Die E-Rechnungspflicht kommt: Ist Ihr Archiv darauf vorbereitet?
Die E-Rechnungspflicht ersetzt Land für Land Papier- und PDF-Rechnungen durch strukturierte elektronische Rechnungen, die über staatliche oder netzbasierte Kanäle verschickt werden. Die Regeln enden nicht beim Versand: Jede E-Rechnung muss archiviert, lesbar gehalten und über Jahre auf Anforderung vorgelegt werden.
Eine E-Rechnung, die Sie in einer Prüfung nicht vorlegen können, ist eine E-Rechnung, die Sie nie verschickt haben.
Ein Kontinent stellt gleichzeitig auf strukturierte Rechnungen um.
Das ist nicht eine einzige Reform. Es ist eine Welle einzelner nationaler Pflichten, jede mit eigenem Format, eigenem Kanal und eigener Frist, unter einer gemeinsamen EU-Richtung.
Getrieben von der EU-Reform VAT in the Digital Age (ViDA) und einer Reihe nationaler Gesetze machen die meisten europäischen Steuerverwaltungen die strukturierte B2B-E-Rechnung verpflichtend. Eine strukturierte E-Rechnung sind maschinenlesbare Daten (XML oder ein hybrides PDF), kein Scan und kein gewöhnliches PDF, damit die Steuerverwaltung sie automatisch auslesen kann.
Für ein Unternehmen, das in mehreren Ländern tätig ist, liegt die Schwierigkeit darin, dass die Pflichten nicht zusammenpassen. Deutschland, Frankreich, Polen, Belgien, Rumänien, Italien und Spanien betreiben jeweils ein anderes Format, ein anderes Übertragungsmodell und einen anderen Zeitplan. Gemeinsam ist ihnen die Pflicht hinter der Rechnung: sie unverändert und abrufbar über die gesamte Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.
Wo jeder Markt 2026 steht.
Eine Momentaufnahme aus der Mitte des Jahres 2026. Termine und Schwellenwerte haben sich schon früher verschoben, prüfen Sie also die aktuelle Regel für Ihr Land, bevor Sie handeln.
Andere Märkte (Kroatien, Serbien, Portugal, Ungarn, Griechenland, Türkei und die Golfregion) betreiben eigene Systeme. Die Länderleitfäden im Blog enthalten die lokalen Details. Alle Artikel
Drei Verschiebungen stecken in einer einzigen Pflicht.
Das Versenden einer E-Rechnung ist nur der sichtbare Teil. Zwei weitere Pflichten kommen hinzu.
Ein strukturiertes Format, kein PDF
Die Rechnung wird zu maschinenlesbaren Daten (XML oder ein Hybrid wie Factur-X und ZUGFeRD), aufgebaut auf dem europäischen Standard EN 16931, damit die Steuerverwaltung sie verarbeiten kann, ohne dass ein Mensch sie liest.
Ein kontrollierter Kanal, keine E-Mail
Die Rechnung läuft über einen definierten Weg: ein Peppol-Netzwerk, eine akkreditierte Plattform (eine PDP in Frankreich) oder ein staatliches Clearing-System (KSeF in Polen, SdI in Italien, e-Factura in Rumänien), nicht als Anhang in Ihrem Posteingang.
Pflicht zur Archivierung, kein Ordner
Jede ausgestellte und empfangene E-Rechnung muss in ihrer ursprünglichen strukturierten Form, lesbar und unverändert, für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufbewahrt und in einer Prüfung auf Anforderung vorgelegt werden. Die Speicherung ist Teil der Pflicht, kein Nachgedanke.
Ausstellen ist die halbe Regel. Die Rechnung aufzubewahren ist die andere Hälfte.
Der meiste Lärm dreht sich darum, wie man eine konforme E-Rechnung verschickt. Die leisere Pflicht, die Prüfer tatsächlich testen, ist die Frage, ob Sie sie Jahre später noch vorlegen können.
In ganz Europa müssen E-Rechnungen über lange Zeiträume aufbewahrt werden, je nach Land üblicherweise acht bis elf Jahre, wobei ihre Authentizität, Integrität und Lesbarkeit die ganze Zeit erhalten bleiben müssen. Ein strukturiertes XML, das kein aktuelles System mehr öffnen kann, oder eines, das unbemerkt verändert wurde, besteht den Test nicht, selbst wenn die Rechnung korrekt versendet wurde.
