Produktion

Die Ware ist seit einer Woche in der Produktion, und die Lieferantenrechnung wartet, weil niemand Wareneingangsschein und Werkszeugnis findet.

Das Lager fotografiert Wareneingangsschein und Werkszeugnis in den Ordner des Lieferanten, Arhivix liest sie, und der Einkauf wird angepingt und findet sie mit einer Suche.

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Probleme, die Sie kennen.

Die Lieferantenrechnung wartet, weil niemand Wareneingangsschein und Werkszeugnis findet.

Ohne Eingangsnachweis geht die Rechnung nicht in die Zahlung, also zahlen Sie den Lieferanten zu spät oder für Ware, die niemand geprüft hat.

Wareneingang_0917.jpg abgelegt

Ordner Meier Stahl GmbH
Vorschlag Wareneingang 0917, 16.10.2026
Benachrichtigt Einkauf

Die Suche Meier Stahl Oktober liefert Wareneingang, Werkszeugnis und Rechnung.

Arhivix heute: Das Lager fotografiert Wareneingangsschein und Werkszeugnis in den Ordner des Lieferanten, und Arhivix liest sie und schlägt Nummer und Datum vor. Ein Ping informiert den Einkauf, der beide Papiere und die Rechnung mit einer Suche findet.

Der Prüfbericht für den Stapler läuft diesen Monat ab, und nur eine Person und ihre Tabelle kennen das Datum.

Ein Gerät ohne gültigen Bericht darf nicht benutzt werden, also heißt es Stillstand, wenn Sie es in letzter Minute merken, und die Berichte laufen unbemerkt ab, jeder an einem anderen Tag.

Prüfbericht_Stapler.pdf Frist gesetzt

Ordner Stapler FL-⁠02
Gültig bis 30.10.2026

Die Erinnerung kam einen Monat vor Ablauf, am 30.09.2026.

Arhivix heute: Der Bericht kommt per E-⁠Mail von der Prüfstelle und wird nach Ihrer Regel abgelegt, oder er wird in den Ordner der Maschine fotografiert, und Arhivix liest ihn und schlägt die Angaben vor. Das nächste Prüfdatum tragen Sie einmal in Fristen ein, mit einer Erinnerung so viele Tage vorher, wie Sie möchten.

Die Charge ist fehlerhaft, und die Reklamation braucht Werkszeugnis, Wareneingangsschein und das Foto bei der Annahme, alle aus derselben Lieferung.

Ohne vollständige Nachweise verzögert sich die Reklamation oder scheitert, und die Kosten für das schlechte Rohmaterial bleiben bei Ihnen.

Werkszeugnis_0917_S235.pdf Link gesendet

Lieferant Meier Stahl GmbH
Charge 41872
Lieferung 0917: Wareneingang, 3 Fotos

Protokoll: Link geöffnet am 23.10.2026 um 10:42.

Arhivix heute: Alles aus einer Lieferung liegt im Ordner des Lieferanten, und eine Suche nach Lieferant, Chargennummer oder Datum liefert Werkszeugnis, Wareneingangsschein und Fotos zusammen, weil sie auch den Text eines gescannten Werkszeugnisses liest. Dem Lieferanten senden Sie einen Link mit Ablaufdatum, und das Protokoll zeigt, wann er geöffnet wurde.

Ein Dokument durch Ihr Unternehmen.

Ein Schnitt durch ein Unternehmen Ihrer Branche: wie ein Dokument eingeht, was Arhivix liest, wer bestätigt und wo es bleibt.

Vom Lager mit dem Handy fotografiert Wareneingang_0917.jpg
Arhivix liest es Vorschlag: Wareneingang 0917, Lieferant Meier Stahl
Einkauf der Einkauf bestätigt, die Lieferantenrechnung kann bezahlt werden
Archiv jede Version bleibt, jeder Zugriff protokolliert

Eingegangen

Vom Lager mit dem Handy fotografiert Wareneingang_0917.jpg
Gelesen

Arhivix liest es Vorschlag: Wareneingang 0917, Lieferant Meier Stahl
Die richtige Person bestätigt

Einkauf der Einkauf bestätigt, die Lieferantenrechnung kann bezahlt werden
Aufbewahrt

Archiv jede Version bleibt, jeder Zugriff protokolliert

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Die Dokumente und Regeln Ihrer Branche.

