Hinter der Überschrift wechseln vier Standbilder: ein kleines Atelier, ein Konferenzraum, ein Bürohochhaus in der Abenddämmerung und die große Halle einer Institution. Daneben wächst ein Modell desselben Systems von einem Pavillon zu einem institutionellen Campus.

Dokumente senden. Arhivix gestaltet daraus Prozesse.

Und automatisiert die Arbeit damit: liest jedes Dokument, legt es ab und informiert die richtige Person. Ohne Großprojekt, Migration und Berater.

Kostenloses Paket testen So funktioniert es

Eine Rechnung, von innen.

Vier Schritte durch das System, vom Rechnungseingang bis in Ihre Software.

Rundgang überspringen

  1. Eingegangen

    Sie kommt direkt in Arhivix an. Aus Ihrer Software, per E-Mail, vom Scanner, über die Handykamera oder aus jeder anderen Quelle, an einem Ort.

    Das Firmenmodell: Pfade aus Ihrer Software, E-Mail, Scanner, Handykamera und weiteren Quellen laufen im Arhivix-Kern zusammen, und die Dokumente landen an einem Ort.

  2. Gelesen

    Arhivix liest sie und schlägt die Daten vor. Dokumenttyp, Lieferant, Betrag und Fälligkeit, und Sie bestätigen sie.

    Die Rechnung steht auf dem Kern, ein Scanner-Durchlauf liest sie und rahmt die Felder ein. Vorgeschlagene Daten (Rechnung, Hansa Facilities BV, Betrag und Fälligkeit) warten auf Ihre Bestätigung.

    Dokumentdaten Vorschlag
    Dokumenttyp
    Rechnung
    Lieferant
    Hansa Facilities BV
    Betrag
    1.264,00 EUR
    Fälligkeit
    18.11.2026
    Wartet auf Ihre Bestätigung Bestätigen

  3. Geprüft und freigegeben

    Sie geht an die richtigen Personen. Die Kollegen vor Ort bestätigen den Wareneingang laut Lieferschein, und dann wird die Rechnung freigegeben.

    Der Dokumentenfluss bringt die Rechnung ins Lager vor Ort, wo der Wareneingang laut Lieferschein bestätigt wird, dann zurück ins Büro, wo die Rechnung freigegeben wird.

    Hansa Facilities BV Freigegeben
    1. WareneingangLager, laut Lieferschein
    2. RechnungsfreigabeFinanzen

  4. Weitergeleitet

    Dann geht sie weiter. Per API in Ihre Software, an Ihren Steuerberater (geteilt oder per Benachrichtigung) oder in eine Automatisierung, die Sie einmal einrichten.

    Drei Ausgänge aus dem Gebäude: per API in Ihre Software, zu Ihrem Steuerberater und in eine Automatisierung, die den nächsten Schritt startet.

Kostenloses Paket testen

Freigaben und die Anbindung an Ihr ERP werden für Ihr Unternehmen eingerichtet.

Angebot anfordern

Ein System, drei Zugänge.

  • Kleine Unternehmen

    Dokumente, Rechnungen, Verträge: Alles, was Sie per E-Mail oder auf jedem anderen Weg erreicht, wird automatisch nach Ihren Regeln geordnet.

    Während das System dazulernt, müssen Sie nichts tun: Arhivix lernt, wie Ihr Unternehmen arbeitet.

    Kostenloses Paket testen

    Keine Karte nötig. Kostenpflichtige Pakete ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, Preis pro Unternehmen.

  • Wachsende Unternehmen

    Viele manuelle Prozesse? Arhivix optimiert und beschleunigt sie: Ihr Team bestätigt, das System merkt es sich und erledigt den Rest.

    Mehrere Arbeitsbereiche und eine direkte API für Ihr ERP. Arhivix arbeitet parallel zu den Tools, die Sie bereits nutzen, und die Programme sprechen direkt miteinander.

    • Microsoft 365
    • Google Workspace
    • REST API
    • MCP
    Angebot anfordern

  • Konzerne und Institutionen

    Anmeldung über Microsoft Entra mit SCIM, zwei EU-Regionen, SLA und AVV im Vertrag.

    Ihr eigener S3-Speicher im Enterprise-Vertrag. Arhivix ist das Gehirn, den Speicher wählen Sie.

    Mit dem Enterprise-Team sprechen

Viele Unterlagen pro Mandant oder Akte?

Wer Ihre Dokumente sieht und wo sie liegen.

  • 500+ Unternehmen
  • 92 % der Dokumente automatisch klassifiziert
  • 2 EU-Regionen für jedes Dokument
Speicher
Unsere EU-Cloud oder Ihr eigener S3 (Enterprise).
Verschlüsselung
AES-256 im Speicher, TLS 1.3 bei der Übertragung.
Regionen
Frankfurt und Dublin, jede Datei an beiden Orten.
Zugriff
Nur Personen, die Sie freigeben, mit 2FA. Jede Ansicht wird protokolliert.
Ingenieure
Kein ständiger Zugriff auf Ihre Dokumente.
Vertrag und Garantien
Export jederzeit, in offenen Formaten. AVV nach DSGVO auf Anfrage.

ISO 27001 und SOC 2, übernommen über die AWS-Infrastruktur, auf der Arhivix läuft.

