Handel und Großhandel

Ein Kunde überschreitet das Zahlungsziel, und der unterschriebene Lieferschein dazu liegt irgendwo zwischen Lager und Schublade.

Der Lagerist fotografiert den Lieferschein an der Rampe in den Ordner des Kunden, Arhivix liest ihn, und die Suche nach dem Kunden zeigt ihn mit der Rechnung.

Kostenloses Paket testen Angebot anfordern

Keine Karte nötig.

Probleme, die Sie kennen.

Ein Kunde ist im Verzug, und der unterschriebene Lieferschein liegt in einer Schublade.

Ohne den unterschriebenen Lieferschein ist die Lieferung schwer zu beweisen, also wartet das Geld für Ware, die der Kunde längst erhalten hat.

Lieferschein_4471.jpg Bestätigt

Kunde Marktzentrum GmbH
Geliefert 17.08.2026
Rechnung fällig 16.10.2026, überfällig

Suche: Marktzentrum August

Arhivix heute: Arhivix liest den an der Rampe fotografierten Lieferschein und schlägt Nummer, Kunde und Lieferdatum vor, und Sie bestätigen. Die Suche nach Kunde und Monat liefert ihn zusammen mit der Rechnung.

Ein Kunde bittet um eine Kopie des Lieferscheins aus dem März, und der Einzige, der weiß, wo er liegt, der Lagerist, ist im Urlaub.

Der Vertrieb verliert Stunden mit Suchen, und während der Kunde auf eine Antwort wartet, wartet auch Ihre Zahlung.

Lieferschein_3117.jpg Geteilt

Verstanden als Marktzentrum · März
Link für den Kunden 7 Tage, Passwort

Protokoll: Freigabelink geöffnet 11:02

Arhivix heute: Sie beschreiben, was Sie brauchen, und in kostenpflichtigen Paketen versteht die Suche Dokumentart, Partner und Datum und liest auch den Text von gescanntem Papier. Die Kopie geht als Link mit Ablaufdatum und Passwort hinaus.

Der Vertrag mit einer Handelskette hat sich von selbst verlängert, weil die Kündigungsfrist ablief, während er in einem Ordner lag.

Ein weiteres Jahr arbeiten Sie zu den alten Rabatten und Konditionen.

Vertrag_0042.pdf Frist gesetzt

Vertragsende 31.03.2027
Kündigungsfrist 60 Tage
Verlängerung 30.01.2027

Fristen: Verlängerung 60 Tage vor Vertragsende

Arhivix heute: Wenn ein Vertrag eingeht, liest Arhivix Enddatum und Kündigungsfrist und setzt selbst zwei Fristen: das Vertragsende und den Verlängerungstermin, den letzten Tag, an dem Sie kündigen oder die Konditionen ändern können. Beide Fristen können Sie ändern oder verwerfen.

Sie haben hundert Stück geliefert, der Kunde zählt achtundneunzig, und die Reklamation kommt einen Monat später ohne ein einziges Papier.

Ein Streit um die Menge endet mit einer Rechnungskürzung, die Sie nie eingeplant haben, und der Vertrieb rekonstruiert tagelang die Lieferung.

Reklamation_4518.pdf Automatisch abgelegt

Ordner Kunden / Marktzentrum
Bereits darin Unterschriebener Lieferschein, Fotos

Regel: Absender Marktzentrum GmbH

Arhivix heute: An der Rampe fotografieren Sie die Ware und das Übergabeprotokoll mit dem Handy in den Ordner des Kunden, neben den unterschriebenen Lieferschein. Eine Reklamation per E-⁠Mail kann dort per Regel abgelegt werden.

Ein Dokument durch Ihr Unternehmen.

Ein Schnitt durch ein Unternehmen Ihrer Branche: wie ein Dokument eingeht, was Arhivix liest, wer bestätigt und wo es bleibt.

An der Rampe mit dem Handy fotografiert Lieferschein_4471_signiert.jpg
Arhivix liest es Vorschlag: Lieferschein 4471, Marktzentrum
Fakturierung und Mahnwesen das Mahnwesen bestätigt die Lieferung, der Lieferschein liegt bei der Kundenrechnung
Archiv jede Version bleibt, jeder Zugriff protokolliert

Eingegangen

An der Rampe mit dem Handy fotografiert Lieferschein_4471_signiert.jpg
Gelesen

Arhivix liest es Vorschlag: Lieferschein 4471, Marktzentrum
Die richtige Person bestätigt

Fakturierung und Mahnwesen das Mahnwesen bestätigt die Lieferung, der Lieferschein liegt bei der Kundenrechnung
Aufbewahrt

Archiv jede Version bleibt, jeder Zugriff protokolliert

Kostenloses Paket testen

Freigaben und die Anbindung an Ihr ERP werden für Ihr Unternehmen eingerichtet.

Angebot anfordern

Die Dokumente und Regeln Ihrer Branche.

