Buchhaltung

Zwei Tage vor der Abgabe wissen Sie nicht, welcher Mandant alles geschickt hat und welcher nicht.

Ein Ordner für jeden Mandanten: Was ein Mandant per E-⁠Mail schickt oder mit Ihnen teilt, landet dort per Regel, und eine Suche läuft über alle.

Angebot für Ihre Kanzlei anfordern Kostenloses Paket testen

Keine Karte nötig.

Probleme, die Sie kennen.

Welche Mandanten alles geschickt haben und welche nicht.

Die letzten zwei Tage vor der Frist verbringen Sie mit Anrufen und Nachrichten an Mandanten statt mit der Buchhaltung.

Kontoauszug_07.pdf Gespeichert

Von Atelier Mark
Eingegangen 24.07.2026
Ordner Mandanten / Atelier Mark

Die nächsten Dokumente von Atelier Mark werden im selben Ordner abgelegt.

Arhivix heute: Dokumente, die ein Mandant mit Ihrem Arhivix-⁠Konto teilt, erscheinen unter Mit mir geteilt, mit Unternehmen, Absender und Datum. Wählen Sie einmal einen Ordner für diesen Mandanten, und seine nächsten Dokumente werden von selbst dort abgelegt.

Ein Mandant schickt Rechnungen per E-⁠Mail, Fotos über WhatsApp und bringt den Rest am letzten Tag im Umschlag.

Das Sortieren geht von Ihren Stunden ab, nicht von denen des Mandanten, und jeder Monat beginnt von vorn.

Scan_Rechnung_118.pdf Gelesen

Mandant Hansa Facilities BV
Ordner Hansa Facilities BV/2026-⁠07
Vorschlag Eingangsrechnung, Meier Stahl

E-⁠Mails und Scans landen im selben Mandantenordner.

Arhivix heute: Der Mandant fotografiert Papier mit dem Handy in einen mit Ihrer Kanzlei geteilten Ordner, und E-⁠Mails an das Postfach Ihrer Kanzlei werden per Regel nach Mandant abgelegt. Arhivix liest jedes Dokument und schlägt Art und Angaben zur Bestätigung vor.

Dieselbe Rechnung kommt per E-⁠Mail, auf Papier und als Handyfoto, und wird zweimal gebucht.

Eine Doppelbuchung oder Doppelzahlung, danach eine Korrektur, die mehr kostet als die Buchung selbst.

Re_2291.pdf Mögliches Duplikat

Rechnungsnummer 2291
Lieferant Meier Stahl
Betrag 1.240,00 EUR

Gleiche Nummer, gleicher Lieferant und Betrag wie der Scan. Sie entscheiden.

Arhivix heute: Arhivix erkennt ein mögliches Duplikat an Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag oder an derselben Datei und meldet es Ihnen, und Sie entscheiden, ob es dasselbe Dokument ist.

Das Finanzamt fragt nach dem Jahr 2021 eines Mandanten, und der Ordner lag auf dem Laptop einer Buchhalterin, die nicht mehr bei Ihnen arbeitet.

Das Finanzamt setzt die Frist, und die Verantwortung für Papiere, die niemand findet, liegt bei Ihnen.

Hauptbuch_2021.xlsx Im Mandantenordner

Mandant Atelier Mark
Gespeichert EU, zwei Regionen
Protokoll heruntergeladen 14.10.2026

Suche über alle Mandanten: Atelier Mark Hauptbuch 2021

Arhivix heute: Die Jahre jedes Mandanten liegen in dessen Ordner in Arhivix, nicht auf jemandes Laptop. Eine Suche läuft über alle, das Protokoll zeigt, wer was geöffnet und heruntergeladen hat, und Dokumente werden in der EU gespeichert, in zwei Regionen.

Ein Dokument durch Ihr Unternehmen.

Ein Schnitt durch ein Unternehmen Ihrer Branche: wie ein Dokument eingeht, was Arhivix liest, wer bestätigt und wo es bleibt.

Kommt per E-Mail vom Mandanten Kontoauszug_AtelierMark_07.pdf
Arhivix liest es Vorschlag: Kontoauszug, Atelier Mark, Juli
Mandantenakte Atelier Mark Buchhalter des Mandanten benachrichtigt
Archiv jede Version bleibt, jeder Zugriff protokolliert

Eingegangen

Kommt per E-Mail vom Mandanten Kontoauszug_AtelierMark_07.pdf
Gelesen

Arhivix liest es Vorschlag: Kontoauszug, Atelier Mark, Juli
Die richtige Person bestätigt

Mandantenakte Atelier Mark Buchhalter des Mandanten benachrichtigt
Aufbewahrt

Archiv jede Version bleibt, jeder Zugriff protokolliert

Angebot für Ihre Kanzlei anfordern

Freigaben und die Anbindung an Ihr ERP werden für Ihr Unternehmen eingerichtet.

Kostenloses Paket testen

Die Dokumente und Regeln Ihrer Branche.

