Arbeitsumgebung aus der Branche Einkauf und Eingangsrechnungen, ohne Menschen

Einkauf und Eingangsrechnungen

Die Rechnung wartet, und der Wareneingangsschein liegt noch im Lager.

Arhivix nimmt Eingangsrechnungen per E-⁠Mail, vom Scanner und vom Handy entgegen, liest sie und schlägt die Felder vor, meldet ein mögliches Duplikat und bewahrt Wareneingangsschein und Lieferschein im selben Ordner des Lieferanten auf. Der Abgleich mit der Bestellung und die Verbuchung in Ihrem ERP sind in Entwicklung.

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Keine Karte nötig.

Wie der Prozess durch Arhivix läuft.

Jeder Schritt ist gekennzeichnet: was Arhivix heute erledigt, was in Entwicklung ist und was in Ihrer Buchhaltung, Ihrem ERP oder bei Ihrer Bank bleibt.

  1. Bestellung

    Außerhalb von Arhivix

    Entsteht in Ihrem ERP oder Ihrer Buchhaltungssoftware. Kommt sie als PDF per E-Mail, legt Arhivix sie beim Lieferanten ab.

  2. Wareneingangsschein und Lieferschein

    Funktioniert heute

    Das Lager fotografiert oder scannt das Papier, und es liegt im Ordner des Lieferanten, in den kostenpflichtigen Paketen im Inhalt durchsuchbar.

  3. Eingangsrechnung

    Funktioniert heute

    Kommt per E-Mail, vom Scanner oder vom Handy. Arhivix liest Lieferant, Nummer, Betrag und Daten als Vorschlag, und Sie bestätigen.

  4. Mögliches Duplikat

    Funktioniert heute

    Kommt eine Rechnung mit gleicher Nummer, gleichem Lieferanten und gleichem Betrag, markiert Arhivix sie, und Sie entscheiden, wie es weitergeht. Nichts wird von selbst gelöscht.

  5. Prüfung

    Funktioniert heute

    Dokumente, die Arhivix nicht sicher ablegen kann, warten in der Smart Inbox auf Ihre Bestätigung.

  6. Abgleich mit Bestellung und Wareneingangsschein

    In Entwicklung

    Die Prüfung, ob die Rechnung zur Bestellung und zur erhaltenen Menge passt. Heute liegen alle drei Dokumente im selben Ordner des Lieferanten, also findet die Prüfung an einem Ort statt.

  7. Freigabe nach Betrag und Verbuchung im ERP

    In Entwicklung

    Freigabeketten mit Betragsgrenzen und die Übergabe an das ERP sind in Entwicklung. Heute erfasst Ihr Steuerberater die Rechnung in der Buchhaltungssoftware.

  8. Archiv

    Funktioniert heute

    Rechnung, Wareneingangsschein und Lieferschein bleiben zusammen, mit Versionsverlauf und einem Protokoll jedes Öffnens.

Funktioniert heute
Heute in der App verfügbar.
In Entwicklung
Wir entwickeln es. Es ist noch nicht Teil des Angebots, und wir verkaufen es nicht als fertig.
Außerhalb von Arhivix
Wird in Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem ERP, bei Ihrer Bank oder von einer Fachperson erledigt. Arhivix bewahrt das Dokument für diesen Schritt auf.

Dieselbe Arbeit in verschiedenen Branchen.

Ein Mandant schickt Rechnungen per E-⁠Mail, Fotos über WhatsApp und bringt den Rest am letzten Tag im Umschlag.

Das Sortieren geht von Ihren Stunden ab, nicht von denen des Mandanten, und jeder Monat beginnt von vorn.

Scan_Rechnung_118.pdf Gelesen
  • Mandant Hansa Facilities BV
  • Ordner Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Vorschlag Eingangsrechnung, Meier Stahl
E-⁠Mails und Scans landen im selben Mandantenordner.
Arhivix heute
Der Mandant fotografiert Papier mit dem Handy in einen mit Ihrer Kanzlei geteilten Ordner, und E-⁠Mails an das Postfach Ihrer Kanzlei werden per Regel nach Mandant abgelegt. Arhivix liest jedes Dokument und schlägt Art und Angaben zur Bestätigung vor.

Dieselbe Rechnung kommt per E-⁠Mail, auf Papier und als Handyfoto, und wird zweimal gebucht.

Eine Doppelbuchung oder Doppelzahlung, danach eine Korrektur, die mehr kostet als die Buchung selbst.

Re_2291.pdf Mögliches Duplikat
  • Rechnungsnummer 2291
  • Lieferant Meier Stahl
  • Betrag 1.240,00 EUR
Gleiche Nummer, gleicher Lieferant und Betrag wie der Scan. Sie entscheiden.
Arhivix heute
Arhivix erkennt ein mögliches Duplikat an Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag oder an derselben Datei und meldet es Ihnen, und Sie entscheiden, ob es dasselbe Dokument ist.

Die Lieferantenrechnung wartet, weil niemand Wareneingangsschein und Werkszeugnis findet.

Ohne Eingangsnachweis geht die Rechnung nicht in die Zahlung, also zahlen Sie den Lieferanten zu spät oder für Ware, die niemand geprüft hat.

