Arbeitsumgebung aus der Branche Gastronomie und Hotels, ohne Menschen

Gastronomie und Hotels

Jeden Tag kommt ein Lieferant an jeden Standort, der Lieferschein bleibt in der Küche, und bis zum Fünften jagt Ihr Steuerberater den Rechnungen nach.

Die Schichtleitung fotografiert den Lieferschein in den Ordner des Standorts, Arhivix liest ihn, und Rechnungen und Lieferscheine gehen nach einer einmal festgelegten Regel an Ihren Steuerberater.

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Probleme, die Sie kennen.

Der Lieferschein bleibt in der Küche, und Ihr Steuerberater wartet.

Die Buchhaltung hinkt hinterher, die Leitung sammelt am Monatsende Papier aus jedem Standort ein, und ein verlorener Lieferschein belegt die Rechnung nicht mehr.

Lieferschein_0388.jpg Bestätigt
  • Ordner Innenstadt / Lieferscheine
  • Vorschlag Lieferschein 0388, Bäckerei Korn
Per Regel mit Ihrem Steuerberater geteilt
Arhivix heute
Die Schichtleitung fotografiert den Lieferschein in den Ordner des Standorts, Arhivix schlägt Nummer und Lieferant vor, und eine Automatisierung teilt ihn mit Ihrem Steuerberater. Rechnungen aus dem Postfach des Standorts werden per Regel abgelegt und genauso geteilt.

Rechnungen für Abos, Ausstattung und Provisionen kommen an drei E-⁠Mail-⁠Adressen, und jeder Standort liest nur seine eigene.

Eine Rechnung, die niemand öffnet, erreicht Ihren Steuerberater nicht rechtzeitig, und manchmal kommt dieselbe Rechnung zweimal.

Provision_0915.pdf Abgelegt
  • Eingegangen bei rezeption@firma.de
  • Ordner Lieferantenrechnungen / Provisionen
Mögliches Duplikat: Dieselbe Rechnung kam auch an rechnungen@firma.de
Arhivix heute
Verbinden Sie die Postfächer aller Standorte (Gmail, Microsoft 365 oder IMAP), und Arhivix liest jeden Anhang und legt ihn per Regel ab; unsichere warten in der Smart Inbox auf Ihre Bestätigung. Kommt dieselbe Rechnung zweimal, markiert Arhivix sie als mögliches Duplikat, und Sie entscheiden.

Der Saisonvertrag mit einem Reiseveranstalter läuft aus, und die Frist für Kündigung oder neue Preise verstrich, während er im Postfach lag.

Die Saison läuft zu den Preisen und Konditionen des letzten Jahres.

Saisonvertrag.pdf Frist gesetzt
  • Vorschlag endet 31.03.2027
  • Kündigungsfrist 60 Tage
Verlängerung 30.01.2027, mit Erinnerung
Arhivix heute
Wenn der Vertrag eingeht, liest Arhivix Enddatum und Kündigungsfrist und setzt selbst zwei Fristen: die Ablauffrist und den letzten Tag für die Kündigung. Beide können Sie ändern oder verwerfen, und die Erinnerung fügen Sie selbst hinzu. Laden Sie eine neue Preisliste über die alte hoch, und die frühere bleibt im Versionsverlauf.

Das Gesundheitszeugnis einer Saisonkraft läuft mitten in der Saison ab, und das Datum liegt in einem Ordner, den niemand öffnet.

Ohne gültiges Zeugnis darf niemand mit Lebensmitteln arbeiten, also fehlt der Schicht eine Person, wenn am meisten los ist.

Gesundheitszeugnis_0003.pdf Frist gesetzt
  • Vorschlag gültig bis 20.07.2027
  • Zugriff nur Standortleitung
Fristen: Erinnerung 30 Tage vor Ablauf
Arhivix heute
Jedes Gesundheitszeugnis wird in den Ordner des Standorts fotografiert, und Arhivix liest es und schlägt das Gültigkeitsdatum vor. Die nächste Untersuchung tragen Sie einmal in Fristen ein, und vor Ablauf kommt eine Erinnerung.

Feuerlöscher und Hydranten haben jeweils eigene Prüftermine, und der Bericht bleibt beim Wartungsdienst.

Wenn es darauf ankommt, müssen die Unterlagen vorgezeigt und nicht erst erstellt werden, und was beim Wartungsdienst liegt, gibt es an diesem Tag nicht.

Brandschutzbericht_0412.pdf Abgelegt
  • Ordner Innenstadt / Brandschutz
  • Nächste Prüfung 12.04.2027, in Fristen
Regel: E-⁠Mails des Wartungsdienstes landen hier
Arhivix heute
Einen Bericht, den der Wartungsdienst per E-⁠Mail schickt, legt eine Regel im Ordner des Standorts ab, und einen auf Papier fotografieren Sie. Die nächsten Prüfungen und die Schulung neuer Mitarbeiter tragen Sie mit Erinnerung in Fristen ein, so liegt die Brandschutzakte des Standorts an einem Ort.

Ein Dokument durch Ihr Unternehmen.

Ein Schnitt durch ein Unternehmen Ihrer Branche: wie ein Dokument eingeht, was Arhivix liest, wer bestätigt und wo es bleibt.

