SharePoint: Leistungsstark, aber zu komplex?
Microsoft SharePoint ist eine Plattform für Zusammenarbeit, Intranet und Content-Management. Mit Microsoft 365 nutzen es Millionen von Unternehmen. Aber die selten gestellte Frage lautet: Brauchen Sie wirklich das gesamte SharePoint, nur um Dokumente zu verwalten?
SharePoint kann viel — aber gerade weil es so viel kann, ist die Einrichtung und Wartung komplex, teuer und erfordert IT-Experten.
Das Problem mit SharePoint für Dokumentenmanagement
1. Komplexe Einrichtung
Damit SharePoint als DMS funktioniert, müssen Dokumentenbibliotheken, Metadaten-Spalten, Workflows, Berechtigungsstufen und Aufbewahrungsrichtlinien konfiguriert werden. Das erfordert einen SharePoint-Administrator oder Berater — für kleine und mittlere Unternehmen ein unnötiger Kostenpunkt.
Ein DMS wie Arhivix funktioniert sofort — laden Sie ein Dokument hoch und das System übernimmt automatisch Klassifizierung, Aufbewahrung und Zugriff.
2. OneDrive vs SharePoint Verwirrung
Microsoft 365 kommt mit OneDrive (persönlicher Speicher) und SharePoint (Team-Speicher). Mitarbeiter wissen oft nicht, wo sie was speichern sollen. Dokumente landen am falschen Ort, Duplikate entstehen überall. Ein DMS hat einen zentralen Speicherort für alle Dokumente — keine Verwirrung.
3. Suche erfordert korrekt konfigurierte Metadaten
Die SharePoint-Suche ist leistungsstark — WENN Dokumente korrekt mit Metadaten getaggt sind. In der Praxis füllen Mitarbeiter selten Metadatenfelder aus. Ein DMS mit KI extrahiert Metadaten automatisch aus dem Dokumentinhalt — die Suche funktioniert auch ohne manuelles Tagging.
4. Keine Lokalisierung für lokale Vorschriften
SharePoint kennt weder das Archivgesetz noch die GoBD oder branchenspezifische Aufbewahrungsfristen. Alles muss manuell konfiguriert werden. Ein lokalisiertes DMS hat all dies bereits eingebaut.
5. Lizenzierung ist komplex und teuer
Für volle DMS-Funktionalität auf SharePoint benötigen Sie einen Microsoft 365 E3- oder E5-Plan. Das sind 23€ bis 54€ pro Benutzer und Monat. Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern sind das 1.150–2.700€ monatlich — nur für Lizenzen, ohne Implementierung. Ein spezialisiertes DMS kostet deutlich weniger.
6. Keine eingebauten elektronischen Signaturen
Microsoft bietet Integration mit Adobe Sign oder DocuSign — aber das sind zusätzliche Lizenzen und zusätzliche Kosten. Ein DMS mit eingebauten E-Signaturen ermöglicht das Signieren direkt aus dem Dokumenten-Workflow.
7. Kein Archivbuch
SharePoint hat kein Konzept eines Archivbuchs — für Unternehmen mit regulatorischen Anforderungen bedeutet das zusätzliche manuelle Arbeit. Ein DMS generiert automatisch Archivaufzeichnungen aus allen kategorisierten Dokumenten.
SharePoint vs DMS: Vergleich
| Kriterium | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Einrichtung | Komplex (IT-Team nötig) | In 5 Minuten einsatzbereit |
| Auto-Klassifizierung | Manuell (Metadaten) | KI-Klassifizierung |
| Suche | Erfordert Metadaten | OCR + KI (funktioniert ohne Tags) |
| Lokale Vorschriften | Manuelle Konfiguration | Eingebaut |
| Kosten (50 Benutzer) | 1.150–2.700€/Monat | Deutlich weniger |
| E-Signaturen | Zusätzliche Lizenz | Eingebaut |
| Archivbuch | Nicht verfügbar | Automatisch |
| Mobile App | Ja (SharePoint App) | Ja |
Wann ist SharePoint die richtige Wahl?
SharePoint ist sinnvoll, wenn:
- Sie bereits Microsoft 365 E3/E5-Lizenzen haben
- Sie ein IT-Team haben, das SharePoint konfigurieren und warten kann
- Sie Intranet, Wiki und Zusammenarbeit über DMS hinaus benötigen
- Sie in mehreren Ländern tätig sind und eine globale Lösung brauchen
Wann ist ein spezialisiertes DMS besser?
Ein DMS ist besser, wenn:
- Sie eine Lösung brauchen, die sofort funktioniert, ohne Konfiguration
- Sie kein IT-Team für die SharePoint-Wartung haben
- Sie Compliance mit lokalen Vorschriften benötigen
- Sie E-Signaturen, Workflows und Archivbuch in einem System möchten
- Ihr Budget keine Microsoft 365 Enterprise-Lizenzen erlaubt
Fazit
SharePoint ist ein mächtiges Werkzeug — aber Leistungsfähigkeit bringt Komplexität mit sich. Für Unternehmen, die einfaches, schnelles und konformes Dokumentenmanagement wollen, ist ein spezialisiertes DMS die klügere Wahl.
Arhivix gibt Ihnen alles, was Sie von einem DMS brauchen — ohne IT-Team, ohne komplexe Konfiguration, ohne teure Lizenzen.
