E-Mail-Anhänge automatisch speichern: Outlook, Gmail, Power Automate und Zapier

Weder Outlook noch Gmail speichert Anhänge von sich aus in einem Ordner: Outlook-Regeln verschieben Nachrichten zum Beispiel in andere Ordner, ändern ihre Wichtigkeit, kennzeichnen sie zur Nachverfolgung, leiten sie weiter oder löschen sie, und Gmail-Filter versehen E-Mails mit Labels, archivieren, löschen, markieren oder leiten sie weiter. Damit die Dateien ohne Handarbeit in OneDrive, SharePoint oder Google Drive landen, brauchen Sie einen Flow in Power Automate, ein Google Apps Script oder Add-on oder einen Automatisierungsdienst wie Zapier. Jeder dieser Wege kann die Aufgabe übernehmen, und jeden sollten Sie auf doppelte Dateien, Signaturbilder und unbemerkt stehengebliebene Abläufe testen.

Was Outlook ohne Zusatzwerkzeug kann und was nicht

Die Anleitung von Microsoft zu Regeln gilt für das neue Outlook, das klassische Outlook und Outlook im Web. Keine der dort beschriebenen Aktionen speichert einen Anhang als Datei auf Ihrem Rechner, in OneDrive oder in SharePoint.

• Neues Outlook für Windows: Im Funktionsvergleich führt Microsoft Regeln als „Teilweise verfügbar“ und VBA-Makros sowie COM-Add-Ins als „Nicht unterstützt“. Regeln für Konten von Gmail, Yahoo und iCloud unterstützt das neue Outlook derzeit nicht, und manche im klassischen Outlook erstellten clientseitigen Regeln kann es nicht verarbeiten.
• Klassisches Outlook: Regeln mit benutzerdefinierten Aktionen stammen aus Add-Ins, die Drittanbieter als .dll-Dateien schreiben; Microsoft selbst stellt solche Add-Ins nicht bereit. Eine solche Regel läuft nur auf dem Computer, auf dem die Regel installiert ist, und nur, solange Outlook dort läuft.

Auf die häufige Frage, ob Outlook Anhänge eines bestimmten Absenders ohne Skript automatisch in einem Ordner speichern kann, lautet die Antwort also: nicht mit einer eingebauten Regel. Mit Skript bleibt ein VBA-Makro im klassischen Outlook, das eine Anlage mit der Methode SaveAsFile in einem angegebenen Pfad speichert; ohne Skript bleiben ein Add-In eines Drittanbieters auf einem Rechner, der eingeschaltet bleibt, oder ein Clouddienst, der das Postfach überwacht.

Power Automate: von Outlook nach OneDrive oder SharePoint

Für Postfächer in Microsoft 365 bietet Microsoft mit Power Automate einen eigenen Weg. Die drei beteiligten Konnektoren (Office 365 Outlook, OneDrive for Business und SharePoint) gehören zur Klasse Standard, und grundlegende Power-Automate-Funktionen sind für Arbeits- und Schulkonten kostenlos enthalten, beschränkt auf Standardkonnektoren und auf Cloud-Flows ohne Freigabe.

1. Legen Sie einen automatisierten Cloud-Flow mit dem Outlook-Trigger Wenn eine neue E-Mail eintrifft (V3) an, in der englischen Oberfläche „When a new email arrives (V3)“. Wählen Sie den Ordner, tragen Sie unter Von die Absenderadressen durch Semikolons getrennt ein, ergänzen Sie bei Bedarf einen Betrefffilter und setzen Sie Nur mit Anlagen und Anlagen einschließen auf Ja.
2. Gehen Sie in einer Schleife über die Anlagen der Nachricht und überspringen Sie jede Anlage, deren Eigenschaft Ist inline auf true steht. Die Connector-Referenz führt diese Eigenschaft für jede Anlage.
3. Schreiben Sie jede übrige Datei mit Datei erstellen. In OneDrive for Business braucht die Aktion Ordnerpfad, Dateinamen und Dateiinhalt; Zeichen, die OneDrive nicht zulässt, werden durch Unterstriche ersetzt. In SharePoint braucht sie eine Websiteadresse und einen Ordnerpfad, der mit einer vorhandenen Bibliothek beginnt.
4. Für ein freigegebenes Postfach wie rechnungen@ nehmen Sie den Trigger Wenn eine neue E-Mail in einem freigegebenen Postfach (V2) eintrifft mit der Adresse des Postfachs. Ihr Konto braucht dafür Zugriff auf das Postfach.

