Pourquoi passer au sans papier ?
Le bureau moyen utilise 10 000 feuilles de papier par employe par an. Pour une entreprise de 20 personnes, cela represente 200 000 feuilles -- soit environ 24 arbres. Mais le probleme n'est pas seulement environnemental.
Les documents papier :
- Occupent de l'espace physique qui coute de l'argent (loyer, etageres, stockage)
- Ne sont pas interrogeables -- vous devez les trouver manuellement
- Peuvent etre endommages (eau, feu, humidite)
- Sont difficiles a partager avec les equipes a distance
- Ralentissent les processus -- imprimer, signer, envoyer, classer
Etape 1 : Auditez vos documents existants
Avant de commencer a numeriser, vous devez savoir ce que vous avez. Creez un inventaire :
- Quels types de documents existent (contrats, factures, rapports...) ?
- Combien y en a-t-il au total ?
- Quelles sont les durees de conservation legales ?
- Lesquels sont actifs et lesquels sont pour les archives ?
Cela vous aide a prioriser -- commencez par les documents les plus frequemment utilises.
Etape 2 : Choisissez le bon DMS
Un systeme de gestion documentaire est le coeur d'un bureau sans papier. Lors du choix, faites attention a :
- Capacites OCR -- peut-il reconnaitre le texte des documents numerises ?
- Recherche -- supporte-t-il la recherche plein texte ?
- Securite -- chiffrement, controle d'acces, sauvegarde ?
- Evolutivite -- grandit-il avec votre entreprise ?
- Integrations -- fonctionne-t-il avec vos outils existants ?
Etape 3 : Numerisez la documentation existante
La numerisation est la partie la plus laborieuse du processus, mais une fois terminee -- c'est fait pour toujours. Conseils :
- Utilisez un scanner avec chargeur automatique de documents (ADF) pour la numerisation en masse
- Numerisez au format PDF/A -- la norme pour la conservation a long terme
- Utilisez l'OCR pour rendre les documents interrogeables
- Nommez les fichiers de maniere coherente (date_type_description)
- Organisez dans une structure de dossiers claire
Pour les grands volumes, envisagez des services de numerisation professionnels.
Etape 4 : Etablissez des flux de travail numeriques
Un bureau sans papier ne consiste pas seulement a numeriser d'anciens documents -- il s'agit de changer votre facon de travailler :
- Signatures electroniques au lieu d'imprimer-signer-numeriser
- Formulaires numeriques au lieu de formulaires papier
- E-mail/DMS pour les approbations au lieu de la signature physique
- Factures electroniques via les systemes de facturation electronique
- Stockage cloud au lieu d'archives physiques
Etape 5 : Formez votre equipe
La technologie est inutile si les gens ne l'utilisent pas. La formation doit etre :
- Courte et pratique -- concentree sur les taches quotidiennes
- Repetee -- pas seulement une fois au debut
- Soutenue par la direction -- si le patron imprime toujours, personne ne changera
Economies du passage au sans papier
| Categorie | Economies annuelles (entreprise de 20 personnes) |
|---|---|
| Papier et toner | ~2 000 EUR |
| Espace de stockage physique | ~3 000 EUR |
| Temps passe a chercher des documents | ~500+ heures |
| Expedition/livraison de documents | ~1 000 EUR |
Conclusion
Passer au sans papier est un processus, pas un evenement ponctuel. Mais chaque etape apporte des economies mesurables en temps, en argent et en espace.
Commencez avec Arhivix -- mettez en place un systeme de gestion documentaire numerique en moins d'une journee et commencez a economiser des la premiere minute.
