Obligation legale de designer une personne responsable
Selon l'article 9 de la Loi sur les materiaux d'archives et les activites archivistiques ("Journal officiel RS", n. 6/2020), chaque createur et detenteur de materiel documentaire est tenu de designer une personne responsable de la protection du materiel documentaire et des materiaux d'archives.
Ce n'est pas optionnel -- c'est une obligation legale pour toutes les entreprises, entrepreneurs, institutions et organisations en Serbie.
Qui peut etre la personne responsable ?
La loi ne prescrit pas de qualifications specifiques, mais en pratique c'est generalement :
- Le directeur ou le proprietaire -- le plus courant dans les petites entreprises
- Un employe administratif -- secretaire, responsable de bureau
- Le juriste de l'entreprise -- si l'entreprise en dispose
- Un employe d'archives -- dans les grandes entreprises
- Le comptable -- courant en pratique, bien que pas ideal car il a deja de nombreuses responsabilites
Il est important que ce soit une personne salariee de l'entreprise -- il ne peut s'agir d'un prestataire externe (sauf dans les cas de services d'archivage externalises).
Quelles sont les fonctions de la personne responsable ?
1. Tenue du livre d'archives
Remplissage correct du livre d'archives tout au long de l'annee et soumission aux archives competentes avant le 30 avril.
2. Application de la liste des categories
Classification correcte de la documentation selon la liste des categories de materiel documentaire adoptee.
3. Stockage des documents
Assurer des conditions de stockage adequates -- salle appropriee, temperature, protection contre l'humidite et l'incendie.
4. Procedure de destruction
Preparation des listes de documentation a detruire, soumission des demandes d'approbation aux archives, conduite de la procedure de destruction.
5. Communication avec les archives competentes
Contact avec les archives territorialement competentes -- soumission des livres d'archives, obtention des approbations, reponse aux demandes.
6. Preparation aux inspections
Maintenir tous les documents et registres prets pour tout audit eventuel de l'inspection archivistique.
Comment designer formellement la personne responsable
La designation se fait par une decision interne ou une resolution signee par le directeur ou la personne autorisee. Le document doit contenir :
- Nom complet de la personne designee
- Poste/fonction
- Date de designation
- Description des fonctions
- Base legale (article 9 de la Loi)
- Signature du directeur et cachet de l'entreprise
Cette decision est conservee de facon permanente et presentee a l'inspection archivistique sur demande.
Que se passe-t-il si l'entreprise n'a pas designe de personne responsable ?
L'absence de personne responsable designee constitue une infraction a la Loi. Les sanctions sont les memes que pour les autres infractions archivistiques :
- Personnes morales : 50 000 -- 2 000 000 RSD
- Personnes responsables : 5 000 -- 150 000 RSD
Conseils pratiques
- Designez quelqu'un qui a le temps -- c'est une obligation reelle avec des taches concretes, pas une simple formalite
- Fournissez une formation -- les archives competentes organisent souvent des formations gratuites pour les personnes responsables
- Utilisez un logiciel -- un systeme DMS reduit considerablement la charge de travail de la personne responsable
- Prevoyez un remplacant -- si la personne responsable quitte l'entreprise, designez-en immediatement une nouvelle
Conclusion
Designer une personne responsable de la protection du materiel documentaire est l'une des premieres obligations de chaque entreprise au titre de la Loi sur les archives. Cette personne est le pilier de l'ensemble du systeme de gestion documentaire.
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