Requisito de QES para Faturas em PDF
A partir de 1 de janeiro de 2027, todas as faturas em PDF emitidas em Portugal devem conter uma Assinatura Eletronica Qualificada (QES). Este requisito aplica-se a qualquer empresa que emita faturas em formato PDF em vez de formatos eletronicos estruturados. O mandato faz parte do impulso mais amplo de Portugal para reforcar a autenticidade e integridade dos documentos eletronicos, mantendo a validade juridica dos formatos de fatura nao XML.
Uma QES ao abrigo do regulamento eIDAS da UE proporciona o nivel mais elevado de assinatura eletronica, tendo o mesmo valor juridico que uma assinatura manuscrita. Para as empresas portuguesas que ainda emitem faturas em PDF, este requisito acrescenta uma nova obrigacao de conformidade significativa.
O Que e uma Assinatura Eletronica Qualificada?
Uma Assinatura Eletronica Qualificada nao e uma simples assinatura digital ou uma imagem digitalizada de uma assinatura manuscrita. Ao abrigo do eIDAS, uma QES deve cumprir criterios especificos:
- Criada utilizando um dispositivo qualificado de criacao de assinatura eletronica (QSCD): A chave privada utilizada para criar a assinatura deve estar armazenada num dispositivo certificado, como um cartao inteligente, token USB ou HSM cloud certificado
- Baseada num certificado qualificado: O signatario deve possuir um certificado qualificado emitido por um Prestador Qualificado de Servicos de Confianca (QTSP) inscrito na Lista de Confianca da UE
- Univocamente associada ao signatario: A assinatura deve estar exclusivamente associada ao individuo que assina o documento
- Capaz de detetar alteracoes subsequentes: Qualquer modificacao ao documento assinado apos a aplicacao da assinatura deve ser detetavel
Em Portugal, os QTSP que emitem certificados qualificados incluem entidades certificadas pelo Gabinete Nacional de Seguranca (GNS) e inscritas na seccao portuguesa da Lista de Confianca da UE.
Quem e Afetado?
O requisito de QES aplica-se especificamente a faturas em PDF. As empresas que emitem faturas eletronicas estruturadas (como as transmitidas atraves do sistema de faturacao eletronica da AT com ATCUD e codigos QR) podem ja cumprir os requisitos de integridade atraves da autenticacao incorporada no sistema. No entanto, muitas empresas portuguesas, particularmente as que lidam com clientes internacionais ou utilizam fluxos de trabalho de faturacao mais simples, ainda emitem faturas em PDF como formato principal.
As empresas afetadas incluem:
- Empresas que enviam faturas em PDF por email aos clientes
- Empresas que geram faturas em PDF a partir do seu software de contabilidade para distribuicao manual
- Prestadores de servicos que emitem faturas em formato PDF em paralelo ou em substituicao de formatos estruturados
- Qualquer empresa que utilize o PDF como formato de fatura juridicamente vinculativo para tipos de transacao especificos
Opcoes de Implementacao
As empresas dispoen de varias opcoes para implementar a QES nas suas faturas em PDF:
- Cartoes inteligentes ou tokens individuais: Cada signatario autorizado recebe um certificado qualificado num dispositivo fisico. Adequado para volumes baixos de faturacao.
- Servicos de QES baseados na cloud: Servicos de assinatura remota alojados por QTSP permitem que utilizadores autorizados apliquem QES a partir de qualquer localizacao. Mais adequado para volumes maiores e equipas distribuidas.
- Assinatura automatizada: Para empresas que emitem grandes volumes de faturas em PDF, solucoes de assinatura automatizada podem aplicar QES as faturas durante o processo de geracao utilizando selos eletronicos qualificados.
O custo da QES varia consoante o fornecedor e o volume. Os certificados individuais custam tipicamente entre 50 e 200 EUR por ano, enquanto as solucoes automatizadas tem precos baseados no volume.
Penalidades por Incumprimento
As faturas em PDF emitidas sem QES apos 1 de janeiro de 2027 correm o risco de serem tratadas como documentos nao conformes. Ao abrigo do enquadramento penal existente para faturacao em Portugal, as coimas variam entre 150 e 3.750 EUR por fatura nao conforme. Adicionalmente, as faturas sem autenticacao adequada podem ser contestadas pela AT durante auditorias, afetando potencialmente as deducoes de IVA para a empresa recetora.
Preparacao para o Prazo de Janeiro de 2027
As empresas devem tomar estas medidas bem antes do prazo:
- Audite os seus formatos de fatura para identificar quais faturas sao emitidas como PDF
- Selecione um QTSP e obtenha certificados qualificados para os signatarios autorizados
- Integre a QES no seu fluxo de trabalho de faturacao, seja manualmente ou atraves de assinatura automatizada
- Teste as faturas assinadas para garantir que validam corretamente utilizando ferramentas padrao de verificacao de assinaturas em PDF
- Atualize o seu processo de arquivo para preservar os PDF assinados com QES com as suas assinaturas intactas
Como o Arhivix Ajuda
O Arhivix arquiva faturas em PDF assinadas com QES preservando a integridade das assinaturas incorporadas. Todos os documentos sao armazenados com encriptacao AES-256 no AWS S3, garantindo que os metadados da assinatura e o conteudo do documento permanecem inalterados ao longo de todo o periodo de retencao. Trilhos de auditoria rastreiam cada acao sobre o documento, proporcionando rastreabilidade completa desde o momento da assinatura ate ao armazenamento de longo prazo.