Dokumente, die eingehen

Ausgangsrechnungen Ausgangsrechnungen_2026_07.xlsx
Eingangsrechnungen Eingangsrechnungen_2026_07.xlsx
Kontoauszüge Kontoauszug_0715.pdf
Abschlüsse GuV_Q2.pdf
Mandanten Muster_GmbH_Akte

Regeln, die von selbst laufen

Wenn Rechnung Dann Mandantenakte
Wenn Auszug Dann Buchungserinnerung

Regeln benachrichtigen, teilen und erinnern; jedes gelesene Feld ist ein Vorschlag, den ein Mensch bestätigt.

Gilt für jedes Dokument

Jede Änderung ist eine neue Version, und eine frühere holen Sie mit einem Klick zurück.
Ein Freigabelink hat ein Ablaufdatum und ein Passwort, und das Protokoll zeigt, wer ihn geöffnet hat.
Zugriff vergeben Sie pro Ordner und Dokument; jedes Öffnen, Herunterladen und Teilen wird protokolliert.

Es beginnt ohne Projekt.

Verbinden Sie das Postfach des Unternehmens oder laden Sie Ihre bestehenden Ordner hoch, und Arhivix liest alles im Hintergrund.
Papier fotografieren Sie vor Ort mit dem Handy oder scannen es; Arhivix schlägt Art und Angaben vor, und Sie bestätigen.
Eine Regel für das Postfach bestätigen Sie einmal: Beim nächsten Mal legt sich ein solcher Anhang selbst ab, und unsichere warten auf Ihre Bestätigung.

Für Steuerberater und Buchhaltungsbüros

Ein Gespräch über Ihre Mandanten, wie Sie mandantenübergreifend arbeiten und wie Ihre bestehenden Ordner umziehen. Wir antworten innerhalb eines Arbeitstages.

Angebot anfordern

Für kleine Unternehmen

Keine Karte nötig. Kostenpflichtige Pakete ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, Preis pro Unternehmen.

Das kostenlose Paket sucht nach Dateinamen; Suche im Inhalt und KI-Suche gibt es in den kostenpflichtigen Paketen.

Kostenloses Paket testen

Wer Ihre Dokumente sieht und wo sie liegen.

500+ Unternehmen
92 % der Dokumente automatisch klassifiziert
2 EU-Regionen für jedes Dokument

Speicher: Unsere EU-Cloud oder Ihr eigener S3 (Enterprise).
Verschlüsselung: AES-256 im Speicher, TLS 1.3 bei der Übertragung.
Zugriff: Nur Personen, die Sie freigeben, mit 2FA. Jede Ansicht wird protokolliert.

Öffentliche Preise, pro Unternehmen

Das Paket Arhivix Lite ist kostenlos und erfordert keine Karte. Kostenpflichtige Pakete gibt es ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, und schon das kleinste enthält 5 Benutzerkonten, ohne Preis pro Benutzer. Für mehr als 20 Konten erstellen wir ein individuelles Angebot.

Pakete und Preise ansehen

Häufig gestellte Fragen

Nein. Ein Mandant schickt Dokumente weiter per E-Mail an das Postfach Ihrer Kanzlei, wo eine Regel sie im Ordner dieses Mandanten ablegt. Ein Mandant mit eigenem Arhivix kann auch Dokumente oder ganze Ordner mit Ihrem Konto teilen, und sie erscheinen unter Mit mir geteilt mit Unternehmen und Absender.

Ja. Der Ordner jedes Mandanten zeigt, was wann eingegangen ist, und unter Mit mir geteilt filtern Sie empfangene Dokumente nach Unternehmen. Arhivix zeigt, was eingegangen ist, nicht, was ein Mandant Ihnen noch schuldet.

Was ein Mandant Ihnen geschickt hat, bleibt in Ihrem Arhivix, bis Sie es löschen. Wenn Sie sich trennen, teilen Sie den Ordner des Mandanten mit dessen eigenem Arhivix, und kündigt ein Unternehmen sein Abonnement, werden seine Daten 30 Tage aufbewahrt, damit sie exportiert werden können.

Sie laden Ihre bestehenden Ordner hoch oder verbinden Ihr E-Mail-Postfach, und Arhivix indiziert alles im Hintergrund. Standardpakete brauchen kein Migrationsprojekt und keine Berater. Mit einem Enterprise-Vertrag wird Ihr bestehendes Archiv übernommen, und Ordnerlogik, Metadaten und Aufbewahrungsfristen bleiben erhalten.

Absolut. Sie können mit einem Klick aus Ihren Kontoeinstellungen kündigen. Ihre Daten bleiben bis zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums zugänglich. Danach wird Ihr Konto pausiert, und Sie haben 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren.

Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns an support@arhivix.com

Erstes Dokument senden. Arhivix ordnet es.

Angebot für Ihre Kanzlei anfordern Kostenloses Paket testen

Keine Verpflichtung, keine Kreditkarte.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Prüfen Sie die Registernummer im öffentlichen Unternehmensregister APR (öffnet sich in einem neuen Fenster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrad

Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr MEZ

Rechnung_Hansa_118.pdf Weitergeleitet

Per E-Mail eingegangen 14:32
Gelesen, Daten bestätigt
Vor Ort geprüft und freigegeben
An Ihren Steuerberater und Ihre Software weitergeleitet

Als Nächstes: Ihr erstes Dokument

Filmmaterial: Pexels (Karola G, Kaboompics), Pexels-Lizenz.