Combien de temps devez-vous conserver les bons de livraison electroniques ?
| Type d'entite | Duree de conservation |
|---|---|
| Secteur public | De facon permanente |
| Secteur prive | Minimum 10 ans a compter de la date d'emission |
Que devez-vous exactement conserver ?
- Bons de livraison electroniques -- tous ceux envoyes et recus
- Bons de reception electroniques -- toutes les confirmations
- Versions papier avec hologramme -- si utilisees lors de pannes
- Piste d'audit -- qui a cree, modifie, confirme
- Pieces jointes -- photos, CMR, certificats de qualite
Ou sont stockes les bons de livraison electroniques ?
1. Systeme central (portail)
Le portail stocke tous les bons de facon centralisee, mais se fier uniquement a celui-ci est risque -- la loi place la responsabilite sur VOUS.
2. Votre propre systeme (obligatoire)
Vous devez avoir votre propre copie. Options : DMS (recommande), archive ERP ou systeme de fichiers.
Pourquoi un DMS pour l'archivage ?
- Classification automatique -- par destinataire, date, type de marchandise
- Conservation garantie -- empeche la suppression accidentelle
- Integrite documentaire -- valeurs de hachage, signatures numeriques, piste d'audit
- Liaison croisee -- connecte les bons de livraison aux factures, bons de reception, contrats
Ce que les inspecteurs verifient
- Avez-vous tous les bons de livraison ?
- Sont-ils consultables ?
- Sont-ils non modifies ?
- Avez-vous une piste d'audit ?
- Avez-vous des sauvegardes ?
Checklist d'archivage
- DMS ou ERP avec archivage long terme
- Synchronisation automatique avec le portail des bons de livraison electroniques
- Sauvegarde hors site (cloud ou physique)
- Durees de conservation configurees (10 ans / permanent)
- Protection contre la suppression (verrouillage de conservation)
- Recherche par destinataire, date, type de marchandise
- Piste d'audit activee
- Liaison avec les factures electroniques et les bons de reception
Conclusion
L'archivage des bons de livraison electroniques n'est pas optionnel -- c'est une obligation legale de 10 ans. Ne vous fiez pas uniquement au portail gouvernemental.
Arhivix archive automatiquement tous les bons de livraison electroniques pendant plus de 10 ans, avec recherche complete, piste d'audit et protection contre la suppression. Toujours pret pour les controles.
