Certificats, licences et contrôles

Une seule personne sait quand tombe le prochain contrôle.

Les certificats, certifications des fournisseurs, licences et rapports de contrôle sont dans le dossier de la machine, du véhicule ou du fournisseur. Arhivix propose la date jusqu'à laquelle le document est valable, vous saisissez une fois la prochaine échéance, et le rappel vous prévient.

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Sans carte bancaire.

Comment le processus se déroule dans Arhivix.

Chaque étape est signalée : ce qu'Arhivix fait aujourd'hui, ce qui est en développement et ce qui reste dans votre comptabilité, votre ERP ou votre banque.

Dossier
Fonctionne aujourd'hui

Un dossier pour chaque machine, véhicule, site ou fournisseur, avec des permissions par personne.
Le document arrive
Fonctionne aujourd'hui

Un certificat arrive par e-mail et se classe selon une règle, ou il est photographié sur place.
Valable jusqu'au
Fonctionne aujourd'hui

Pour les certificats et les attestations, Arhivix propose la date jusqu'à laquelle ils sont valables, et vous confirmez.
Échéance et rappel
Fonctionne aujourd'hui

Vous saisissez une fois le prochain contrôle dans Échéances, et le rappel vous prévient avant l'expiration.
Historique
Fonctionne aujourd'hui

Chaque rapport antérieur reste dans le même dossier, donc l'historique des contrôles est à un seul endroit.
Registre des équipements
Hors d'Arhivix

Arhivix n'est ni un registre des équipements ni un logiciel de santé et sécurité au travail. Votre spécialiste tient ce registre.

Fonctionne aujourd'hui: Disponible aujourd'hui dans l'application.
Hors d'Arhivix: Se fait dans votre logiciel de comptabilité, votre ERP, votre banque ou chez un spécialiste. Arhivix garde le document nécessaire à cette étape.

Le même travail dans différents secteurs.

Le rapport de contrôle du chariot élévateur expire ce mois-⁠ci, et seuls une personne et son tableur connaissent la date.

Un équipement sans rapport valide ne doit pas être utilisé : le découvrir au dernier moment, c'est l'arrêt, et les rapports expirent en silence, chacun à une date différente.

rapport_chariot.pdf échéance fixée

Dossier Chariot FL-⁠02
Valable jusqu'au 30/10/2026

Le rappel est arrivé un mois avant l'expiration, le 30/09/2026.

Arhivix aujourd'hui: Le rapport arrive par e-⁠mail de l'organisme de contrôle et se classe selon votre règle, ou il est photographié dans le dossier de la machine, et Arhivix le lit et propose les données. Vous saisissez une fois la date du prochain contrôle dans Échéances, avec un rappel autant de jours à l'avance que vous le souhaitez.

Le lot est défectueux, et la réclamation exige le certificat, le bon de réception et la photo à l'arrivée, tous de la même livraison.

Sans preuves complètes, la réclamation traîne ou échoue, et le coût de la matière défectueuse reste pour vous.

cert_0917_S235.pdf lien envoyé

Fournisseur Acier Négoce SARL
Lot 41872
Livraison 0917 : bon de réception, 3 photos

Journal : lien ouvert le 23/10/2026 à 10:42.

Arhivix aujourd'hui: Tout ce qui vient d'une livraison est dans le dossier du fournisseur, et une recherche par fournisseur, numéro de lot ou date ressort ensemble le certificat, le bon de réception et les photos, car elle lit aussi le texte d'un certificat scanné. Vous envoyez au fournisseur un lien avec une date d'expiration, et le journal montre quand il a été ouvert.

La visite médicale d'un saisonnier expire en pleine saison, et la date dort dans un dossier que personne n'ouvre.

Un employé sans visite valide ne peut pas manipuler les aliments, donc l'équipe a une personne de moins au moment où elle en a le plus besoin.

aptitude_0003.pdf Échéance fixée

Proposition valable jusqu'au 20/07/2027
Accès gérant de l'établissement seulement

Échéances : rappel 30 jours avant l'expiration

Arhivix aujourd'hui: Le certificat de chaque employé est photographié dans le dossier de l'établissement, et Arhivix le lit et propose sa date de validité. Vous saisissez une fois la prochaine visite dans Échéances, et un rappel arrive avant l'expiration.

