SharePoint: Krachtig, Maar Te Complex?
Microsoft SharePoint is een platform voor samenwerking, intranet en contentbeheer. Met Microsoft 365 gebruiken miljoenen bedrijven het. Maar de zelden gestelde vraag is: heeft u echt heel SharePoint nodig alleen om documenten te beheren?
SharePoint kan veel -- maar juist omdat het zoveel kan, is de installatie en het onderhoud complex, duur en vereist het IT-experts.
Het Probleem met SharePoint voor Documentbeheer
1. Complexe Installatie
Om SharePoint als DMS te laten werken, moet u documentbibliotheken, metadatakolommen, workflows, machtigingsniveaus en bewaarbeleid configureren. Dit vereist een SharePoint-beheerder of -consultant -- voor kleine en middelgrote bedrijven is dit een onnodige kostenpost.
Een DMS zoals Arhivix werkt direct uit de doos -- upload een document en het systeem handelt automatisch classificatie, bewaring en toegang af.
2. OneDrive vs SharePoint Verwarring
Microsoft 365 wordt geleverd met OneDrive (persoonlijke ruimte) en SharePoint (teamruimte). Werknemers weten vaak niet waar ze wat moeten opslaan. Documenten belanden op de verkeerde plek, duplicaten verschijnen overal. Een DMS heeft een centrale locatie voor alle documenten -- geen verwarring.
3. Zoeken Vereist Goed Geconfigureerde Metadata
SharePoint-zoeken is krachtig -- ALS documenten correct zijn getagd met metadata. In de praktijk vullen werknemers zelden metadatavelden in. Resultaat: zoeken retourneert honderden irrelevante resultaten. Een DMS met AI extraheert automatisch metadata uit documentinhoud -- zoeken werkt zelfs zonder handmatige tagging.
4. Geen Lokalisatie voor Lokale Regelgeving
SharePoint kent geen lokale archiveringswetten, kantoorbeheersvoorschriften of landspecifieke bewaartermijnen. Alles moet handmatig worden geconfigureerd -- bewaarlabels, verwijderingsbeoordelingen, nalevingsbeleid. Een gelokaliseerd DMS heeft dit allemaal ingebouwd.
5. Licenties Zijn Complex en Duur
Voor volledige DMS-functionaliteit op SharePoint heeft u een Microsoft 365 E3 of E5-abonnement nodig. Dat is $25 tot $57 per gebruiker per maand. Voor een bedrijf met 50 werknemers is dat $1.250-$2.850 per maand -- alleen voor licenties, zonder implementatie. Een gespecialiseerd DMS kost aanzienlijk minder.
6. Geen Ingebouwde Elektronische Handtekeningen
Microsoft biedt integratie met Adobe Sign of DocuSign -- maar dit zijn extra licenties en extra kosten. Een DMS met ingebouwde e-handtekeningen maakt ondertekening rechtstreeks vanuit de documentworkflow mogelijk.
7. Geen Archiefboek
SharePoint kent het concept van een archiefboek niet -- voor bedrijven met regelgevende vereisten betekent dit extra handmatig werk of extra software. Een DMS genereert automatisch archiefdossiers uit alle gecategoriseerde documenten.
SharePoint vs DMS: Vergelijking
| Criterium | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Installatie | Complex (IT-team nodig) | Klaar in 5 minuten |
| Automatische classificatie | Handmatig (metadata) | AI-classificatie |
| Zoeken | Vereist metadata | OCR + AI (werkt zonder tags) |
| Lokale regelgeving | Handmatige configuratie | Ingebouwd |
| Kosten (50 gebruikers) | $1.250-2.850/maand | Aanzienlijk minder |
| Elektronische handtekeningen | Extra licentie | Ingebouwd |
| Archiefboek | Niet beschikbaar | Automatisch |
| Mobiele app | Ja (SharePoint-app) | Ja |
Wanneer Is SharePoint de Juiste Keuze?
SharePoint is zinvol als:
- U al Microsoft 365 E3/E5-licenties heeft
- U een IT-team heeft dat SharePoint kan configureren en onderhouden
- U intranet, wiki en samenwerking nodig heeft naast alleen DMS
- U in meerdere landen opereert en een wereldwijde oplossing nodig heeft
Wanneer Is een Gespecialiseerd DMS Beter?
Een DMS is beter als:
- U een oplossing nodig heeft die direct werkt, zonder configuratie
- U geen IT-team heeft om SharePoint te onderhouden
- U naleving van lokale regelgeving nodig heeft
- U e-handtekeningen, workflows en archiefdossiers in een systeem wilt
- Uw budget geen Microsoft 365 Enterprise-licenties toelaat
Conclusie
SharePoint is een krachtige tool -- maar kracht brengt complexiteit met zich mee. Voor bedrijven die eenvoudig, snel en conform documentbeheer willen, is een gespecialiseerd DMS de slimmere keuze.
Arhivix geeft u alles wat u van een DMS nodig heeft -- zonder IT-team, zonder complexe configuratie, zonder dure licenties.
