Angst #1: "We Hebben Duizenden Documenten"
Elk bedrijf dat een DMS overweegt heeft dezelfde angst: "Hoe zetten we alle documenten over van de server, e-mail, archiefkasten?" Het antwoord: u hoeft het niet allemaal tegelijk te doen.
Stap 1: Inventariseer Bestaande Documenten
Neem voor migratie een inventarisatie:
- Hoeveel documenten in totaal (schat per map)?
- Waar bevinden ze zich: gedeelde schijf, e-mail, papier, cloud?
- Welke formaten: PDF, Word, Excel, gescand?
- Welke worden actief gebruikt vs. archief?
Stap 2: Prioriteer
- Nieuwe documenten (onmiddellijk): vanaf dag een gaat alles nieuws in het DMS
- Actieve documenten (week 1-2): actieve contracten, lopende projecten
- Wettelijk vereiste documenten (week 2-4): belastingdocumentatie, HR-dossiers
- Archieven (maand 2-3): oudere documentatie, op prioriteit
Stap 3: Bulk Upload
Voor grote volumes -- sleep volledige mappen erin. Het DMS behoudt uw bestaande mappenstructuur en past automatisch OCR toe op gescande documenten.
Stap 4: AI-tagging
AI herkent automatisch documenttype, datum en betrokken partijen. Metadata wordt automatisch toegevoegd -- u hoeft alleen te controleren en eventuele fouten te corrigeren.
Stap 5: Parallelle Werking
Tijdens migratie -- draaien oud en nieuw systeem parallel. Nieuwe documenten gaan in het DMS. Oude worden geleidelijk overgezet. Wanneer alles is gemigreerd -- wordt het oude systeem afgesloten.
Tijdlijn
| Fase | Duur |
|---|---|
| Voorbereiding en inventarisatie | 1-2 dagen |
| DMS-installatie | 1 dag |
| Migratie actieve documenten | 1-2 weken |
| Parallelle werking | 2-4 weken |
| Volledige migratie | 1-3 maanden |
Conclusie
Migratie naar Arhivix betekent geen bedrijfsonderbreking. Begin vandaag met nieuwe documenten, migreer oude geleidelijk. Bulk upload, AI-tagging en OCR maken het proces pijnloos. Probeer het gratis.
