Combien de temps perdez-vous en travail documentaire manuel ?
L'employe de bureau moyen passe 40 % de son temps de travail sur des taches liees aux documents : nommer, trier, envoyer pour approbation, archiver, rechercher. La plupart de ces taches sont repetitives et peuvent etre automatisees.
L'automatisation documentaire ne signifie pas remplacer les gens par des machines -- cela signifie liberer les gens du travail fastidieux pour qu'ils puissent se concentrer sur les taches qui necessitent reellement l'intelligence humaine.
Que peut-on automatiser ?
1. Nommage automatique des fichiers
Au lieu que chaque employe nomme les fichiers comme bon lui semble, un DMS peut automatiquement nommer les documents selon des regles predefinies :
- Facture televersee ->
2026-02-14_facture_client-ABC_001.pdf - Contrat numerise ->
2026-02-14_contrat_fournisseur-XYZ.pdf
L'IA reconnait le type de document et extrait automatiquement les donnees cles (date, nom du client, montant).
2. Categorisation automatique
Lorsque vous televersez un document, l'IA l'analyse et le place automatiquement dans le dossier approprie :
- Facture -> Finances / Factures / 2026 / Fevrier
- Contrat de travail -> RH / Contrats / Actifs
- Bon de livraison -> Logistique / Bons de livraison / 2026
Plus besoin de deplacer manuellement les fichiers depuis le dossier Telechargements.
3. Flux d'approbation
De nombreux documents necessitent une approbation avant d'etre finalises : propositions, contrats, bons de commande. Un flux automatise :
- L'employe cree/televerse un document
- Le systeme l'envoie automatiquement au responsable pour approbation
- Le responsable approuve ou renvoie pour revision (un clic)
- Le document est automatiquement signe et archive
- Toutes les personnes concernees recoivent une notification
Plus de "Envoyez-moi le document par e-mail pour que je le signe" -- tout se passe dans le systeme.
4. Archivage automatique
Les documents de plus de X mois passent automatiquement des dossiers actifs aux dossiers d'archives. Les documents dont la duree de conservation legale est depassee sont automatiquement signales pour suppression.
5. Notifications automatiques
Un DMS peut automatiquement vous notifier lorsque :
- Un contrat expire dans 30 jours -- il est temps de renouveler
- Une facture n'a pas ete payee depuis 15 jours -- il est temps d'envoyer un rappel
- Un document attend une approbation depuis plus de 3 jours -- escalade
- Une duree de conservation expire -- verifier avant suppression
ROI de l'automatisation documentaire
| Tache | Manuel (mensuel) | Automatise | Economies |
|---|---|---|---|
| Nommage et tri | ~15 heures | 0 heures | 15 heures |
| Recherche de documents | ~20 heures | ~1 heure | 19 heures |
| Flux d'approbation | ~10 heures | ~1 heure | 9 heures |
| Archivage | ~5 heures | 0 heures | 5 heures |
| Total | 50 heures | 2 heures | 48 heures |
Pour une entreprise de 10 employes, cela represente 480 heures par mois -- soit 3 postes a temps plein.
Comment demarrer avec l'automatisation
- Identifiez les taches repetitives -- que fait votre equipe chaque jour avec les documents ?
- Definissez les regles -- comment les documents doivent-ils etre nommes, tries, approuves ?
- Choisissez un DMS avec automatisation -- tous les DMS n'ont pas ces fonctionnalites
- Commencez par un processus -- par ex., la categorisation automatique des factures
- Etendez progressivement -- ajoutez des flux, des notifications, de l'archivage
Conclusion
L'automatisation documentaire n'est pas l'avenir -- c'est le standard que vos concurrents utilisent deja. Chaque heure que vos employes passent a nommer, trier et chercher manuellement des documents est une heure qu'ils pourraient consacrer a un travail qui cree reellement de la valeur.
Arhivix automatise 90 % du travail documentaire manuel des le premier jour -- televersez un document et l'IA s'occupe du reste.
