prozess, kein einmaliges Ereignis. Aber jeder Schritt bringt messbare Einsparungen bei Zeit, Geld und Platz.
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