Was ist das Archivbuch und wer ist verpflichtet, es zu fuehren
Das Archivbuch ist die grundlegende Aufzeichnung ueber den gesamten Registraturbestand, den ein Verursacher haelt. Nach den GoBD und dem Bundesarchivgesetz gilt die Pflicht zur Fuehrung eines Aufbewahrungsverzeichnisses fuer alle juristischen und natuerlichen Personen, deren Taetigkeit Dokumentation von dauerhafter oder langfristiger Bedeutung erzeugt: Kapitalgesellschaften, Einzelunternehmen, Behoerden, oeffentliche Unternehmen, Einrichtungen, Anwaltskanzleien, Steuerkanzleien, Arztpraxen und Vereine.
Mit anderen Worten: Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen ausstellt, Vertraege abschliesst, Personalakten fuehrt oder mit Behoerden kommuniziert, sind Sie verpflichtet, ein Archivbuch zu haben. Es ist unerheblich, ob Sie als GmbH, AG, Einzelunternehmer oder Verein agieren. Entscheidend ist, dass Dokumentation entsteht.
Was muss erfasst werden
In das Archivbuch wird nicht jedes einzelne Dokument eingetragen, sondern der jaehrlich erzeugte Bestand nach Kategorien aus Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie. Typische Kategorien:
- Finanzdokumentation: Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszuege, Kassenberichte, Vertraege mit Kunden und Lieferanten, Buchhaltungsbelege.
- Personaldokumentation: Arbeitsvertraege, Sozialversicherungsmeldungen, Urlaubsuebersichten, Bescheide, Aufhebungsvertraege, Personalakten.
- Rechtsakte und Schreiben: allgemeine Akte, Satzung, Richtlinien, Beschluesse, Protokolle der Hauptversammlungen und Vorstaende.
- Vermoegensdokumentation: Kaufvertraege, Mietvertraege, Fahrzeugzulassungsunterlagen, Zertifikate, Baugenehmigungen.
- Gerichts und Steuerdokumentation: Klagen, Urteile, Bescheide des Finanzamts, Pruefungsprotokolle.
- Technische Dokumentation: Plaene, Pruefzeugnisse, Untersuchungsberichte, Bautagebuecher (fuer Unternehmen im Bauwesen).
Eintragsformat: was genau Sie eintragen
Jeder Eintrag im Archivbuch enthaelt standardmaessig:
- Laufende Nummer fortlaufend ab Gruendung des Unternehmens
- Entstehungsjahr der Dokumentation
- Nummer aus dem Klassifikationsplan (Kategorie)
- Inhalt (kurze Beschreibung: z. B. Ausgangsrechnungen 2024)
- Menge (Anzahl Ordner, Mappen, Boxen oder laufende Meter)
- Aufbewahrungsort (Buero, Lager, externer Anbieter)
- Aufbewahrungsfrist in Jahren
- Bemerkungen (z. B. digitalisiert, ausgesondert 2034)
Aufbewahrungsfristen nach Kategorien
| Dokumentationsart | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Finanz und Buchhaltungsunterlagen | 10 Jahre (AO Paragraph 147) |
| Loehne, Sozialmeldungen, Personalakten | 10 Jahre, einzelne Unterlagen bis 30 Jahre |
| Immobilienvertraege | 10 Jahre nach Vertragsende |
| Satzung, Gesellschafterbeschluesse | dauerhaft |
| Gerichtsverfahren | 10 Jahre nach Rechtskraft |
| Steuerbescheide, Pruefberichte | 10 Jahre |
| Operative Korrespondenz | 2 bis 6 Jahre (Handelsbriefe) |
Uebergabe an das zustaendige Archiv
Das Archivbuch wird kontinuierlich gefuehrt, und eine Kopie wird einmal jaehrlich an das zustaendige Bundes oder Landesarchiv uebermittelt, in der Praxis bis zum 30. April fuer das Vorjahr. Die Zustaendigkeit des Archivs richtet sich nach dem Sitz des Unternehmens. In Berlin ist das beispielsweise das Landesarchiv Berlin; ausserhalb der Bundeslaender deckt das Bundesarchiv die zentralen Bundesbehoerden ab, waehrend Landesarchive die regionalen Stellen abdecken.
Neben dem Archivbuch wird einmal jaehrlich auch ein Vorschlag zur Aussonderung von Schriftgut ohne Archivwert (Unterlagen mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist) erstellt. Die Aussonderung erfolgt nur mit Zustimmung des Archivs, niemals eigenmaechtig.
Elektronisches Archivbuch (ab 2024)
Mit den Aenderungen der GoBD und des Bundesarchivgesetzes ist das elektronische Archivbuch dem Papierbuch rechtlich gleichgestellt. Das bedeutet, dass Sie es in einer Software fuehren, digital signiert speichern und in elektronischer Form an das Archiv uebergeben koennen (XML, PDF/A signiert mit qualifizierter elektronischer Signatur). Die meisten zustaendigen Archive in Deutschland gehen ab 2026 zur elektronischen Annahme ueber, einige nehmen sie bereits an.
Vorteile der elektronischen Form: kein Verlust (das Buch kann weder verloren noch beschaedigt werden wie ein Papierbuch), automatische Erfassung, sobald das Dokument im DMS angelegt wird, Volltextsuche statt Blaettern, automatische Berechnung der Aussonderungsfrist fuer jeden Eintrag.
Strafen bei mangelhafter Fuehrung
Die Aufsicht ueber die Archivunterlagen fuehrt das zustaendige Archiv und im steuerlichen Kontext die Finanzverwaltung. Die nach AO Paragraph 379 vorgesehenen Bussgelder fuer juristische Personen reichen von 5.000 bis 25.000 EUR wegen unterlassener Fuehrung des Verzeichnisses, unregelmaessiger Eintraege, nicht abgestimmten Klassifikationsplans oder eigenmaechtiger Vernichtung von Unterlagen ohne Genehmigung. Fuer die verantwortliche Person in der juristischen Person zusaetzlich von 500 bis 5.000 EUR. Die Praxis zeigt, dass Bussgelder am haeufigsten nach einer Anzeige (z. B. eines ehemaligen Mitarbeiters in einem Streit) oder im Rahmen einer Steuerpruefung verhaengt werden.
Haeufigste Fehler in der Praxis
- Kein Klassifikationsplan: das Archivbuch wird nach Gefuehl gefuehrt, ohne Grundlage in der Aufbewahrungsrichtlinie. Das sieht eine Pruefung sofort.
- Eintraege ohne Fristen: erfasst, was vorhanden ist, aber nicht angegeben, bis wann es aufbewahrt wird. Folge: es wird nie ausgesondert, das Archiv waechst unbegrenzt.
- Eigenmaechtige Vernichtung: das Unternehmen hat das Lager geraeumt, weil die Unterlagen aelter als 10 Jahre sind. Ohne Zustimmung des Archivs ist das ein Verstoss, auch wenn die Frist tatsaechlich abgelaufen ist.
- Vermischung von aktivem und Archivbestand: Dokumentation des laufenden Jahres wird nicht ins Archivbuch eingetragen (sie wird ueber das Eingangsbuch gefuehrt). Sie geht erst nach Abschluss des Jahres ins Archivbuch ueber.
- Vergessene Uebergabe: das Unternehmen fuehrt das Buch ordentlich, uebermittelt aber keine Kopie an das Archiv. Die Uebermittlungspflicht ist von der Fuehrungspflicht getrennt.
