"Stuur Het Me Per E-mail" -- Een Zin Die Bedrijven Duizenden Uren Kost
In het gemiddelde bedrijf worden documenten uitgewisseld via e-mail, berichtenapps en diverse communicatiekanalen. De boekhouder heeft een factuur nodig -- deze arriveert via een chat-app. De directeur heeft een contract nodig -- iemand vindt het in een oude e-mail. Vrachtbrief? Ergens in een bijlage van 3 maanden geleden.
Dit "werkt" -- totdat het niet meer werkt. En het houdt altijd op het slechtste moment op te werken: tijdens een belastingcontrole, audit of wanneer een klant bewijs van levering vraagt.
7 Problemen met het Versturen van Documenten per E-mail
1. Documenten Raken Verloren in de Inbox
De gemiddelde zakelijke gebruiker ontvangt 120+ e-mails per dag. Een factuur van een maand geleden is begraven onder honderden andere berichten.
2. Geen Versiebeheer
Een collega stuurt contract v1. U krijgt correctie v2 per e-mail. De klant stuurt opmerkingen via chat. De definitieve versie is... waar?
3. Geen Toegangscontrole
Zodra u een document per e-mail verstuurt, verliest u de controle erover. Wie heeft het doorgestuurd? Wie heeft het opgeslagen op een persoonlijke laptop?
4. Beperkte Opslag
Gratis e-mailopslag raakt snel vol wanneer elke factuur 2-5 MB is en vrachtbrieven productafbeeldingen bevatten.
5. Zoeken Werkt Niet voor Gescande Documenten
Een collega scant een factuur en stuurt deze als afbeelding. E-mail kan geen tekst doorzoeken in die afbeelding.
6. Geen Categorisering
E-mail maakt geen onderscheid tussen een factuur en een offerte, een contract en notulen. Alle documenten zijn gewoon "bijlagen."
7. Juridische Non-conformiteit
Archiefwetten vereisen documenten opgeslagen per categorie met gedefinieerde bewaartermijnen. E-mail voldoet aan geen van deze vereisten.
De Oplossing: Gecentraliseerd DMS
- Een plek voor alle documenten -- geen "waar heb ik dat gestuurd?" meer
- AI-zoekfunctie -- beschrijf het document in woorden, het systeem vindt het
- Automatische classificatie -- het systeem herkent documenttypen
- Klantenportaal -- in plaats van e-mail uploaden klanten rechtstreeks naar uw systeem
- Toegangscontrole -- wie ziet wat, met volledige audit trail
Conclusie
E-mail is gemaakt voor communicatie, niet voor documentbeheer. Elke keer dat u een factuur per e-mail verstuurt, creert u een ongecontroleerd duplicaat.
Arhivix vervangt e-mail en berichtenapps voor documentuitwisseling. Klanten uploaden via een portaal, teams hebben toegang via het DMS en AI vindt elk document in seconden. Probeer het gratis -- 14 dagen, geen creditcard.
