La numerisation : bien plus qu'une simple numerisation
Beaucoup pensent que numerisation = scan. Mais le scan n'est que la premiere etape. Le veritable objectif de la numerisation est de rendre un document papier interrogeable, organise et conserve de maniere permanente sous forme numerique.
Sans traitement OCR, un document numerise n'est qu'une image -- vous ne pouvez pas rechercher le texte, copier le contenu ou extraire automatiquement des donnees.
OCR : la technologie qui lit les documents
L'OCR (reconnaissance optique de caracteres) est une technologie qui convertit les images de texte en texte reel et interrogeable. Les systemes OCR modernes, en particulier ceux bases sur l'IA, atteignent une precision de 99 %+ meme sur des documents de mauvaise qualite.
Ce que l'OCR peut reconnaitre :
- Texte imprime en anglais, allemand, serbe et autres langues
- Tableaux et donnees structurees
- Tampons et signatures (comme images, pas comme texte)
- Differentes polices et tailles de texte
- Texte sur des documents pivotes ou inclines
Quel format utiliser pour le stockage ?
Le choix du bon format est crucial pour la conservation a long terme :
| Format | Avantages | Ideal pour |
|---|---|---|
| PDF/A | Norme ISO pour l'archivage, autonome | Conservation a long terme, documents juridiques |
| Universellement compatible | Utilisation quotidienne | |
| TIFF | Qualite sans perte, prend en charge les fichiers multi-pages | Numerisation d'archives de haute qualite |
Recommandation : Utilisez le PDF/A pour tous les documents commerciaux devant etre conserves plus de 5 ans.
Aspects juridiques de la numerisation des documents
Dans l'UE et de nombreuses juridictions a travers le monde :
- Les documents numerises peuvent avoir la meme validite juridique que les originaux, sous certaines conditions
- Le processus de numerisation doit etre documente
- L'integrite du document numerise doit etre assuree (preuve qu'il n'a pas ete modifie)
- Un sceau ou une signature electronique qualifie(e) peut etre requis(e) pour certaines categories de documents
- Les originaux papier peuvent etre detruits apres numerisation, sauf si la loi l'exige autrement
Comment organiser le processus de numerisation
Phase 1 : Preparation (1 a 2 semaines)
- Creer un inventaire de tous les documents papier
- Definir les priorites (les documents les plus frequemment utilises en premier)
- Definir la structure des dossiers et les conventions de nommage
- Choisir un DMS (Arhivix ou autre)
Phase 2 : Numerisation (2 a 4 semaines pour une entreprise moyenne)
- Numeriser par lots par categorie
- Utiliser un scanner ADF pour la numerisation en masse
- Verifier la qualite des scans
- Appliquer l'OCR a chaque document
Phase 3 : Organisation et verification (1 semaine)
- Verifier que tous les documents sont correctement categorises
- Tester la recherche -- pouvez-vous trouver les documents ?
- Configurer les controles d'acces
- Creer une strategie de sauvegarde
Combien coute la numerisation ?
Les couts dependent du volume :
- En autonomie : scanner (200 a 1 000 EUR) + abonnement DMS + votre temps
- Service de numerisation professionnel : 0,05 a 0,15 EUR par page (pour les grands volumes)
- Service complet : numerisation + organisation + configuration DMS : depend du volume
Conclusion
La numerisation des documents est un investissement qui se rentabilise plusieurs fois. Moins d'espace, une recherche plus rapide, une meilleure securite et la conformite reglementaire.
Avec Arhivix, les documents numerises deviennent instantanement interrogeables grace a l'IA -- televersez un document numerise et trouvez-le en quelques secondes, sans etiquetage manuel.
