Pourquoi vous ne pouvez pas simplement jeter des documents
De nombreuses entreprises en Serbie accumulent de la documentation pendant des annees puis decident un jour de "nettoyer les archives." Elles jettent de vieux classeurs, suppriment des fichiers et vident les locaux de stockage. Le probleme ? C'est illegal.
Selon la Loi sur les materiaux d'archives et les activites archivistiques, aucune personne morale ne peut detruire de la documentation sans l'approbation ecrite prealable des archives competentes. Meme lorsque la duree de conservation a expire.
Base legale
L'article 14 de la Loi ("Journal officiel RS", n. 6/2020) stipule clairement :
"Le createur et le detenteur ne peuvent detruire le materiel documentaire sans l'approbation prealable des archives competentes."
Les archives competentes ont le droit de selectionner des documents a valeur historique, culturelle ou scientifique permanente parmi le materiel propose a la destruction.
Procedure de destruction -- etape par etape
Etape 1 : identifier la documentation dont la duree de conservation a expire
Sur la base de votre liste des categories de materiel documentaire et de votre livre d'archives, identifiez toute la documentation dont la duree de conservation prescrite a expire.
Etape 2 : preparer une liste de destruction
Creez une liste detaillee de la documentation proposee a la destruction contenant :
- Numero d'ordre du livre d'archives
- Marque de classification
- Description de la documentation
- Annee de creation
- Duree de conservation et date d'expiration
- Quantite (classeurs, boites, Mo)
Etape 3 : soumettre la demande aux archives competentes
Envoyez la liste accompagnee d'une demande d'approbation. Les archives peuvent :
- Approuver la destruction integralement
- Selectionner des documents a valeur permanente (qui sont transferes aux archives)
- Demander des informations complementaires
Etape 4 : attendre l'approbation ecrite
Ne detruisez rien avant d'avoir recu un acte d'approbation officiel. Le delai de reponse des archives peut varier.
Etape 5 : detruire la documentation
Apres reception de l'approbation, detruisez la documentation de maniere securisee :
- Documentation papier : broyage industriel, incineration
- Documentation electronique : suppression definitive de tous les supports de stockage, destruction des disques
Etape 6 : creer un proces-verbal
Preparez un proces-verbal de destruction signe par une commission (minimum 2-3 membres). Conservez ce proces-verbal de facon permanente comme preuve que la procedure a ete menee legalement.
Erreurs les plus courantes
- Destruction sans approbation -- l'erreur la plus grave et la plus frequente. Amendes jusqu'a 2 millions de RSD
- Destruction avant expiration de la duree de conservation -- verifiez les periodes exactes pour chaque type de document
- Pas de proces-verbal de destruction -- sans proces-verbal, vous n'avez aucune preuve que la destruction a ete menee legalement
- Destruction selective -- vous ne pouvez pas choisir "quelles factures supprimer" -- c'est la categorie entiere pour une annee donnee qui est detruite
- Suppression de documents electroniques sans procedure -- les memes regles s'appliquent aux fichiers numeriques qu'aux documents papier
Durees de conservation -- rappel
| Type de document | Periode minimale |
|---|---|
| Documentation de fondation | Permanente (non detruite) |
| Documentation RH | Permanente |
| Etats financiers | Permanente |
| Factures (assujettis a la TVA) | 10 ans |
| Documents comptables | 5 ans |
| Documentation fiscale | 5 ans |
| Documentation SST | 40 ans |
| Correspondance generale | 2 ans |
Conclusion
Detruire de la documentation en Serbie n'est pas "jeter du vieux papier" -- c'est une procedure formelle avec un cadre juridique clair. Respectez les delais, demandez l'approbation, conservez les proces-verbaux.
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