Die Referenz des Office 365 Outlook Connectors dokumentiert außerdem Grenzen, die zu verpassten oder doppelten Läufen führen können:

• Der Trigger überspringt jede E-Mail, die größer ist als das Limit Ihres Exchange-Administrators oder 50 MB, je nachdem, welcher Wert kleiner ist; geschützte E-Mails kann er ebenfalls überspringen.
• Bei digital signierten E-Mails kann der Anlageninhalt in der Ausgabe des Triggers falsch sein.
• Sind die sicheren Anlagen in Microsoft Defender for Office 365 auf „Dynamische Zustellung“ eingestellt, kann der Trigger zweimal laufen, beim ersten Mal ohne Anlagen.
• Steht „Anlagen einschließen“ auf Ja, kann der Trigger in ein Timeout laufen, wenn viele E-Mails mit Anlagen gleichzeitig eintreffen. Microsoft empfiehlt dann, die Option auf Nein zu setzen und jede Datei mit Anlage abrufen (V2) zu holen.
• Der Trigger für freigegebene Postfächer löst zeitweise auch für ältere E-Mails aus, die in einen anderen Ordner verschoben werden, was laut Microsoft beabsichtigt ist; neue Berechtigungen können etwa zwei Stunden brauchen, bis sie repliziert sind.
• An eine E-Mail angehängte E-Mails und Kalenderelemente werden nicht unterstützt; EML-, MSG- und ICS-Dateien sollten laut Microsoft in einem .zip-Archiv angehängt sein, damit sie in der Ausgabe des Triggers ankommen.

Gmail: Filter, Apps Script und Add-ons

Ein Gmail-Filter hat keine Aktion, die einen Anhang in Google Drive speichert. Google weist zudem darauf hin, dass eine Antwort auf eine gefilterte Nachricht nur gefiltert wird, wenn sie dieselben Suchkriterien erfüllt. Für das Speichern in Drive bleiben bei Google zwei Wege:

• Apps Script: Ein Skript durchsucht Gmail, liest die Dateien jeder Nachricht mit getAttachments() und legt sie mit createFile(blob) in einem Drive-Ordner ab. Inline-Bilder sind dabei enthalten, solange Sie nicht includeInlineImages: false übergeben, wie die Referenz zu GmailMessage zeigt. Ein zeitgesteuerter Trigger startet das Skript nach Zeitplan, zum Beispiel jede Minute oder einmal im Monat. Dabei gelten Kontingente: 6 Minuten pro Ausführung, 90 Minuten Triggerlaufzeit pro Tag bei Privatkonten und 6 Stunden bei Google Workspace sowie 20.000 beziehungsweise 50.000 Lese- und Schreibzugriffe auf E-Mails pro Tag. Wird ein Kontingent überschritten, löst das Skript eine Ausnahme aus, und die Ausführung endet.
• Ein Add-on aus dem Google Workspace Marketplace: Im Marketplace stehen Apps, die Google selbst entwickelt, in der Kategorie „Von Google“; andere Add-ons stammen von ihren jeweiligen Entwicklern. Bei der Installation erscheint ein OAuth-Zustimmungsbildschirm mit den angeforderten Berechtigungen, und ein Workspace-Administrator kann einschränken, welche Apps Sie installieren dürfen. Ein Add-on kann einen zeitgesteuerten Trigger höchstens einmal pro Stunde verwenden.

Zapier: dieselbe Aufgabe ohne Code

Die Zapier-Seite zu Gmail und Google Drive (englisch) nennt den Gmail-Trigger New Attachment, der bei jedem neuen Anhang auslöst und sich nach Label oder Postfach und Suchbegriffen eingrenzen lässt, und die Google-Drive-Aktion Upload File. Für Microsoft 365 nennt die Seite zu Outlook und OneDrive die Trigger New Email in Personal Inbox und New Email in Shared Mailbox sowie die OneDrive-Aktion Upload File. Im kostenlosen Plan prüft Zapier alle 15 Minuten auf neue Daten.

• Kostenloser Plan: 100 Tasks pro Monat und zweistufige Zaps, laut Preisseite von Zapier. Ein Task ist eine erfolgreich ausgeführte Aktion, Trigger verbrauchen keine (Erläuterung zu Tasks); ein Zap, der pro Lauf eine Datei hochlädt, verbraucht also einen Task pro Datei. Erreicht ein Plan ohne Abrechnung pro zusätzlichem Task sein Limit, hält Zapier neue Läufe zurück, bis der Abrechnungszeitraum neu beginnt.
• Erster bezahlter Plan: Professional ab 19,99 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Fehler: Standardmäßig pausiert Zapier einen Zap, der in den letzten 7 Tagen bei 95 % oder mehr seiner Läufe auf einen Fehler gestoßen ist (Einstellungen zur Fehlerbehandlung).