  1. Von der Schichtleitung mit dem Handy fotografiert Lieferschein_0388.jpg
  2. Arhivix liest es Vorschlag: Lieferschein 0388, Bäckerei Korn
  3. Büro der Betriebsleitung die Betriebsleitung bestätigt, der Steuerberater erhält es per Regel
  4. Archiv jede Version bleibt, jeder Zugriff protokolliert

  1. Eingegangen

    Von der Schichtleitung mit dem Handy fotografiert Lieferschein_0388.jpg

  2. Gelesen

    Arhivix liest es Vorschlag: Lieferschein 0388, Bäckerei Korn

  3. Die richtige Person bestätigt

    Büro der Betriebsleitung die Betriebsleitung bestätigt, der Steuerberater erhält es per Regel

  4. Aufbewahrt

    Archiv jede Version bleibt, jeder Zugriff protokolliert

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Die Dokumente und Regeln Ihrer Branche.

Dokumente, die eingehen

  • Lieferscheine Lieferschein_Bäckerei_0388.jpg
  • Lieferantenrechnungen Rechnung_Molkerei_2214.pdf
  • Kassenbelege Kassenbeleg_0571.jpg
  • Prüfungen und Nachweise Gesundheitszeugnis_0003.pdf
  • Verträge Liefervertrag_0012.pdf

Regeln, die von selbst laufen

  • Wenn ein Lieferschein landet im Ordner des Standorts Dann die Leitung benachrichtigen
  • Wenn eine Rechnung wird abgelegt Dann mit Ihrem Steuerberater teilen
  • Wenn Sie tragen ein Untersuchungsdatum ein Dann eine Erinnerung vor Ablauf

Regeln benachrichtigen, teilen und erinnern; jedes gelesene Feld ist ein Vorschlag, den ein Mensch bestätigt.

Gilt für jedes Dokument

  • Jede Änderung ist eine neue Version, und eine frühere holen Sie mit einem Klick zurück.
  • Ein Freigabelink hat ein Ablaufdatum und ein Passwort, und das Protokoll zeigt, wer ihn geöffnet hat.
  • Zugriff vergeben Sie pro Ordner und Dokument; jedes Öffnen, Herunterladen und Teilen wird protokolliert.

Es beginnt ohne Projekt.

  1. Verbinden Sie das Postfach des Unternehmens oder laden Sie Ihre bestehenden Ordner hoch, und Arhivix liest alles im Hintergrund.

  2. Papier fotografieren Sie vor Ort mit dem Handy oder scannen es; Arhivix schlägt Art und Angaben vor, und Sie bestätigen.

  3. Eine Regel für das Postfach bestätigen Sie einmal: Beim nächsten Mal legt sich ein solcher Anhang selbst ab, und unsichere warten auf Ihre Bestätigung.

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Das kostenlose Paket sucht nach Dateinamen; Suche im Inhalt und KI-Suche gibt es in den kostenpflichtigen Paketen.

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  • 92 % der Dokumente automatisch klassifiziert
  • 2 EU-Regionen für jedes Dokument
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Nur Personen, die Sie freigeben, mit 2FA. Jede Ansicht wird protokolliert.

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Das Paket Arhivix Lite ist kostenlos und erfordert keine Karte. Kostenpflichtige Pakete gibt es ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, und schon das kleinste enthält 5 Benutzerkonten, ohne Preis pro Benutzer. Für mehr als 20 Konten erstellen wir ein individuelles Angebot.

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Häufig gestellte Fragen

Jeder Standort bekommt einen eigenen Ordner oder Arbeitsbereich, und Zugriff vergeben Sie pro Standort: Die Schichtleitung sieht ihren Standort, die Geschäftsführung alle. Ihr Steuerberater erhält, was die Regeln teilen, aus jedem Standort. Die Zahl der Arbeitsbereiche und E-Mail-Postfächer wächst mit dem Paket: Lite hat je eins, Basic zwei Arbeitsbereiche und bis zu drei Postfächer.

Nein. Die Schichtleitung fotografiert den Lieferschein mit der mobilen App, die die Seitenränder findet, die Seite begradigt und mehrere Seiten zu einem Dokument zusammenfügt. Ein Scanner oder ein Upload vom Computer funktioniert genauso, wenn das einfacher ist.

Ja, als Frist mit Erinnerung. Das Zeugnis wird in den Ordner des Standorts fotografiert, Arhivix schlägt das Gültigkeitsdatum vor, und die nächste Untersuchung tragen Sie einmal in Fristen ein, damit die Erinnerung vor Ablauf kommt. Zugriff auf den Ordner mit den Zeugnissen geben Sie nur der Leitung. Arhivix ist kein Untersuchungsregister: Das Zeugnis ist ein Dokument mit Frist und Erinnerung.

Sie laden Ihre bestehenden Ordner hoch oder verbinden Ihr E-Mail-Postfach, und Arhivix indiziert alles im Hintergrund. Standardpakete brauchen kein Migrationsprojekt und keine Berater. Mit einem Enterprise-Vertrag wird Ihr bestehendes Archiv übernommen, und Ordnerlogik, Metadaten und Aufbewahrungsfristen bleiben erhalten.

Absolut. Sie können mit einem Klick aus Ihren Kontoeinstellungen kündigen. Ihre Daten bleiben bis zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums zugänglich. Danach wird Ihr Konto pausiert, und Sie haben 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren.

Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns an support@arhivix.com

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Prüfen Sie die Registernummer im öffentlichen Unternehmensregister APR (öffnet sich in einem neuen Fenster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrad

Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr MEZ

Rechnung_Hansa_118.pdf Weitergeleitet
  • Per E-Mail eingegangen 14:32
  • Gelesen, Daten bestätigt
  • Vor Ort geprüft und freigegeben
  • An Ihren Steuerberater und Ihre Software weitergeleitet

Als Nächstes: Ihr erstes Dokument

Filmmaterial: Pexels (Sururi Ballıdağ), Pexels-Lizenz.