Digitalisierung: Mehr als nur Scannen
Viele denken, Digitalisierung = Scannen. Aber Scannen ist nur der erste Schritt. Das eigentliche Ziel der Digitalisierung ist es, ein Papierdokument durchsuchbar, organisiert und dauerhaft gespeichert in digitaler Form zu machen.
Ohne OCR-Verarbeitung ist ein gescanntes Dokument nur ein Bild — Sie können den Text nicht durchsuchen, Inhalte nicht kopieren oder Daten nicht automatisch extrahieren.
OCR: Die Technologie, die Dokumente liest
OCR (Optische Zeichenerkennung) ist eine Technologie, die Bilder von Text in tatsächlichen, durchsuchbaren Text umwandelt. Moderne OCR-Systeme, insbesondere KI-basierte, erreichen eine Genauigkeit von 99%+, selbst bei Dokumenten mit schlechter Qualität.
Was OCR erkennen kann:
- Gedruckten Text auf Deutsch, Englisch, Serbisch und anderen Sprachen
- Tabellen und strukturierte Daten
- Stempel und Unterschriften (als Bilder, nicht als Text)
- Verschiedene Schriftarten und Textgrößen
- Text auf gedrehten oder schiefen Dokumenten
Welches Format für die Speicherung?
Die Wahl des richtigen Formats ist entscheidend für die Langzeitarchivierung:
| Format | Vorteile | Geeignet für |
|---|---|---|
| PDF/A | ISO-Standard für Archivierung, eigenständig | Langzeitspeicherung, rechtliche Dokumente |
| Universell kompatibel | Täglicher Gebrauch | |
| TIFF | Verlustfreie Qualität, unterstützt mehrseitige Dateien | Hochwertige Archivscans |
Empfehlung: Verwenden Sie PDF/A für alle Geschäftsdokumente, die länger als 5 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Rechtliche Aspekte der Digitalisierung
Nach der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) und dem Handelsgesetzbuch:
- Digitalisierte Dokumente können die gleiche Rechtsgültigkeit wie Originale haben, unter bestimmten Bedingungen
- Der Digitalisierungsprozess muss dokumentiert und nachvollziehbar sein
- Die Integrität des digitalisierten Dokuments muss sichergestellt sein (Nachweis, dass es nicht verändert wurde)
- Für bestimmte Dokumentkategorien kann eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich sein
- Papieroriginale können nach der Digitalisierung vernichtet werden, sofern das Gesetz nichts anderes vorschreibt
Wichtig: Handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen betragen in Deutschland 6 bzw. 10 Jahre.
So organisieren Sie den Digitalisierungsprozess
Phase 1: Vorbereitung (1-2 Wochen)
- Erstellen Sie ein Verzeichnis aller Papierdokumente
- Setzen Sie Prioritäten (am häufigsten genutzte Dokumente zuerst)
- Definieren Sie Ordnerstruktur und Benennungskonventionen
- Wählen Sie ein DMS (Arhivix oder ein anderes)
Phase 2: Scannen (2-4 Wochen für ein durchschnittliches Unternehmen)
- Scannen Sie stapelweise nach Kategorien
- Verwenden Sie einen ADF-Scanner für Massenscans
- Prüfen Sie die Scanqualität
- Wenden Sie OCR auf jedes Dokument an
Phase 3: Organisation und Überprüfung (1 Woche)
- Überprüfen Sie, ob alle Dokumente richtig kategorisiert sind
- Testen Sie die Suche — finden Sie die Dokumente?
- Richten Sie Zugriffskontrollen ein
- Erstellen Sie eine Backup-Strategie
Was kostet die Digitalisierung?
Die Kosten hängen vom Volumen ab:
- Selbst gemacht (DIY): Scanner (200-1.000 €) + DMS-Abonnement + Ihre Zeit
- Professioneller Scan-Dienstleister: 0,05-0,15 € pro Seite (bei großen Mengen)
- Komplettservice: Scannen + Organisation + DMS-Einrichtung: abhängig vom Umfang
Fazit
Die Digitalisierung von Dokumenten ist eine Investition, die sich vielfach auszahlt. Weniger Platzbedarf, schnellere Suche, bessere Sicherheit und Rechtskonformität.
Mit Arhivix werden digitalisierte Dokumente sofort mit KI durchsuchbar — laden Sie ein gescanntes Dokument hoch und finden Sie es in Sekunden, ohne manuelles Tagging.
