Un document entre par une seule porte et arrive tout seul aux bonnes personnes.
E-mail, téléphone, les logiciels que vous utilisez déjà ou un fichier déposé dans la fenêtre : le système reconnaît ce qui est arrivé, en extrait les données et l'échéance, l'envoie à la personne qui traite le sujet et le classe là où vous l'avez décidé. Un processus éclaté entre cinq outils devient un seul flux.
À quoi ressemble ce flux
Cinq étapes qui se déroulent sans que personne ne les pilote. Aujourd'hui, chacune d'elles est assurée par une personne, dans un autre outil, de mémoire.
Les documents entrent depuis la messagerie professionnelle, depuis un téléphone par numérisation, depuis les logiciels que vous utilisez déjà ou en les déposant dans la fenêtre. Vous ne saisissez jamais deux fois la même donnée et aucune pièce jointe ne reste oubliée dans la boîte de quelqu'un.
Le système lit ce qui est arrivé : type de document, partenaire, montant, numéro et date. Sur un ticket de caisse au QR code abîmé, les données sont reconstituées à partir du texte.
Le document reçoit un nom, une catégorie et une place dans la structure de l'entreprise. Un même dossier garde ensemble le contrat, ses avenants, les factures et la correspondance, si bien que la recherche porte sur le contenu et non sur la façon dont quelqu'un a nommé le fichier.
Une règle que vous définissez une seule fois envoie le document à la personne qui le traite et lui rappelle l'échéance. La facture part au comptable, le contrat part à la signature, l'avis d'expiration part au dirigeant.
Chaque accès et chaque modification restent dans la piste d'audit, la durée de conservation est suivie par catégorie de document, et les fichiers vivent dans le cloud Arhivix ou dans votre propre stockage S3.
L'essentiel n'est pas un document bien rangé mais un système qui tourne sans vous.
Vous définissez le flux une seule fois et il continue tout seul. Le tableau de bord montre ce qui est arrivé, où en est chaque document et qui attend, si bien que vous savez à tout moment comment l'entreprise fonctionne réellement.
Arhivix ne remplace pas les outils que vous utilisez déjà. Il travaille à leurs côtés.
Même flux, autres papiers
Chaque entreprise qui travaille avec des documents a le même problème : le papier arrive, quelqu'un l'enregistre de mémoire et tout dépend de cette personne. Voici ce que le flux signifie en pratique.
Choisissez votre secteur
L'ERP voit le loyer, pas la clause
Clause 14.2 : le locataire peut exercer une option de sortie avec effet au 30 juin 2027, sous réserve d'un préavis écrit de neuf mois et de l'absence de manquement grave.
Si votre secteur ne figure pas sur la liste, le flux reste le même : réception, reconnaissance, classement, personnes et échéances, trace.
Mettez en place le flux de votre entreprise
Connectez la messagerie professionnelle et le premier document traverse le système en quelques minutes. 14 jours gratuits, sans carte bancaire.
Essayez gratuitement