Archivierung von E-Lieferscheinen: Gesetzliche 10-Jahres-Aufbewahrungspflicht
Das Gesetz verlangt die Aufbewahrung von E-Lieferscheinen für mindestens 10 Jahre. So organisieren Sie die Archivierung und sind inspektionsbereit.
Wie lange müssen Sie E-Lieferscheine aufbewahren?
| Subjekttyp | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Öffentlicher Sektor | Dauerhaft |
| Privatsektor | Mindestens 10 Jahre ab Ausstellungsdatum |
Was genau müssen Sie aufbewahren?
- E-Lieferscheine: alle gesendeten und empfangenen
- E-Empfangsscheine: alle Bestätigungen
- Papierversionen mit Hologramm
- Audit-Trail: wer hat erstellt, geändert, bestätigt
- Anhänge: Fotos, CMR, Qualitätszertifikate
Wo werden E-Lieferscheine gespeichert?
1. Zentrales System (Portal)
Das Portal speichert zentral, aber sich nur darauf zu verlassen ist riskant: das Gesetz legt die Verantwortung auf SIE.
2. Ihr eigenes System (Pflicht)
Sie müssen eine eigene Kopie haben: DMS (empfohlen), ERP-Archiv oder Dateisystem.
Warum DMS zur Archivierung?
- Automatische Klassifizierung: nach Empfänger, Datum, Warenart
- Garantierte Aufbewahrung: verhindert versehentliches Löschen
- Dokumentenintegrität: Hash-Werte, digitale Signaturen, Audit-Trail
- Verknüpfung: E-Lieferschein + E-Rechnung + Empfangsschein + Vertrag
Was Inspektoren prüfen
- Haben Sie alle Lieferscheine?
- Sind sie durchsuchbar?
- Sind sie unverändert?
- Haben Sie einen Audit-Trail?
- Haben Sie Backups?
Archivierungs-Checkliste
- DMS oder ERP mit Langzeitarchivierung
- Auto-Synchronisation mit dem Portal
- Offsite-Backup (Cloud oder physisch)
- Aufbewahrungsfristen konfiguriert
- Löschschutz (Retention Lock)
- Suche nach Empfänger, Datum, Warenart
- Audit-Trail aktiviert
Fazit
Die Archivierung von E-Lieferscheinen ist keine Option: es ist eine gesetzliche Pflicht für 10 Jahre.
Arhivix archiviert automatisch alle E-Lieferscheine für 10+ Jahre, mit vollständiger Suche, Audit-Trail und Löschschutz. Immer inspektionsbereit.
