Solange die Firma klein ist, reicht ein Laufwerk völlig
Bei ein paar Dokumenten im Monat reicht das Laufwerk. Wachsen Dokumente, Menschen und Fristen, brauchen Sie Fluss statt zweitem Laufwerk.
Wann ein Laufwerk völlig ausreicht
- Ein paar Dutzend Dokumente im Monat
- Keine Aufbewahrungsfristen, die jemand verfolgen muss
- Sie teilen selten und mit denselben Personen
Trifft das auf Sie zu, brauchen Sie Arhivix noch nicht.
Anzeichen, dass Sie dem Laufwerk entwachsen sind
- Mailanhänge werden von Hand gespeichert und weitergeleitet
- Vertrag_final_v3.pdf ist die einzige Ablage
- Eine Frist läuft ab, bevor sie jemand bemerkt
- Neue Kollegen bekommen Zugriff auf den ganzen Ordner
Arhivix verlangt nicht, dass Sie Ihr Laufwerk aufgeben
Ihre Dateien bleiben bei Ihnen. Arhivix verbindet sich mit dem Speicher, den Sie schon nutzen.
- Ihr S3 AWS, Wasabi, Backblaze B2, MinIO, eigener Endpunkt
- Ihr Google Drive Bestehende Ordner bleiben, wo sie sind
- Arhivix Speicher EU-Region, wenn Sie keinen eigenen betreiben wollen
Arhivix
Dokumentenfluss, vom Postfach bis ins Archiv
- 01Faktura_0391.pdf1 MB
Es kommt an
Der Anhang verlässt das Postfach von selbst
- 02Rechnung 10 Jahre
Es wird erkannt
Art, Partner, Betrag und Frist werden aus der Datei gelesen
- 03BuchhaltungBauleitungRecht
Es erreicht die richtige Person
Regel einmal setzen, danach läuft die Weitergabe allein
- 04Archivbuch10 Jahre
Es bleibt erfasst
Archivbuch, Aufbewahrungsfrist, Zugriffsprotokoll
Was ein System dem Laufwerk hinzufügt
| Funktion | Cloud-Laufwerke | Arhivix |
|---|---|---|
| KI-Dokumentensuche | Nein | Ja |
| Automatische Verschlagwortung | Nein | Ja |
| Dokumentarten und Kategorien | Nein | Ja |
| Archivbuch | Nein | Ja |
| Elektronische Lieferscheine | Nein | Ja |
| E-Rechnungen | Nein | Ja |
| Qualifizierte E-Signatur | Nein | Ja |
| Kundenportal | Nein | Ja |
| Automatische Weiterleitung von Mailanhängen | Nein | Ja |
| Zugriffskontrolle pro Dokument | Teilweise | Ja |
| Mobile App für den Außendienst | Teilweise | Ja |
| AES-256-Verschlüsselung | Ja | Ja |
| Überwachung der Aufbewahrungsfristen | Nein | Ja |
- Ja
- Teilweise
- Nein
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