Pourquoi les durees de conservation des documents sont importantes
Chaque entreprise est legalement tenue de conserver certains documents pendant un nombre specifique d'annees. Detruire des documents trop tot peut entrainer des amendes, des echecs d'audit et une perte de protection juridique. D'un autre cote, tout conserver indefiniment cree un encombrement et des couts inutiles.
Connaitre les durees de conservation exactes vous aide a :
- Rester en conformite legale
- Automatiser la suppression/l'archivage des anciens documents
- Economiser de l'espace de stockage (physique et numerique)
- Etre prepare aux controles fiscaux et aux inspections
Calendrier de conservation des documents
Documents financiers
| Type de document | Duree de conservation | Base juridique |
|---|---|---|
| Etats financiers annuels | Permanent | Loi sur les societes / GAAP |
| Grand livre et journaux | 7 ans | Reglementations fiscales |
| Factures de vente et d'achat | 7 ans | TVA / Code fiscal |
| Releves bancaires | 7 ans | Reglementations fiscales |
| Declarations de TVA | 7 ans | Loi TVA |
| Declarations d'impot sur les societes | 7 ans | Code fiscal |
| Notes de frais | 7 ans | Reglementations fiscales |
| Documents de paie | 7 ans | Droit du travail |
Dossiers du personnel
| Type de document | Duree de conservation | Base juridique |
|---|---|---|
| Contrats de travail | 6 ans apres la fin du contrat | Droit du travail |
| Dossiers de retraite | Permanent | Reglementations de retraite |
| Fiches de presence | 3 ans | Directive sur le temps de travail |
| Dossiers sante et securite | 40 ans | Reglementations SST |
| Dossiers de formation | Duree de l'emploi + 3 ans | Bonnes pratiques |
Documents commerciaux et juridiques
| Type de document | Duree de conservation | Base juridique |
|---|---|---|
| Statuts constitutifs | Permanent | Loi sur les societes |
| Contrats clients/fournisseurs | 6 ans apres expiration | Loi de prescription |
| Bons de livraison | 6 ans | Loi sur la vente de biens |
| Bons de commande | 6 ans | Droit commercial |
| Permis de construire | Permanent | Reglementations d'urbanisme |
| Polices d'assurance | Permanent (tant qu'active + 6 ans) | Droit des assurances |
Que se passe-t-il si vous detruisez des documents trop tot ?
Les consequences peuvent etre severes :
- Sanctions fiscales -- l'administration fiscale peut imposer des amendes et estimer votre base imposable
- Incapacite de prouver votre position devant un tribunal ou lors d'un audit
- Perte de deductions fiscales -- pas de facture signifie pas de recuperation de TVA
- Sanctions reglementaires -- les regulateurs sectoriels peuvent prendre des mesures
Comment automatiser les durees de conservation
Le suivi manuel des durees de conservation pour des milliers de documents est une tache impossible. Un DMS comme Arhivix peut :
- Attribuer automatiquement des durees de conservation en fonction du type de document
- Envoyer des alertes avant l'expiration d'une duree de conservation
- Suggerer l'archivage ou la suppression des documents dont la duree de conservation est depassee
- Generer des rapports sur les documents par duree de conservation
- Empecher la suppression prematuree en verrouillant les documents
Stockage numerique vs papier
Dans la plupart des juridictions, les copies numeriques ont desormais la meme validite juridique que les originaux papier, a condition de respecter certaines exigences (integrite, authenticite, lisibilite). Cela signifie que vous pouvez :
- Numeriser les documents papier et les stocker numeriquement
- Detruire les originaux papier apres numerisation (en suivant la procedure appropriee)
- Utiliser des factures electroniques au lieu de papier
Le stockage numerique n'est pas seulement legal -- il est moins couteux, plus securise et plus pratique.
Conclusion
Les durees de conservation ne sont pas facultatives -- c'est une exigence legale. Supprimer trop tot entraine des amendes ; conserver trop longtemps coute en espace et en ressources.
Arhivix suit automatiquement les durees de conservation de chaque document et vous avertit lorsqu'il est temps d'archiver ou de supprimer. Vous n'avez plus jamais a suivre manuellement les echeances.
