Einleitung: Elektronische Rechnungsstellung in Serbien
Serbien hat 2022 das System der Elektronischen Rechnungen (SEF) als zentralisierte staatliche Plattform für die Ausstellung, den Versand, den Empfang und die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen eingeführt. Seit Januar 2023 ist die Nutzung des SEF für alle Umsatzsteuerpflichtigen im privaten Sektor verpflichtend.
Ziel des Systems ist die vollständige Digitalisierung der Rechnungsstellung, die Reduzierung von Steuerbetrug und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Anstelle von Papierrechnungen, PDFs oder E-Mails durchlaufen alle Rechnungen ein einheitliches staatliches System in einem strukturierten XML-Format.
Was ist SEF (System der Elektronischen Rechnungen)?
SEF ist die zentrale Plattform des Finanzministeriums der Republik Serbien für die elektronische Rechnungsstellung. Es wurde als verpflichtendes System entwickelt, durch das alle Rechnungen zwischen Geschäftspartnern laufen müssen.
Wichtige Merkmale des SEF-Systems:
- Strukturiertes XML-Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht
- Eindeutige Identifikationsnummer für jede Rechnung
- Automatische Überprüfung der Datengenauigkeit
- Aufbewahrung von Rechnungen für mindestens 10 Jahre (5 Jahre für Nicht-Umsatzsteuerpflichtige)
- Elektronische Signatur oder Zertifikat für Registrierung und Zugang
Wer muss SEF nutzen?
Die Pflicht zur Nutzung des SEF-Systems hängt vom Unternehmenstyp ab:
Verpflichtend seit Januar 2023:
- Alle Umsatzsteuerpflichtigen im privaten Sektor (B2B-Transaktionen)
- Einrichtungen des öffentlichen Sektors (staatliche Institutionen, öffentliche Unternehmen)
- Privatsektor gegenüber dem öffentlichen Sektor (B2G-Transaktionen)
Ebenfalls verpflichtend für:
- Nicht-Umsatzsteuerpflichtige, die dem öffentlichen Sektor Rechnungen stellen
- Alle Unternehmen, die Rechnungen von Umsatzsteuerpflichtigen erhalten
Die einzige Ausnahme sind Privatpersonen, die keine Geschäftstätigkeit ausüben, und Kleinunternehmer, die nicht im Umsatzsteuersystem sind und nicht mit dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten.
Wie funktioniert SEF in der Praxis?
Der Prozess der elektronischen Rechnungsstellung über SEF sieht wie folgt aus:
- Erstellung der Rechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware oder direkt auf dem SEF-Portal
- Versand über SEF im vorgeschriebenen XML-Format
- Automatische Überprüfung der Daten durch das System (Steuer-ID, Betrag, Umsatzsteuer)
- Zuweisung einer eindeutigen Nummer und des Ausstellungsdatums
- Empfang durch den Käufer über das SEF-System
- Annahme oder Ablehnung der Rechnung durch den Empfänger
- Dauerhafte Aufbewahrung im System (mindestens 10 Jahre)
Fristen für den Empfang und die Annahme von Rechnungen
| Aktion | Öffentlicher Sektor | Privater Sektor |
|---|---|---|
| Frist für Annahme/Ablehnung | 15 Tage | 15 Tage |
| Bei keiner Reaktion | Gilt als angenommen | Gilt als abgelehnt |
| Frist für Umsatzsteuererfassung | 12 Tage nach Ende des Steuerzeitraums | 12 Tage nach Ende des Steuerzeitraums |
Was ändert sich ab 2026?
Das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung wurde Ende 2025 geändert, und die wichtigsten Änderungen treten im Laufe des Jahres 2026 in Kraft:
Ab März 2026:
- Verpflichtende interne Rechnungen, die direkt im SEF generiert werden (für bestehende Systemnutzer)
- Elektronische Rechnungsstellung im Einzelhandel in bestimmten Fällen
- Elektronische B2G-Lieferscheine werden für den privaten Sektor verpflichtend
Ab Ende 2026 / Anfang 2027:
- Vorausgefüllte Umsatzsteuererklärungen auf Basis der SEF-Daten
- Automatischer Abgleich von eingehenden und ausgehenden Rechnungen
- Höhere Automatisierung der Steuerpflichten
Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
Der Umstieg auf elektronische Rechnungen bringt konkrete Vorteile:
- Einsparungen von bis zu 80 % der Kosten im Vergleich zur Papierrechnungsstellung
- Eliminierung von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe
- Schnellerer Zahlungsprozess, da die Rechnung sofort ankommt
- Automatische Aufbewahrung ohne physischen Archivraum
- Einfachere Kontrolle und Überblick über alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen
- Gesetzeskonformität ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand
Strafen bei Nichteinhaltung
Die Nichterfüllung der Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung zieht Strafen nach sich:
Strafen für juristische Personen: 200.000 bis 2.000.000 RSD
Für Unternehmer: 50.000 bis 500.000 RSD
Für verantwortliche Personen: 50.000 bis 150.000 RSD
Strafen gelten für: Nichtausstellung einer E-Rechnung innerhalb der vorgeschriebenen Frist, fehlende Registrierung im SEF-System, Nichtannahme einer Rechnung innerhalb der gesetzlichen Frist und Nichteinhaltung des XML-Formats.
Wie hilft Arhivix bei elektronischen Rechnungen?
Arhivix wurde entwickelt, um Ihnen die Arbeit mit elektronischen Rechnungen so einfach wie möglich zu machen und Ihr Unternehmen gesetzeskonform aufzustellen. So funktioniert es:
Automatische Archivierung von E-Rechnungen
Jede elektronische Rechnung, die Ihr System durchläuft, wird automatisch in Arhivix archiviert. Kein manuelles Übertragen von Dateien, kein Kopieren. Die Rechnung ist gespeichert, organisiert und jederzeit zugänglich, wenn Sie sie benötigen.
Suche in natürlicher Sprache
Vergessen Sie das Durchsuchen von Ordnern. Geben Sie ein: „Rechnung von Lieferant X aus dem März" und Arhivix AI findet das exakte Dokument in Sekunden. Das System versteht den Kontext und Inhalt jeder Rechnung.
Automatisches Tagging und Kategorisierung
Die KI erkennt automatisch den Rechnungstyp, den Lieferanten, den Betrag, das Datum und vergibt entsprechende Tags. Ohne Ihr Zutun sind Rechnungen vom ersten Moment an organisiert.
Gesetzeskonformität
Arhivix speichert Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen für mindestens 10 Jahre. Speicherung in zwei europäischen AWS-Regionen, AES-256-Verschlüsselung, vollständiger Prüfpfad.
Integration mit dem Archivbuch
Rechnungen werden automatisch im digitalen Archivbuch erfasst. Wenn eine Prüfung Einsicht verlangt, ist alles mit einem Klick bereit.
Fazit
Die elektronische Rechnungsstellung in Serbien ist keine Option mehr, sondern eine Pflicht. Das SEF-System bringt Transparenz und Effizienz, erfordert aber auch technische Vorbereitung. Mit Arhivix ist der gesamte Prozess automatisiert: vom Rechnungsempfang über die Archivierung bis hin zur Suche und Prüfungsberichterstattung.
Anstatt sich dem System anzupassen, lassen Sie das System sich Ihnen anpassen. Testen Sie Arhivix 14 Tage kostenlos.