Arhivix: Lesen, Regeln, Suche

AES-256 im Speicher TLS 1.3 bei der Übertragung

eu-central-1 Frankfurt

eu-west-1 Dublin

Wo die Dateien liegen

Das Gehirn ist in beiden Fällen dasselbe. Es ändert sich nur, wo die Bytes leben.

So würde Ihre Firma in Arhivix aussehen

Wählen Sie Ihre Branche und sehen Sie, wie Dokumente durch Ihr Unternehmen laufen.

Was für eine Firma sind Sie?

Eine andere Branche? Dasselbe System funktioniert für jedes Unternehmen. Kostenloses Paket testen

So würde Ihre Firma in Arhivix aussehen

Handel und Großhandel

Ein Kunde überschreitet das Zahlungsziel, und der unterschriebene Lieferschein dazu liegt irgendwo zwischen Lager und Schublade.

So würde Ihr Arhivix aussehen.

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Öffentliche Preise, pro Unternehmen

Das Paket Arhivix Lite ist kostenlos und erfordert keine Karte. Kostenpflichtige Pakete gibt es ab 22 EUR pro Monat bei jährlicher Abrechnung, und schon das kleinste enthält 5 Benutzerkonten, ohne Preis pro Benutzer. Für mehr als 20 Konten erstellen wir ein individuelles Angebot.

Im kostenlosen Paket:
  • 1 GB Speicherplatz
  • 2 Benutzerkonten inklusive
  • 1 Arbeitsbereich
Pakete und Preise ansehen

Häufig gestellte Fragen

Ihre Dokumente werden auf der Cloud-Infrastruktur von Amazon Web Services (AWS) gespeichert. Konkret nutzen wir zwei getrennte S3-Speicherorte in zwei verschiedenen europäischen Regionen. Das bedeutet, dass Ihre Dokumente selbst bei technischen Problemen in einer Region in der anderen weiterhin sicher und zugänglich sind. Alles wird automatisch verschlüsselt.

Nicht ohne die von Ihnen festgelegten Zugriffskontrollen zu durchlaufen. Jede Datei wird im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt, und die Autorisierung wird bei jeder Anfrage erzwungen. Für jeden Nutzer in Ihrem Unternehmen können Sie individuelle Berechtigungen festlegen: wer welches Dokument ansehen, bearbeiten oder herunterladen darf. Kein Arhivix-Ingenieur hat ständigen Zugriff auf Ihre Dateien, und jeder interne Zugriff, der für Support oder die Reaktion auf Vorfälle nötig ist, wird ausdrücklich autorisiert und im Audit-Log protokolliert.

Arhivix indexiert automatisch jedes Dokument, das Sie hochladen. Unser KI-System liest und versteht den Inhalt Ihrer Dokumente, sodass Sie in natürlicher Sprache suchen können. Sie können beispielsweise eingeben: "Finde meine Telefonrechnung vom April", und das System findet das genaue Dokument. Ohne manuelles Suchen, ohne Zeitverlust.

Über die REST API v1 und signierte Webhooks, enthalten in jedem kostenpflichtigen Paket: Ihre Software sendet Dokumente an Arhivix, und Arhivix meldet Ihrer Software, wenn ein Dokument eingeht oder sich eine Rechnung ändert. Die Anbindung an Ihr ERP und Ihre Buchhaltung bauen wir individuell für Sie, und Ihr Steuerberater erhält die Dokumente geteilt oder per Benachrichtigung.

Überhaupt nicht. Ein Dokument kommt an, Arhivix schlägt seine Daten vor, Sie bestätigen sie, und die Suche versteht eine einfache Beschreibung. Wenn Sie Hilfe brauchen, schreiben Sie uns: Wir antworten werktags von 09:00 bis 17:00 Uhr MEZ.

Sie laden Ihre bestehenden Ordner hoch oder verbinden Ihr E-Mail-Postfach, und Arhivix indiziert alles im Hintergrund. Standardpakete brauchen kein Migrationsprojekt und keine Berater. Mit einem Enterprise-Vertrag wird Ihr bestehendes Archiv übernommen, und Ordnerlogik, Metadaten und Aufbewahrungsfristen bleiben erhalten.

Absolut. Sie können mit einem Klick aus Ihren Kontoeinstellungen kündigen. Ihre Daten bleiben bis zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums zugänglich. Danach wird Ihr Konto pausiert, und Sie haben 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren.

Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns an support@arhivix.com

Erstes Dokument senden. Arhivix ordnet es.

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Keine Verpflichtung, keine Kreditkarte.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Prüfen Sie die Registernummer im öffentlichen Unternehmensregister APR (öffnet sich in einem neuen Fenster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrad

Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr MEZ

Rechnung_Hansa_118.pdf Weitergeleitet
  • Per E-Mail eingegangen 14:32
  • Gelesen, Daten bestätigt
  • Vor Ort geprüft und freigegeben
  • An Ihren Steuerberater und Ihre Software weitergeleitet

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Filmmaterial: Pexels (Tima Miroshnichenko, MART PRODUCTION, Anh Nguyen, K, Tiger Lily, Sergei Starostin, Sururi Ballıdağ, Karola G), Pexels-Lizenz.