Wie viel Zeit verschwenden Sie mit manueller Dokumentenarbeit?
Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt 40% seiner Arbeitszeit mit dokumentenbezogenen Aufgaben: Benennen, Sortieren, zur Genehmigung senden, Archivieren, Suchen. Die meisten dieser Aufgaben sind repetitiv und können automatisiert werden.
Dokumentenautomatisierung bedeutet nicht, Menschen durch Maschinen zu ersetzen — es bedeutet, Menschen von langweiliger Arbeit zu befreien, damit sie sich auf Aufgaben konzentrieren können, die tatsächlich menschliche Intelligenz erfordern.
Was kann automatisiert werden?
1. Automatische Dateibenennung
Anstatt dass jeder Mitarbeiter Dateien benennt, wie es ihm gerade einfällt, kann ein DMS Dokumente automatisch nach vordefinierten Regeln benennen:
- Rechnung hochgeladen →
2026-02-14_Rechnung_Kunde-ABC_001.pdf - Vertrag gescannt →
2026-02-14_Vertrag_Lieferant-XYZ.pdf
KI erkennt den Dokumententyp und extrahiert Schlüsseldaten (Datum, Kundenname, Betrag) automatisch.
2. Automatische Kategorisierung
Wenn Sie ein Dokument hochladen, analysiert die KI es und ordnet es automatisch dem richtigen Ordner zu:
- Rechnung → Finanzen / Rechnungen / 2026 / Februar
- Arbeitsvertrag → Personal / Verträge / Aktiv
- Lieferschein → Logistik / Lieferscheine / 2026
Kein manuelles Verschieben von Dateien mehr aus dem Downloads-Ordner.
3. Genehmigungs-Workflows
Viele Dokumente erfordern eine Genehmigung, bevor sie endgültig sind: Angebote, Verträge, Bestellungen. Ein automatisierter Workflow:
- Mitarbeiter erstellt/lädt ein Dokument hoch
- System sendet es automatisch zur Genehmigung an den Vorgesetzten
- Vorgesetzter genehmigt oder sendet zur Überarbeitung zurück (ein Klick)
- Dokument wird automatisch signiert und archiviert
- Alle Beteiligten erhalten eine Benachrichtigung
Kein "Schick mir eine E-Mail mit dem Dokument zum Unterschreiben" mehr — alles passiert im System.
4. Automatische Archivierung
Dokumente, die älter als X Monate sind, werden automatisch vom aktiven in den Archivordner verschoben. Dokumente, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden automatisch zur Löschung markiert.
5. Automatische Benachrichtigungen
Ein DMS kann Sie automatisch benachrichtigen, wenn:
- Ein Vertrag in 30 Tagen ausläuft — Zeit für die Verlängerung
- Eine Rechnung seit 15 Tagen nicht bezahlt ist — Zeit für eine Mahnung
- Ein Dokument seit mehr als 3 Tagen auf Genehmigung wartet — Eskalation
- Eine Aufbewahrungsfrist abläuft — Überprüfung vor Löschung
ROI der Dokumentenautomatisierung
| Aufgabe | Manuell (monatlich) | Automatisiert | Einsparung |
|---|---|---|---|
| Benennung und Sortierung | ~15 Stunden | 0 Stunden | 15 Stunden |
| Dokumentensuche | ~20 Stunden | ~1 Stunde | 19 Stunden |
| Genehmigungs-Workflows | ~10 Stunden | ~1 Stunde | 9 Stunden |
| Archivierung | ~5 Stunden | 0 Stunden | 5 Stunden |
| Gesamt | 50 Stunden | 2 Stunden | 48 Stunden |
Für ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern sind das 480 Stunden pro Monat — oder 3 Vollzeitstellen.
Wie starten Sie mit der Automatisierung?
- Identifizieren Sie repetitive Aufgaben — was macht Ihr Team jeden Tag mit Dokumenten?
- Definieren Sie Regeln — wie sollen Dokumente benannt, sortiert, genehmigt werden?
- Wählen Sie ein DMS mit Automatisierung — nicht jedes DMS hat diese Funktionen
- Beginnen Sie mit einem Prozess — z.B. automatische Kategorisierung von Rechnungen
- Erweitern Sie schrittweise — Workflows, Benachrichtigungen, Archivierung hinzufügen
Fazit
Dokumentenautomatisierung ist nicht die Zukunft — sie ist der Standard, den Ihre Wettbewerber bereits nutzen. Jede Stunde, die Ihre Mitarbeiter mit manuellem Benennen, Sortieren und Suchen von Dokumenten verbringen, ist eine Stunde, die sie für wertschöpfende Arbeit nutzen könnten.
Arhivix automatisiert 90% der manuellen Dokumentenarbeit vom ersten Tag an — laden Sie ein Dokument hoch und die KI kümmert sich um den Rest.
