Pourquoi les entreprises utilisent Google Drive
Google Drive est populaire car il est gratuit (jusqu'a 15 Go), simple et integre a Gmail. Pour les petites equipes partageant des presentations et des feuilles de calcul, il est parfaitement adequat.
Mais lorsque votre entreprise grandit, lorsque des exigences reglementaires apparaissent, lorsque les documents deviennent essentiels aux operations -- Google Drive montre ses limites.
7 raisons pour lesquelles Google Drive ne peut pas remplacer un DMS
1. Pas de controle de version pour les PDF et documents numerises
Google Drive dispose du versionnage pour Google Docs, Sheets et Slides. Mais pour les PDF, fichiers Word, feuilles Excel et documents numerises -- qui representent 90 % de la documentation commerciale -- il n'y a pas de versionnage. Si quelqu'un supprime ou ecrase accidentellement un fichier, l'original est perdu.
2. La recherche ne comprend pas le contenu des PDF
Google Drive peut rechercher du texte dans les documents Google, mais pour les fichiers PDF, la recherche ne fonctionne que sur les noms de fichiers. Les documents numerises sont totalement non interrogeables. Un DMS avec OCR et recherche IA trouve les documents par leur contenu, meme dans les scans.
3. Pas de durees de conservation
Google Drive ne sait pas qu'une facture doit etre conservee 7 ans ou qu'un contrat de travail doit etre conserve 6 ans apres la fin du contrat. Un DMS suit automatiquement les durees de conservation legales et vous alerte avant l'expiration.
4. Le controle d'acces granulaire est limite
Google Drive permet le partage par dossier ou fichier, mais pour les grandes equipes, cela devient rapidement impraticable. Un DMS dispose d'un controle d'acces base sur les roles (RBAC) -- definissez des roles (comptable, directeur, chauffeur) et chaque role obtient automatiquement l'acces aux documents appropries.
5. Pas de piste d'audit
Qui a ouvert le document ? Qui l'a modifie ? Quand ? Google Drive conserve un historique basique mais ne fournit pas la piste d'audit detaillee requise pour les controles fiscaux et les inspections reglementaires. Un DMS enregistre chaque action.
6. Pas de signature electronique
Google Drive n'a pas de fonction integree pour la signature electronique qualifiee. Vous devez utiliser un outil tiers (DocuSign, Adobe Sign) et transferer manuellement les fichiers. Un DMS comme Arhivix integre la signature electronique -- signez les documents sans quitter le systeme.
7. Pas de categorisation automatique
Sur Google Drive, l'organisation est 100 % manuelle -- vous creez des dossiers, vous deplacez des fichiers, vous nommez des documents. Un DMS avec IA categorise automatiquement les documents au moment du televersement.
Comparaison detaillee
| Fonctionnalite | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| Recherche dans le contenu PDF | Limitee | Recherche IA + OCR |
| Documents numerises | Non interrogeables | OCR -> interrogeables |
| Versionnage PDF | Non | Oui -- historique complet |
| Durees de conservation | Non | Suivi automatique |
| Signature electronique | Non (tiers) | QES integree + horodatage |
| Categorisation automatique | Non | Categorisation IA |
| Piste d'audit | Basique | Journal d'audit detaille |
| Conformite reglementaire | Partielle | Complete (GDPR, eIDAS) |
| Prix (10 utilisateurs) | ~70 EUR/mois (Business) | A partir de 25 EUR/mois |
Quand Google Drive suffit-il ?
Google Drive convient parfaitement si :
- Vous avez moins de 5 employes
- Vous ne travaillez pas avec des documents reglementes (factures, contrats, bons de livraison)
- Vous n'avez pas besoin de signatures electroniques
- Les documents ne sont pas essentiels a vos operations
Pour tous les autres -- un DMS est indispensable.
Comment migrer de Google Drive vers un DMS
La transition est plus simple que vous ne le pensez :
- Exportez tous les fichiers de Google Drive (Google Takeout ou synchronisation)
- Importez dans Arhivix -- televersement en masse avec categorisation automatique
- La recherche IA indexe immediatement tous les documents
- Configurez les acces -- definissez qui peut voir quoi
- Annulez Google Workspace (ou conservez-le juste pour l'e-mail)
Conclusion
Google Drive est ideal pour partager des photos de vacances. Mais pour les documents commerciaux avec des exigences legales de conservation, qui necessitent des signatures et doivent etre interrogeables -- vous avez besoin d'un veritable DMS.
Passez a Arhivix et arretez d'utiliser un outil de fichiers personnel pour les affaires serieuses.