Les extincteurs et les bouches d'incendie ont chacun leurs dates de contrôle, et le rapport reste chez le prestataire.

Le jour où on les demande, les papiers doivent être présentés, pas fabriqués, et ce qui reste chez le prestataire n'existe pas ce jour-⁠là.

pv_incendie_0412.pdf Classé

Dossier Centre-⁠ville / Sécurité incendie
Prochain contrôle 12/04/2027, dans Échéances

Règle : les e-⁠mails du prestataire arrivent ici

Arhivix aujourd'hui: Un rapport que le prestataire envoie par e-⁠mail est classé par une règle dans le dossier de l'établissement, et un rapport papier se photographie. Vous saisissez les prochains contrôles et la formation des nouveaux employés dans Échéances avec un rappel, et le dossier sécurité incendie de l'établissement est au même endroit.

La licence de transport, le contrôle technique et la police d'assurance de chaque camion expirent à des dates différentes, et seul l'exploitant les a toutes en tête.

Un véhicule avec un document expiré ne peut pas prendre la route, alors le voyage attend ou part avec un autre camion.

controle_2026.pdf Échéance fixée

Contrôle technique expire le 12/11/2026
Police d'assurance expire le 03/02/2027
Leasing 30/06/2027, selon le contrat

Rappel 14 jours avant l'expiration.

Arhivix aujourd'hui: Les documents de chaque véhicule sont dans le dossier de son immatriculation, et vous saisissez une fois une date d'expiration dans Échéances pour qu'un rappel arrive avant. Pour les contrats de leasing et de location, Arhivix lit lui-⁠même la date de fin et fixe une échéance, que vous pouvez modifier, et vous ajoutez le rappel.

Tout commence sans projet.

Connectez la boîte e-⁠mail de l'entreprise ou importez vos dossiers existants, et Arhivix lit tout en arrière-⁠plan.
Le papier du terrain se photographie avec le téléphone ou se scanne ; Arhivix propose le type et les données, et vous confirmez.
Confirmez une fois une règle de boîte e-⁠mail : ensuite, ce type de pièce jointe se classe tout seul, et les cas incertains attendent votre validation.

Pour les petites entreprises

Sans carte bancaire. Forfaits payants à partir de 22 EUR par mois avec facturation annuelle, prix par entreprise.

Le forfait gratuit recherche par nom de fichier ; la recherche dans le contenu et la recherche IA sont incluses dans les forfaits payants.

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Questions fréquemment posées

Pour les certificats et les attestations, il propose la date jusqu'à laquelle ils sont valables. Pour les rapports de contrôle, vous saisissez une fois la prochaine échéance, et le rappel vous prévient.

Non. Il garde les documents et les échéances des équipements, et votre spécialiste ou un logiciel dédié tient le registre des équipements.

Seulement les personnes à qui vous donnez accès au dossier, et chaque ouverture est journalisée.

Vous importez vos dossiers existants ou connectez votre boîte e-mail, et Arhivix indexe tout en arrière-plan. Les forfaits standard ne demandent ni projet de migration ni consultants. Avec un contrat Enterprise, votre archive existante est reprise avec sa logique de dossiers, ses métadonnées et ses durées de conservation.

Absolument. Vous pouvez résilier en un clic depuis les paramètres de votre compte. Vos données restent accessibles jusqu'à la fin de votre période de facturation en cours. Ensuite, votre compte est mis en pause et vous disposez de 30 jours pour exporter vos données.

Vous ne trouvez pas votre réponse ? Écrivez-nous à support@arhivix.com

Envoyez votre premier document. Arhivix l'organise.

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Du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00 CET

Facture_Hansa_118.pdf Transmis

Reçu par e-mail 14:32
Lu, données confirmées
Vérifié sur le terrain et validé
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