SharePoint: potente, ma troppo complesso?
Microsoft SharePoint e una piattaforma per collaborazione, intranet e gestione dei contenuti. Con Microsoft 365, milioni di aziende lo utilizzano. Ma la domanda che raramente viene posta e: avete davvero bisogno di tutto SharePoint solo per gestire i documenti?
SharePoint puo fare molto -- ma proprio perche puo fare cosi tanto, la configurazione e la manutenzione sono complesse, costose e richiedono esperti IT.
Il problema con SharePoint per la gestione documentale
1. Configurazione complessa
Per far funzionare SharePoint come DMS, dovete configurare librerie di documenti, colonne di metadati, flussi di lavoro, livelli di permessi e criteri di conservazione. Questo richiede un amministratore o un consulente SharePoint -- per le piccole e medie imprese, questo e un costo non necessario.
Un DMS come Arhivix funziona immediatamente -- caricate un documento e il sistema gestisce automaticamente classificazione, conservazione e accesso.
2. Confusione OneDrive vs SharePoint
Microsoft 365 include OneDrive (spazio personale) e SharePoint (spazio team). I dipendenti spesso non sanno dove archiviare cosa. I documenti finiscono nel posto sbagliato, i duplicati compaiono ovunque. Un DMS ha un'unica posizione centrale per tutti i documenti -- nessuna confusione.
3. La ricerca richiede metadati correttamente configurati
La ricerca di SharePoint e potente -- SE i documenti sono correttamente taggati con metadati. In pratica, i dipendenti raramente compilano i campi dei metadati. Risultato: la ricerca restituisce centinaia di risultati irrilevanti. Un DMS con AI estrae automaticamente i metadati dal contenuto del documento -- la ricerca funziona anche senza tagging manuale.
4. Nessuna localizzazione per le normative locali
SharePoint non conosce le leggi archivistiche locali, i regolamenti di gestione dell'ufficio o i periodi di conservazione specifici per paese. Tutto deve essere configurato manualmente -- etichette di conservazione, revisioni di smaltimento, criteri di conformita. Un DMS localizzato ha tutto questo gia integrato.
5. Le licenze sono complesse e costose
Per la piena funzionalita DMS su SharePoint, vi serve un piano Microsoft 365 E3 o E5. Questo significa da 25 a 57 dollari per utente al mese. Per un'azienda di 50 dipendenti, sono 1.250-2.850 dollari al mese -- solo per le licenze, senza implementazione. Un DMS specializzato costa significativamente meno.
6. Nessuna firma elettronica integrata
Microsoft offre l'integrazione con Adobe Sign o DocuSign -- ma si tratta di licenze aggiuntive e costi aggiuntivi. Un DMS con firme elettroniche integrate permette di firmare direttamente dal flusso documentale.
7. Nessun libro degli archivi
SharePoint non ha il concetto di libro degli archivi -- per le aziende con requisiti normativi, questo significa lavoro manuale aggiuntivo o software aggiuntivo. Un DMS genera automaticamente i registri archivistici da tutti i documenti categorizzati.
SharePoint vs DMS: confronto
| Criterio | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Configurazione | Complessa (team IT necessario) | Pronto in 5 minuti |
| Classificazione automatica | Manuale (metadati) | Classificazione AI |
| Ricerca | Richiede metadati | OCR + AI (funziona senza tag) |
| Normative locali | Configurazione manuale | Integrate |
| Costo (50 utenti) | 1.250-2.850 $/mese | Significativamente meno |
| Firme elettroniche | Licenza aggiuntiva | Integrate |
| Libro degli archivi | Non disponibile | Automatico |
| App mobile | Si (app SharePoint) | Si |
Quando SharePoint e la scelta giusta?
SharePoint ha senso se:
- Avete gia licenze Microsoft 365 E3/E5
- Avete un team IT che puo configurare e mantenere SharePoint
- Vi serve intranet, wiki e collaborazione oltre al solo DMS
- Operate in piu paesi e vi serve una soluzione globale
Quando un DMS specializzato e migliore?
Un DMS e migliore se:
- Vi serve una soluzione che funzioni immediatamente, senza configurazione
- Non avete un team IT per mantenere SharePoint
- Vi serve la conformita con le normative locali
- Volete firme elettroniche, flussi di lavoro e registri archivistici in un unico sistema
- Il vostro budget non consente licenze Microsoft 365 Enterprise
Conclusione
SharePoint e uno strumento potente -- ma la potenza porta complessita. Per le aziende che vogliono una gestione documentale semplice, veloce e conforme, un DMS specializzato e la scelta piu intelligente.
Arhivix vi offre tutto cio che vi serve da un DMS -- senza un team IT, senza configurazione complessa, senza licenze costose.
