Aufbewahrungsfristen in Europa: kostenlos prüfen | Arhivix
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Wie lange müssen Sie Ihre Unterlagen aufbewahren?

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen in 18 Rechtsordnungen. Jede Angabe nennt das Gesetz und den Paragrafen, aus dem sie stammt, damit Sie sich auf die Quelle berufen können und nicht auf unser Wort. Wo wir eine Regel nicht bestätigen konnten, sagen wir das, statt zu raten.

Germany

6 / 7 bestätigte Dokumentarten

Ein- und Ausgangsrechnungen 8 Jahre

Die Frist beginnt

End of the calendar year in which the invoice was issued (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). The same trigger applies to invoices received, not the date of receipt. For the same document as a booking voucher under § 147 Abs. 4 AO / § 257 Abs. 5 HGB: end of the calendar year in which the voucher arose. The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the related tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO, expressly preserved by § 14b Abs. 1 Satz 3 Halbsatz 2 UStG).

Rechtsgrundlage

Umsatzsteuergesetz, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG (acht Jahre) i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB. Seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; nach § 27 Abs. 40 Satz 1 UStG und Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die kürzere Frist auch für Rechnungen und Belege, deren Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Sonderregeln für Kreditinstitute (§ 1 Abs. 1b KWG), der Versicherungsaufsicht unterliegende Unternehmen (§ 1 Abs. 1 VAG) und Wertpapierinstitute (§ 2 Abs. 1 WpIG): umsatzsteuerlich greift die Achtjahresfrist nach § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG erst ein Jahr später, nämlich für Rechnungen, deren Zehnjahresfrist am 1.1.2026 noch nicht abgelaufen war; handels- und abgabenrechtlich bleibt es für Buchungsbelege dieser Unternehmen dauerhaft bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

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Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre

Die Frist beginnt

End of the calendar year in which the last entry was made in the accounting books, the inventory was drawn up, the opening balance sheet or annual financial statement was adopted (festgestellt) or the consolidated financial statement was prepared (§ 257 Abs. 5 HGB). Under § 147 Abs. 4 AO the trigger for the annual accounts, opening balance sheet and management report is the year in which they were prepared (aufgestellt). The period does not expire while the assessment period for the related tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Rechtsgrundlage

Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 Satz 1 HGB i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Unverändert zehn Jahre: die Verkürzung zum 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz betraf ausschließlich Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO).

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Lohn- und Gehaltsunterlagen 6-8 Jahre

Die Frist beginnt

Wage accounts (Lohnkonten): end of the sixth calendar year following the last wage payment entered, § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Payroll documents serving as booking vouchers: end of the calendar year in which the voucher arose, § 147 Abs. 4 AO / § 257 Abs. 5 HGB. Social-security payroll records: retained until the end of the calendar year following the last employer audit, § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV, so there is no fixed start date.

Rechtsgrundlage

Einkommensteuergesetz, § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG: Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Lohn- und Gehaltslisten, die als Buchungsbeleg dienen: acht Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB (seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt). Sozialversicherungsrechtlich zusätzlich § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV: Entgeltunterlagen sind getrennt nach Kalenderjahren zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren; nach § 28f Abs. 1 Satz 4 SGB IV gilt dasselbe für Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise.

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Personalakten Nicht bestätigt

Warum diese Zeile leer ist

The 3-year figure is not a retention period and cannot be confirmed as one. I verified §§ 195 and 199 BGB directly: they set a 3-year limitation period for claims (running from the end of the year in which the claim arose and the creditor knew of it), not any duty to retain a personnel file. No German statute imposes a retention period on the Personalakte as such, which the researcher's own basis string concedes ('Nicht bestätigt: eine einheitliche gesetzliche Frist für die gesamte Personalakte'), and the cited source is a law-firm magazine article, not a legal text or authority. Publishing 3 years would also understate binding duties for documents that sit inside the same file: I confirmed § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG requires wage accounts until the end of the sixth calendar year after the last wage payment entered, and § 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII requires records of pay and hours worked for 'mindestens fünf Jahre' (the researcher cited § 165 SGB VII without the Absatz and dropped the 'mindestens'). § 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG likewise says 'mindestens zwei Jahre', not exactly two. Separately, § 18a BetrAVG, cited for '30 Jahre' on occupational-pension records, is a Verjährung provision governing the limitation of pension claims and imposes no retention obligation at all, so that element is a misattribution. Under GDPR the actual obligation runs the other way (erase once the purpose ends, Art. 17 DSGVO), so a single headline number for this document type would be misleading in a public compliance tool.

Steuererklärungen und Belege 6-8 Jahre

Die Frist beginnt

End of the calendar year in which the document arose, for tax returns the year in which the return was prepared and filed (§ 147 Abs. 4 AO). The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the relevant tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), so the effective end date can be later than 6 or 8 years.

Rechtsgrundlage

Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO: sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre. Steuererklärungen und Steuerbescheide sind im Gesetz nicht ausdrücklich genannt; ihre Einordnung unter Nr. 5 ist herrschende Praxis. Die zugrunde liegenden Buchungsbelege: acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO, seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt). Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte: zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). § 147 Abs. 3 Satz 5 AO: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; eine Außenprüfung verlängert die Aufbewahrungspflicht nur mittelbar über die Ablaufhemmung nach § 171 Abs. 4 AO. Hinweis: pauschale Empfehlungen von zehn Jahren für sämtliche Steuerunterlagen sind Praxisempfehlungen, keine gesetzliche Frist.

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Geschäftsverträge 6 Jahre

Die Frist beginnt

Statutory trigger: end of the calendar year in which the contract document was received or sent (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). In practice the period is usually counted from the end of the calendar year in which the contractual relationship ended, because a contract still in force remains a document of significance for taxation under § 147 Abs. 3 Satz 5 AO; that practice is a recommendation, not the wording of the statute.

Rechtsgrundlage

Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 Satz 1 HGB i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Verträge sind im Gesetz nicht ausdrücklich genannt; ihre Einordnung als Handelsbrief oder als sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlage (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, ebenfalls sechs Jahre) ist herrschende Praxis. Dient der Vertrag zugleich als Buchungsbeleg, gilt die Achtjahresfrist (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, seit 1.1.2025). Zivilrechtlich läuft daneben die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§§ 195, 199 BGB).

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Kontoauszüge und Zahlungsbelege 8 Jahre

Die Frist beginnt

End of the calendar year in which the statement or payment voucher arose (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the relevant tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Rechtsgrundlage

Kontoauszüge und Zahlungsbelege sind als Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren: Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB, seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die kürzere Frist auch für Belege, deren Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute (§ 1 Abs. 1b KWG), der Versicherungsaufsicht unterliegende Unternehmen (§ 1 Abs. 1 VAG) und Wertpapierinstitute (§ 2 Abs. 1 WpIG) bleibt es für Buchungsbelege bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Dienen Auszüge ausnahmsweise nicht als Buchungsbeleg, greift die Sechsjahresfrist für sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO).

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Geprüft am 7. August 2026 und nach bestem Stand unserer Recherche zu diesem Zeitpunkt zutreffend. Aufbewahrungsvorschriften ändern sich, und die Frist für ein konkretes Dokument kann von Ihrer Branche, Ihren Vertragsbedingungen oder einer laufenden Betriebsprüfung abhängen. Nehmen Sie dies als Ausgangspunkt und lassen Sie es von Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt bestätigen, bevor Sie Unterlagen vernichten.

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