Wo diese Lösungen brechen: was Sie testen sollten

Prüfen Sie jeden Punkt mit einer echten Nachricht, bevor Sie sich auf den Ablauf verlassen. Es sind Prüfungen, keine bekannten Fehler, sofern ein Anbieter das Verhalten nicht selbst dokumentiert.

1. Antworten im Verlauf. Antworten Sie auf eine Nachricht mit Anhang und lassen Sie den Absender mit der Datei im Anhang zurückschreiben. Prüfen Sie, ob die Datei zweimal gespeichert wird. Neben den oben genannten doppelten Läufen weist die Connector-Referenz darauf hin, dass dieselbe Aktion wegen der Standardwiederholungsrichtlinie mehrmals ausgeführt werden kann.
2. Signaturbilder. Lassen Sie sich eine Nachricht von jemandem schicken, dessen Signatur ein Logo enthält. Landet das Logo im Ordner, filtern Sie in Power Automate nach „Ist inline“ oder setzen Sie in Apps Script includeInlineImages auf false.
3. Gezippte Anhänge. Schicken Sie eine .zip-Datei. Ein Flow speichert das Archiv als eine Datei, solange Sie es nicht entpacken; die OneDrive-Aktion Archiv in Ordner extrahieren verarbeitet Archive bis höchstens 50 MB und 100 Dateien.
4. Gleiche Dateinamen. Lassen Sie zwei Absender am selben Tag eine Datei namens rechnung.pdf schicken und prüfen Sie, ob die zweite die erste ersetzt, fehlschlägt oder einen neuen Namen bekommt. Datum und Absender im Dateinamen machen einen Konflikt unwahrscheinlicher.
5. Unbemerkter Stillstand. Legen Sie fest, wer die Fehlermeldungen liest. Power Automate deaktiviert einen Flow, dessen Trigger oder Aktionen 14 Tage lang durchgehend fehlschlagen, und kann einen Flow deaktivieren, der 90 Tage lang nicht ausgelöst wurde; die Besitzer werden 30 Tage vorher benachrichtigt (Grenzwerte für Flows). Apps Script schickt bei fehlgeschlagenen Triggern eine Zusammenfassung per E-Mail, nicht aber bei Triggern, die Add-ons angelegt haben. Flows mit der kostenlosen Power-Automate-Lizenz lassen sich nicht freigeben; planen Sie also für den Tag, an dem die Person fehlt, der der Flow gehört.

Wann ein Dokumentensystem sinnvoller ist

Ein solcher Ablauf speichert Dateien. Er hält nicht fest, was eine Datei ist oder ob dieselbe Rechnung schon einmal eingegangen ist. Bei mehreren Postfächern und mehreren Beteiligten lässt sich ein System, das das Postfach als Eingangskanal behandelt, oft leichter prüfen als eine Kette von Flows; wie sich ein DMS neben Microsoft 365 einordnet, zeigt der Beitrag SharePoint als DMS.

In Arhivix werden Firmenpostfächer über Gmail, Microsoft 365 oder IMAP als Eingang verbunden und Benutzern zugewiesen. E-Mail-Regeln nach Absender, Betreff oder Inhalt können den Anhang in einem Ordner ablegen, die Dokumentgruppe und Dokumentart setzen oder jemanden benachrichtigen. Dokumente, deren Einordnung unsicher ist, warten in der Smart Inbox mit einem vorgeschlagenen Ablageort, bis eine Person ihn bestätigt oder ablehnt, und mögliche Duplikate (gleiche Rechnungsnummer, gleicher Lieferant und Betrag oder identische Datei) werden markiert, damit eine Person entscheidet. Abgelegte Dokumente sind durchsuchbar: im kostenlosen Paket nach Dateinamen, in den bezahlten Paketen auch nach Inhalt und nach einer Beschreibung in eigenen Worten. Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software können Sie in jedem bezahlten Paket über die REST-API und signierte Webhooks anbinden. Die Dateien liegen in Arhivix, gehostet bei AWS in der EU (Frankfurt und Dublin).

Das kostenlose Paket Arhivix Lite umfasst ein E-Mail-Postfach und zwei Benutzer. Bezahlte Pakete werden pro Unternehmen berechnet, nicht pro Benutzer, und beginnen mit 5 Benutzerkonten und 3 Postfächern (Preise). Welche Postfach- und Anmeldeverbindungen es gibt, steht auf der Seite Integrationen.