Die elektronische Archivierung von Dokumenten wird für Unternehmen immer wichtiger, insbesondere aufgrund neuer gesetzlicher Pflichten wie der Einreichung des Archivbuchs im Jahr 2025. Da die elektronische Archivierung verpflichtend wird, ist es entscheidend, den Unterschied zwischen elektronischen und digitalisierten Dokumenten zu verstehen.
Was ist ein elektronisches Dokument?
Ein elektronisches Dokument ist ein Datensatz, der direkt in digitalem Format erstellt wird und Folgendes sein kann:
- Eine elektronische Rechnung
- Ein digital signierter Vertrag
- Ein in Software für elektronische Archivierung erstelltes Dokument
Gemäß dem Gesetz über elektronische Dokumente, elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste im elektronischen Geschäftsverkehr wird ein elektronisches Dokument definiert als „eine Menge von Daten, bestehend aus Buchstaben, Zahlen, Symbolen, grafischen, akustischen und Videomaterialien, in elektronischer Form".
Vorteile der elektronischen Dokumentenarchivierung:
- Reduzierte Papier- und Druckkosten
- Schnelle Suche und gemeinsame Nutzung
- Größere Rechtssicherheit durch digitale Signaturen und Verschlüsselung
Was ist ein digitalisiertes Dokument?
Ein digitalisiertes Dokument ist ein Papierdokument, das in ein digitales Format umgewandelt wurde. Das sind beispielsweise eingescannte Rechnungen oder digitale Kopien von Verträgen.
Die Bedeutung der Digitalisierung für die verpflichtende Dokumentenarchivierung:
Die Digitalisierung ermöglicht eine bessere Organisation des Archivmaterials und erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie die Einreichung des Archivbuchs.
Wesentliche Unterschiede zwischen elektronischen und digitalisierten Dokumenten
| Merkmal | Elektronisches Dokument | Digitalisiertes Dokument |
|---|---|---|
| Herkunft | Digital erstellt | Aus Papier umgewandelt |
| Verwendung | Ideal für neue Geschäftsprozesse | Archivierung älterer Aufzeichnungen |
| Rechtliche Gültigkeit | Höhere Rechtskraft mit digitaler Signatur | Abhängig vom Digitalisierungsverfahren |
Wie wählen Sie die richtige Strategie für die elektronische Archivierung?
Ihre Strategie sollte beide Ansätze kombinieren. Die elektronische Archivierung ist ideal für neue Dokumente, während die Digitalisierung bei der Organisation bestehender Archive hilft und die Einreichung des Archivbuchs 2025 erleichtert.
Das Verständnis der Unterschiede zwischen elektronischen und digitalisierten Dokumenten ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Archivmanagement. Auch wenn es komplex erscheinen mag, können Sie mit Arhivix Lösungen für die elektronische Archivierung einfach implementieren und Ihr Unternehmen an die gesetzlichen Anforderungen anpassen.