Dokumente, die eingehen

Lieferscheine Lieferschein_4471_signiert.jpg
Ausgangsrechnungen Rechnung_0418.pdf
Eingangsrechnungen Eingangsrechnung_7302.pdf
Wareneingänge Wareneingang_1206.pdf
Verträge Kundenvertrag_0042.pdf

Regeln, die von selbst laufen

Wenn Lieferschein Dann in die Kundenakte
Wenn Rechnung Dann Mahnwesen benachrichtigen
Wenn Vertrag Dann Erinnerung vor Ablauf

Regeln benachrichtigen, teilen und erinnern; jedes gelesene Feld ist ein Vorschlag, den ein Mensch bestätigt.

Gilt für jedes Dokument

Jede Änderung ist eine neue Version, und eine frühere holen Sie mit einem Klick zurück.
Ein Freigabelink hat ein Ablaufdatum und ein Passwort, und das Protokoll zeigt, wer ihn geöffnet hat.
Zugriff vergeben Sie pro Ordner und Dokument; jedes Öffnen, Herunterladen und Teilen wird protokolliert.

Es beginnt ohne Projekt.

Verbinden Sie das Postfach des Unternehmens oder laden Sie Ihre bestehenden Ordner hoch, und Arhivix liest alles im Hintergrund.
Papier fotografieren Sie vor Ort mit dem Handy oder scannen es; Arhivix schlägt Art und Angaben vor, und Sie bestätigen.
Eine Regel für das Postfach bestätigen Sie einmal: Beim nächsten Mal legt sich ein solcher Anhang selbst ab, und unsichere warten auf Ihre Bestätigung.

Für kleine Unternehmen

Keine Karte nötig. Kostenpflichtige Pakete ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, Preis pro Unternehmen.

Das kostenlose Paket sucht nach Dateinamen; Suche im Inhalt und KI-Suche gibt es in den kostenpflichtigen Paketen.

Kostenloses Paket testen

Für mehr als 20 Konten und für Agenturen

Ein Gespräch über Ihre Abläufe, die Migration und die Anbindung an Ihre Programme. Wir antworten innerhalb eines Arbeitstages.

Angebot anfordern

Wer Ihre Dokumente sieht und wo sie liegen.

500+ Unternehmen
92 % der Dokumente automatisch klassifiziert
2 EU-Regionen für jedes Dokument

Speicher: Unsere EU-Cloud oder Ihr eigener S3 (Enterprise).
Verschlüsselung: AES-256 im Speicher, TLS 1.3 bei der Übertragung.
Zugriff: Nur Personen, die Sie freigeben, mit 2FA. Jede Ansicht wird protokolliert.

Öffentliche Preise, pro Unternehmen

Das Paket Arhivix Lite ist kostenlos und erfordert keine Karte. Kostenpflichtige Pakete gibt es ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, und schon das kleinste enthält 5 Benutzerkonten, ohne Preis pro Benutzer. Für mehr als 20 Konten erstellen wir ein individuelles Angebot.

Pakete und Preise ansehen

Häufig gestellte Fragen

Nein. Der Lieferschein liegt im Ordner des Kunden und die Rechnungen im selben System, und die Suche nach Kunde und Monat, Teil jedes kostenpflichtigen Pakets, liefert beide.

Ein Handy mit der Arhivix-App für iOS oder Android. Die Kamera erkennt die Seitenränder und begradigt das Foto, ein mehrseitiger Lieferschein wird zu einem Dokument, und der Lagerist wählt dafür den Ordner des Kunden.

Nur die Personen, denen Sie Zugriff geben: Zugriff vergeben Sie pro Ordner und pro Dokument, zum Beispiel dem Lageristen nur für Lieferscheine. Jedes Öffnen, Herunterladen und Teilen wird protokolliert.

Sie laden Ihre bestehenden Ordner hoch oder verbinden Ihr E-Mail-Postfach, und Arhivix indiziert alles im Hintergrund. Standardpakete brauchen kein Migrationsprojekt und keine Berater. Mit einem Enterprise-Vertrag wird Ihr bestehendes Archiv übernommen, und Ordnerlogik, Metadaten und Aufbewahrungsfristen bleiben erhalten.

Absolut. Sie können mit einem Klick aus Ihren Kontoeinstellungen kündigen. Ihre Daten bleiben bis zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums zugänglich. Danach wird Ihr Konto pausiert, und Sie haben 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren.

Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns an support@arhivix.com

Erstes Dokument senden. Arhivix ordnet es.

Kostenloses Paket testen Angebot anfordern

Keine Verpflichtung, keine Kreditkarte.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Prüfen Sie die Registernummer im öffentlichen Unternehmensregister APR (öffnet sich in einem neuen Fenster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrad

Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr MEZ

Rechnung_Hansa_118.pdf Weitergeleitet

Per E-Mail eingegangen 14:32
Gelesen, Daten bestätigt
Vor Ort geprüft und freigegeben
An Ihren Steuerberater und Ihre Software weitergeleitet

Als Nächstes: Ihr erstes Dokument

Filmmaterial: Pexels (Tima Miroshnichenko), Pexels-Lizenz.