Arten der Dokumentation im Archivbuch
Das Archivbuch ist eine Sammlung aller Geschäftsdokumente, die systematisch erfasst und aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören:
- Finanzdokumente: Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge mit Lieferanten und Kunden.
- Personaldokumente: Arbeitsverträge, An- und Abmeldungen von Verpflichtungen, Berichte über die Betriebszugehörigkeit.
- Immobiliendokumentation: Kauf-, Verkaufs- und Mietverträge.
Aufbewahrungszeitraum der Dokumentation
Dokumente, die im Archivbuch erfasst werden, müssen für den entsprechenden Zeitraum gemäß den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden:
| Dokumentationstyp | Aufbewahrungszeitraum |
|---|---|
| Finanzdokumentation | 10 Jahre |
| Personaldokumentation | 50 Jahre oder länger |
| Immobiliendokumentation | 20 Jahre |
Warum ist die ordnungsgemäße Erfassung der Dokumentation wichtig?
Die ordnungsgemäße Erfassung der Dokumentation im Archivbuch ermöglicht:
- Einfacheren Zugang zu Informationen und eine effiziente Organisation.
- Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
- Einfachere Lösung potenzieller Probleme mit den zuständigen Archiven.
Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Pflichten ermöglicht die Nutzung digitaler Werkzeuge wie des Arhivix-Systems eine einfache Dokumentenverwaltung und die leichtere Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften für die Einreichung des Archivbuchs bis 2026.