Die EU hat nun auch diese Seite formalisiert. Die qualifizierte elektronische Archivierung wurde unter eIDAS 2.0 zu einem regulierten Vertrauensdienst, und die Durchführungsverordnung (EU) 2025/2532 der Kommission (in Kraft seit 6. Januar 2026) legt die dafür maßgeblichen Referenzstandards fest. Die langfristige, prüfungssichere Archivierung wandelt sich von guter Praxis zu einem definierten EU-Rahmen.
Hier trifft das E-Rechnungs-Projekt auf die Dokumentenarchivierung. Über welchen Kanal Sie auch versenden, die Rechnungen müssen irgendwo landen, das sie verschlüsselt, in der richtigen Rechtsordnung, versioniert und bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist aufbewahrt, mit einem Protokoll jedes Zugriffs.
Sehen Sie, wie Arhivix Ihre Unterlagen archiviert und schützt
Das konforme Zuhause für jede Rechnung, die Sie senden und empfangen.
Arhivix ersetzt nicht Ihren E-Rechnungs-Kanal. Es ist das Archiv darunter, gebaut genau für diese Aufbewahrungspflicht.
Erfassung aus dem Kanal
Übernehmen Sie ausgestellte und empfangene E-Rechnungen in ihrer ursprünglichen strukturierten Form, ob sie aus Peppol, einer nationalen Plattform oder Ihrer Buchhaltungssoftware kommen.
Speicherung bis zum gesetzlichen Ablauf
Bewahren Sie jede Rechnung verschlüsselt in der EU auf, versioniert und unverändert, aufbewahrt für den von Ihrem Land geforderten Zeitraum, dann planmäßig vernichtet mit einem Protokoll der Aktion.
Vorlage auf Anforderung
Finden Sie jede Rechnung in Sekunden und übergeben Sie einem Prüfer eine vollständige, lesbare, zugriffsprotokollierte Aufzeichnung, den Nachweis, auf den die Pflicht wirklich testet.
Bauen Sie es mit der Dokumentenebene in Ihr eigenes System ein
Gebaut rund um die Standards, die die Pflichten verwenden.
EN 16931 und die nationalen Formate, genau so aufbewahrt, wie sie ausgestellt wurden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine strukturierte E-Rechnung, und ist ein PDF eine?
Eine strukturierte E-Rechnung sind maschinenlesbare Daten (typischerweise XML oder ein Hybridformat wie Factur-X oder ZUGFeRD, das XML in einem PDF trägt), aufgebaut auf dem Standard EN 16931. Ein einfaches PDF oder ein Scan ist keine strukturierte E-Rechnung, weil die Steuerverwaltung es nicht automatisch verarbeiten kann.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Das hängt vom Land ab, aber der größte Teil Europas verlangt, dass Rechnungen rund acht bis elf Jahre aufbewahrt werden, wobei ihre Authentizität, Integrität und Lesbarkeit die ganze Zeit erhalten bleiben. Die ursprüngliche strukturierte Datei, nicht nur ein Ausdruck, ist das, was überdauern muss.
Was ist Peppol, und was ist ein Clearing- oder PDP-Modell?
Peppol ist ein europäisches Netzwerk zum Austausch von E-Rechnungen über akkreditierte Zugangspunkte. Ein Clearing-Modell (wie KSeF in Polen, SdI in Italien oder e-Factura in Rumänien) leitet Rechnungen über eine staatliche Plattform, während Frankreich akkreditierte private Plattformen namens PDP nutzt. Es sind unterschiedliche Übertragungskanäle für dieselbe Art strukturierter Rechnung.
Bedeutet die E-Rechnung auch, dass ich ändern muss, wie ich archiviere?
Ja. Eine konforme E-Rechnung zu versenden und sie konform zu archivieren sind zwei getrennte Pflichten. Die strukturierte Rechnung muss unverändert und lesbar für die gesetzliche Frist aufbewahrt werden, weshalb die qualifizierte elektronische Archivierung nun ein formaler EU-Vertrauensdienst unter eIDAS 2.0 ist.
Ich bin in mehreren Ländern tätig. Brauche ich ein System pro Pflicht?
Sie müssen die Versandregeln jedes Landes erfüllen, aber Sie brauchen kein eigenes Archiv pro Land. Ein einziges konformes Archiv kann Rechnungen aus jedem Markt in ihrer ursprünglichen Form aufnehmen, aufbewahrt bis zum Ablauf der jeweiligen Landesfrist, und genau diesen Teil deckt Arhivix ab.
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