Un lieu de travail du secteur achats et factures fournisseurs, sans personne

Achats et factures fournisseurs

La facture attend, et le bon de réception est encore à l'entrepôt.

Arhivix reçoit les factures fournisseurs par e-⁠mail, scanner et téléphone, les lit et propose les champs, signale un doublon possible et garde le bon de réception et le bon de livraison dans le même dossier du fournisseur. Le rapprochement avec le bon de commande et la comptabilisation dans votre ERP sont en développement.

Essayez le forfait gratuit Demander un devis

Sans carte bancaire.

Comment le processus se déroule dans Arhivix.

Chaque étape est signalée : ce qu'Arhivix fait aujourd'hui, ce qui est en développement et ce qui reste dans votre comptabilité, votre ERP ou votre banque.

  1. Bon de commande

    Hors d'Arhivix

    Créé dans votre ERP ou votre logiciel de comptabilité. Quand il arrive par e-mail en PDF, Arhivix le classe dans le dossier du fournisseur.

  2. Bon de réception et bon de livraison

    Fonctionne aujourd'hui

    L'entrepôt photographie ou scanne le papier, qui rejoint le dossier du fournisseur, et dans les forfaits payants la recherche le retrouve aussi par son contenu.

  3. Facture fournisseur

    Fonctionne aujourd'hui

    Elle arrive par e-mail, du scanner ou du téléphone. Arhivix lit le fournisseur, le numéro, le montant et les dates comme une proposition, et vous confirmez.

  4. Doublon possible

    Fonctionne aujourd'hui

    Quand une facture arrive avec le même numéro, le même fournisseur et le même montant, Arhivix la signale, et vous décidez de la suite. Rien n'est supprimé tout seul.

  5. Vérification

    Fonctionne aujourd'hui

    Les documents qu'Arhivix ne peut pas classer avec certitude attendent votre confirmation dans Smart Inbox.

  6. Rapprochement avec le bon de commande et le bon de réception

    En développement

    Vérifier que la facture correspond au bon de commande et à la quantité reçue. Aujourd'hui, les trois documents sont dans le même dossier du fournisseur, donc la vérification se fait à un seul endroit.

  7. Validation selon le montant et comptabilisation dans l'ERP

    En développement

    Les circuits de validation avec seuils de montant et l'envoi vers l'ERP sont en développement. Aujourd'hui, votre comptable saisit la facture dans le logiciel de comptabilité.

  8. Archivage

    Fonctionne aujourd'hui

    La facture, le bon de réception et le bon de livraison restent ensemble, avec l'historique des versions et un journal de chaque ouverture.

Fonctionne aujourd'hui
Disponible aujourd'hui dans l'application.
En développement
Nous le développons. Il ne fait pas encore partie de l'offre, et nous ne le vendons pas comme terminé.
Hors d'Arhivix
Se fait dans votre logiciel de comptabilité, votre ERP, votre banque ou chez un spécialiste. Arhivix garde le document nécessaire à cette étape.

Le même travail dans différents secteurs.

Un client envoie les factures par e-⁠mail, les photos par WhatsApp, et apporte le reste dans une enveloppe le dernier jour.

Le tri se prend sur vos heures, pas sur celles du client, et chaque mois repart de zéro.

scan_facture_118.pdf Lu
  • Client Hansa Facilities BV
  • Dossier Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Proposition facture d'achat, Acier Négoce
Courrier et scans arrivent dans le même dossier client.
Arhivix aujourd'hui
Le client photographie le papier avec son téléphone dans un dossier partagé avec votre cabinet, et le courrier envoyé à la boîte e-⁠mail de votre cabinet se classe par client selon une règle. Arhivix lit chaque document et propose le type et les données, que vous confirmez.

La même facture arrive par e-⁠mail, sur papier et en photo de téléphone, et elle est comptabilisée deux fois.

Une double écriture ou un double paiement, puis une correction qui coûte plus que l'écriture elle-⁠même.

fact_2291.pdf Doublon possible
  • Numéro de facture 2291
  • Fournisseur Acier Négoce
  • Montant 1 240,00 EUR
Même numéro, même fournisseur et même montant que le scan. Vous décidez.
Arhivix aujourd'hui
Arhivix repère un doublon possible par numéro de facture, fournisseur et montant, ou par fichier identique, et vous le signale, et vous décidez s'il s'agit du même document.

La facture du fournisseur est bloquée, parce que personne ne trouve le bon de réception ni le certificat.

Sans preuve de réception, la facture ne part pas au paiement : soit vous payez le fournisseur en retard, soit vous payez une marchandise que personne n'a vérifiée.

bon_reception_0917.jpg classé
  • Dossier Acier Négoce SARL
  • Proposition bon de réception 0917, 16/10/2026
  • Notifié achats
La recherche Acier Négoce octobre ressort le bon, le certificat et la facture.
Arhivix aujourd'hui
L'entrepôt photographie le bon de réception et le certificat dans le dossier du fournisseur, et Arhivix les lit et propose le numéro et la date. Un ping prévient les achats, qui trouvent les deux papiers et la facture en une recherche.