Wareneingang_0917.jpg abgelegt
  • Ordner Meier Stahl GmbH
  • Vorschlag Wareneingang 0917, 16.10.2026
  • Benachrichtigt Einkauf
Die Suche Meier Stahl Oktober liefert Wareneingang, Werkszeugnis und Rechnung.
Arhivix heute
Das Lager fotografiert Wareneingangsschein und Werkszeugnis in den Ordner des Lieferanten, und Arhivix liest sie und schlägt Nummer und Datum vor. Ein Ping informiert den Einkauf, der beide Papiere und die Rechnung mit einer Suche findet.

Der Lieferschein bleibt in der Küche, und Ihr Steuerberater wartet.

Die Buchhaltung hinkt hinterher, die Leitung sammelt am Monatsende Papier aus jedem Standort ein, und ein verlorener Lieferschein belegt die Rechnung nicht mehr.

Lieferschein_0388.jpg Bestätigt
  • Ordner Innenstadt / Lieferscheine
  • Vorschlag Lieferschein 0388, Bäckerei Korn
Per Regel mit Ihrem Steuerberater geteilt
Arhivix heute
Die Schichtleitung fotografiert den Lieferschein in den Ordner des Standorts, Arhivix schlägt Nummer und Lieferant vor, und eine Automatisierung teilt ihn mit Ihrem Steuerberater. Rechnungen aus dem Postfach des Standorts werden per Regel abgelegt und genauso geteilt.

Der Beton kam auf die Baustelle, der Lieferschein fuhr mit dem Fahrmischer weg, und die Rechnung des Lieferanten wartet schon.

Die Rechnung wird ohne bestätigte Menge bezahlt, oder sie wartet, bis jemand den Lieferschein findet, und eine Minderlieferung kann niemand beweisen.

Lieferschein_0412.pdf Fotografiert
  • Lieferant Hansa Facilities BV
  • Ordner Gebäude B / Lieferscheine
  • Eingegangen 14.10., 07:40
Mit der Rechnung: Hansa Lieferscheine Oktober.
Arhivix heute
Der Polier fotografiert den Lieferschein in den Projektordner, bevor der Fahrmischer abfährt. Wer die Rechnung des Lieferanten prüft, findet jeden Lieferschein dieses Lieferanten mit einer Suche.

Es beginnt ohne Projekt.

  1. Verbinden Sie das Postfach des Unternehmens oder laden Sie Ihre bestehenden Ordner hoch, und Arhivix liest alles im Hintergrund.

  2. Papier fotografieren Sie vor Ort mit dem Handy oder scannen es; Arhivix schlägt Art und Angaben vor, und Sie bestätigen.

  3. Eine Regel für das Postfach bestätigen Sie einmal: Beim nächsten Mal legt sich ein solcher Anhang selbst ab, und unsichere warten auf Ihre Bestätigung.

Für kleine Unternehmen

Keine Karte nötig. Kostenpflichtige Pakete ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, Preis pro Unternehmen.

Das kostenlose Paket sucht nach Dateinamen; Suche im Inhalt und KI-Suche gibt es in den kostenpflichtigen Paketen.

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Das Paket Arhivix Lite ist kostenlos und erfordert keine Karte. Kostenpflichtige Pakete gibt es ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, und schon das kleinste enthält 5 Benutzerkonten, ohne Preis pro Benutzer. Für mehr als 20 Konten erstellen wir ein individuelles Angebot.

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Häufig gestellte Fragen

Noch nicht. Der Abgleich mit Bestellung und Wareneingangsschein ist in Entwicklung. Heute bewahrt Arhivix alle drei Dokumente eines Lieferanten im selben Ordner auf und liest ihre Felder, also findet die Prüfung an einem Ort statt, nicht in fünf Postfächern.

Stimmen Nummer, Lieferant und Betrag überein, markiert Arhivix sie als mögliches Duplikat, und Sie entscheiden, ob es dieselbe Rechnung ist. Arhivix löscht nichts von selbst.

Noch nicht. Anbindungen an ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware sind in Entwicklung, und individuelle Anbindungen werden im Rahmen eines Enterprise-Vertrags gebaut. Heute erfasst Ihr Steuerberater die Rechnungen in der Buchhaltungssoftware.

Sie laden Ihre bestehenden Ordner hoch oder verbinden Ihr E-Mail-Postfach, und Arhivix indiziert alles im Hintergrund. Standardpakete brauchen kein Migrationsprojekt und keine Berater. Mit einem Enterprise-Vertrag wird Ihr bestehendes Archiv übernommen, und Ordnerlogik, Metadaten und Aufbewahrungsfristen bleiben erhalten.

Absolut. Sie können mit einem Klick aus Ihren Kontoeinstellungen kündigen. Ihre Daten bleiben bis zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums zugänglich. Danach wird Ihr Konto pausiert, und Sie haben 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren.

Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns an support@arhivix.com

Erstes Dokument senden. Arhivix ordnet es.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Prüfen Sie die Registernummer im öffentlichen Unternehmensregister APR (öffnet sich in einem neuen Fenster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrad

Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr MEZ

Rechnung_Hansa_118.pdf Weitergeleitet
  • Per E-Mail eingegangen 14:32
  • Gelesen, Daten bestätigt
  • Vor Ort geprüft und freigegeben
  • An Ihren Steuerberater und Ihre Software weitergeleitet

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Filmmaterial: Pexels (Karola G, Kaboompics), Pexels-Lizenz.