Dokumente, die eingehen

Wareneingänge Wareneingang_0917.jpg
Werkszeugnisse Werkszeugnis_0917_S235.pdf
Eingangsrechnungen Lieferantenrechnung_5520.pdf
Prüfberichte Prüfbericht_Kompressor_0031.pdf
Lieferscheine Lieferschein_0605.pdf

Regeln, die von selbst laufen

Wenn eine Rechnung kommt per E-Mail Dann sie kommt in den Ordner des Lieferanten
Wenn ein Wareneingang wird gespeichert Dann der Einkauf wird benachrichtigt
Wenn ein Bericht kommt per E-Mail Dann er kommt in Prüfberichte

Regeln benachrichtigen, teilen und erinnern; jedes gelesene Feld ist ein Vorschlag, den ein Mensch bestätigt.

Gilt für jedes Dokument

Jede Änderung ist eine neue Version, und eine frühere holen Sie mit einem Klick zurück.
Ein Freigabelink hat ein Ablaufdatum und ein Passwort, und das Protokoll zeigt, wer ihn geöffnet hat.
Zugriff vergeben Sie pro Ordner und Dokument; jedes Öffnen, Herunterladen und Teilen wird protokolliert.

Es beginnt ohne Projekt.

Verbinden Sie das Postfach des Unternehmens oder laden Sie Ihre bestehenden Ordner hoch, und Arhivix liest alles im Hintergrund.
Papier fotografieren Sie vor Ort mit dem Handy oder scannen es; Arhivix schlägt Art und Angaben vor, und Sie bestätigen.
Eine Regel für das Postfach bestätigen Sie einmal: Beim nächsten Mal legt sich ein solcher Anhang selbst ab, und unsichere warten auf Ihre Bestätigung.

Für kleine Unternehmen

Keine Karte nötig. Kostenpflichtige Pakete ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, Preis pro Unternehmen.

Das kostenlose Paket sucht nach Dateinamen; Suche im Inhalt und KI-Suche gibt es in den kostenpflichtigen Paketen.

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92 % der Dokumente automatisch klassifiziert
2 EU-Regionen für jedes Dokument

Speicher: Unsere EU-Cloud oder Ihr eigener S3 (Enterprise).
Verschlüsselung: AES-256 im Speicher, TLS 1.3 bei der Übertragung.
Zugriff: Nur Personen, die Sie freigeben, mit 2FA. Jede Ansicht wird protokolliert.

Öffentliche Preise, pro Unternehmen

Das Paket Arhivix Lite ist kostenlos und erfordert keine Karte. Kostenpflichtige Pakete gibt es ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, und schon das kleinste enthält 5 Benutzerkonten, ohne Preis pro Benutzer. Für mehr als 20 Konten erstellen wir ein individuelles Angebot.

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Häufig gestellte Fragen

Nein. Arhivix führt kein Geräteregister und keine Arbeitsschutzdokumentation. Ein Prüfbericht ist ein Dokument im Ordner der Maschine: Arhivix liest ihn und schlägt die Angaben vor, und das nächste Prüfdatum tragen Sie einmal in Fristen ein, damit Sie vor Ablauf eine Erinnerung erreicht.

Der Einkauf sieht Wareneingangsschein und Werkszeugnis im Ordner des Lieferanten, bevor die Rechnung in die Zahlung geht: Arhivix benachrichtigt ihn, und eine Automatisierung kann die Dokumente mit Ihrem Steuerberater teilen. Freigaben und die Anbindung an Ihr ERP werden für Ihr Unternehmen eingerichtet.

Im Ordner des Lieferanten, mit dem Wareneingangsschein und den Fotos derselben Lieferung. In kostenpflichtigen Paketen liest die Suche auch den Text eines gescannten Werkszeugnisses, also finden Sie es auch über die Chargennummer; das kostenlose Paket sucht nach Dateinamen.

Sie laden Ihre bestehenden Ordner hoch oder verbinden Ihr E-Mail-Postfach, und Arhivix indiziert alles im Hintergrund. Standardpakete brauchen kein Migrationsprojekt und keine Berater. Mit einem Enterprise-Vertrag wird Ihr bestehendes Archiv übernommen, und Ordnerlogik, Metadaten und Aufbewahrungsfristen bleiben erhalten.

Absolut. Sie können mit einem Klick aus Ihren Kontoeinstellungen kündigen. Ihre Daten bleiben bis zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums zugänglich. Danach wird Ihr Konto pausiert, und Sie haben 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren.

Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns an support@arhivix.com

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Prüfen Sie die Registernummer im öffentlichen Unternehmensregister APR (öffnet sich in einem neuen Fenster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrad

Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr MEZ

Rechnung_Hansa_118.pdf Weitergeleitet

Per E-Mail eingegangen 14:32
Gelesen, Daten bestätigt
Vor Ort geprüft und freigegeben
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Als Nächstes: Ihr erstes Dokument

Filmmaterial: Pexels (K), Pexels-Lizenz.