Le bon de livraison reste en cuisine, et votre comptable attend.

La comptabilité prend du retard, le gérant ramasse les papiers de chaque établissement en fin de mois, et un bon perdu ne justifie plus la facture.

bon_livraison_0388.jpg Confirmé
  • Dossier Centre-⁠ville / Bons de livraison
  • Proposition bon de livraison 0388, Boulangerie Le Grain
Partagé avec votre comptable par une règle
Arhivix aujourd'hui
Le chef d'équipe photographie le bon de livraison dans le dossier de l'établissement, Arhivix propose son numéro et le fournisseur, et une automatisation le partage avec votre comptable. Les factures de la boîte e-⁠mail de l'établissement sont classées par une règle et partagées de la même façon.

Le béton est arrivé sur le chantier, le bon de livraison est reparti avec la toupie, et la facture du fournisseur attend déjà.

La facture est payée sans quantité confirmée, ou elle attend que quelqu'un retrouve le bon, et personne ne peut prouver une livraison incomplète.

BL_0412.pdf Photographié
  • Fournisseur Hansa Facilities BV
  • Dossier Bâtiment B / Bons de livraison
  • Reçu 14/10, 07:40
Avec la facture : Hansa bons de livraison octobre.
Arhivix aujourd'hui
Le chef de chantier photographie le bon de livraison dans le dossier du projet avant que la toupie reparte. Celui qui vérifie la facture du fournisseur retrouve chaque bon de ce fournisseur en une recherche.

Tout commence sans projet.

  1. Connectez la boîte e-⁠mail de l'entreprise ou importez vos dossiers existants, et Arhivix lit tout en arrière-⁠plan.

  2. Le papier du terrain se photographie avec le téléphone ou se scanne ; Arhivix propose le type et les données, et vous confirmez.

  3. Confirmez une fois une règle de boîte e-⁠mail : ensuite, ce type de pièce jointe se classe tout seul, et les cas incertains attendent votre validation.

Pour les petites entreprises

Sans carte bancaire. Forfaits payants à partir de 22 EUR par mois avec facturation annuelle, prix par entreprise.

Le forfait gratuit recherche par nom de fichier ; la recherche dans le contenu et la recherche IA sont incluses dans les forfaits payants.

Essayez le forfait gratuit

Au-delà de 20 comptes et pour les cabinets

Un échange sur vos flux, la migration et les logiciels que vous utilisez. Nous répondons sous un jour ouvré.

Demander un devis

Tarifs publics, par entreprise

Le forfait Arhivix Lite est gratuit et sans carte bancaire. Les forfaits payants commencent à 22 EUR par mois avec facturation annuelle, et même le plus petit inclut 5 comptes utilisateurs, sans tarif par utilisateur. Au-delà de 20 comptes, nous préparons un devis sur mesure.

Consultez les offres et les tarifs

Questions fréquemment posées

Pas encore. Le rapprochement avec le bon de commande et le bon de réception est en développement. Aujourd'hui, Arhivix garde les trois documents d'un même fournisseur dans le même dossier et lit leurs champs, donc la vérification se fait à un seul endroit, et non dans cinq boîtes e-mail.

Quand le numéro, le fournisseur et le montant correspondent, Arhivix la signale comme doublon possible, et vous décidez s'il s'agit de la même facture. Arhivix ne supprime rien tout seul.

Pas encore. Les connexions aux ERP et aux logiciels de comptabilité sont en développement, et les connexions sur mesure se réalisent dans le cadre d'un contrat Enterprise. Aujourd'hui, votre comptable saisit les factures dans le logiciel de comptabilité.

Vous importez vos dossiers existants ou connectez votre boîte e-mail, et Arhivix indexe tout en arrière-plan. Les forfaits standard ne demandent ni projet de migration ni consultants. Avec un contrat Enterprise, votre archive existante est reprise avec sa logique de dossiers, ses métadonnées et ses durées de conservation.

Absolument. Vous pouvez résilier en un clic depuis les paramètres de votre compte. Vos données restent accessibles jusqu'à la fin de votre période de facturation en cours. Ensuite, votre compte est mis en pause et vous disposez de 30 jours pour exporter vos données.

Vous ne trouvez pas votre réponse ? Écrivez-nous à support@arhivix.com

Envoyez votre premier document. Arhivix l'organise.

Essayez le forfait gratuit Demander un devis

Sans engagement, sans carte bancaire.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Vérifiez le numéro d'enregistrement dans le registre public des entreprises APR (s'ouvre dans une nouvelle fenêtre) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrade

Du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00 CET

Facture_Hansa_118.pdf Transmis
  • Reçu par e-mail 14:32
  • Lu, données confirmées
  • Vérifié sur le terrain et validé
  • Transmis à votre comptable et à votre logiciel

Ensuite : votre premier document

Vidéo : Pexels (Karola G, Kaboompics), licence Pexels.