SharePoint als DMS: Wann Microsoft 365 für Dokumentenmanagement reicht

SharePoint reicht als DMS, wenn Ihr Unternehmen vor allem Dateien teilen und gemeinsam bearbeiten will; es steckt in Microsoft 365 Business Basic für 6,07 € pro Benutzer und Monat (jährlich, zzgl. MwSt.). Aufbewahrungsrichtlinien gibt es erst ab Business Premium, und ob die Ablage den GoBD genügt, entscheidet das Verfahren, nicht die Software.

Was SharePoint nicht abdeckt oder extra kostet

• Aufbewahrung: Laut Purview Service Description geben Business Premium sowie Microsoft 365 und Office 365 E3 und E5 das Nutzungsrecht für Aufbewahrungsrichtlinien; Business Basic und Standard sind nicht aufgeführt. Ereignisbasierte Aufbewahrung, Prüfung vor dem Löschen, das Markieren als Datensatz und Standardbezeichnungen für eine Bibliothek erfordern Lizenzen wie Microsoft 365 E5, Office 365 E5 oder Microsoft Purview Suite.
• Audit-Protokoll: Audit (Standard) bewahrt Einträge 180 Tage auf; SharePoint-Einträge ein Jahr lang aufzubewahren erfordert Audit (Premium).
• Belege auslesen: Die Dokumentverarbeitung (vorgefertigte, strukturierte und Freiform-Modelle, automatisch ausgefüllte Spalten, OCR) wird nach Nutzung über ein Azure-Abonnement in US-Dollar abgerechnet, zum Beispiel $0.01 pro Seite für vorgefertigte Modelle, $0.05 pro Seite für strukturierte und Freiform-Modelle und $0.005 pro Transaktion für automatisch ausgefüllte Spalten.
• Speicher über dem Kontingent: Bei nutzungsbasierter Abrechnung kostet SharePoint-Speicher oberhalb des Kontingents der Organisation $0.20 pro GB und Monat.
• Copilot: Microsoft 365 Copilot ist in Business Basic nicht enthalten. Das Add-on Microsoft 365 Copilot Business kostet laut deutscher Preisseite ab 18,20 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt.; im Aktionszeitraum vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 gilt für das erste Jahr ein Preis ab 15,60 €.
• Genehmigung und Bearbeitung: Wer eine Datei mit laufender Genehmigungsanfrage ändert und speichert, bricht die Anfrage ab.
• Größe: Microsoft behält sich vor, für die Business-Pläne ein Limit von 300 Lizenzen pro Mandant durchzusetzen; Unternehmen mit mehr als 300 Benutzern empfiehlt Microsoft die Enterprise-Pläne.

SharePoint, GoBD und „revisionssicher“

Ob SharePoint „revisionssicher“ oder „GoBD-konform“ ist, beantworten die GoBD selbst. Der Begriff „revisionssicher“ kommt im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 nicht vor, und die Finanzverwaltung erteilt weder in der Außenprüfung noch per verbindlicher Auskunft Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit (Rz. 180). Zertifikate oder Testate Dritter können bei der Softwareauswahl helfen, binden die Finanzbehörde aber nicht (Rz. 181), weil Updates, Zugriffsrechte, Einstellungen und die Richtigkeit der eingegebenen Daten die Ordnungsmäßigkeit mitbestimmen (Rz. 179).

Verlangt werden unter anderem die Unveränderbarkeit nach § 146 Absatz 4 AO (Rz. 107 und 108) und für jedes DV-System eine Verfahrensdokumentation (Rz. 151). GoBD-Konformität ist damit eine Eigenschaft Ihres gesamten Verfahrens und nicht eines Produkts, ob Sie SharePoint, ein spezialisiertes DMS oder beides einsetzen. Die GoBD gelten in der Fassung der zweiten Änderung durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, die diese Randziffern nicht verändert hat.

Was kleine Teams stattdessen nutzen

Wer mehr als eine gemeinsame Ablage braucht, etwa das Auslesen und Ablegen eingehender Belege ohne Azure-Abrechnung, vergleicht meist spezialisierte DMS. Eine Auswahl mit je einer überprüfbaren Angabe:

• Folderit (Tallinn): Paket Mini für 45 € pro Monat oder 486 € pro Jahr zzgl. MwSt., mit fünf Benutzern und 150 GB Speicher.
• M-Files (Tampere): Edition Essentials für 65 € pro Arbeitsplatz und Monat; die Edition Enterprise wird individuell angeboten.
• Arhivix (Belgrad): ein kostenloses Paket ohne Karte; die bezahlten Pakete werden pro Unternehmen statt pro Benutzer berechnet, mit 5, 10 oder 20 Benutzerkonten und unbegrenzt vielen Geräten (Preise).
• DocuWare (Germering): keine Listenpreise; laut Preis-FAQ des Herstellers kostet DocuWare Cloud je nach Plan typischerweise zwischen $30 und $125+ pro Benutzer und Monat.
• Paperless-ngx: Open Source unter der GNU GPL Version 3, betrieben auf dem eigenen Server, zum Beispiel mit Docker.

Arhivix arbeitet neben Microsoft 365: Anmeldung über Microsoft Entra ID, Outlook-Postfächer und Dokumentbibliotheken als Quellen, dann schlägt Arhivix Dokumentart, Lieferant, Betrag und Datumsangaben vor, eine Person bestätigt sie, und jedes Öffnen, Herunterladen und Teilen steht im Audit-Protokoll. Die Dateien liegen bei AWS in der EU (Frankfurt und Dublin). Die Pflichten aus den GoBD, von der Verfahrensdokumentation bis zur Aufbewahrungsfrist, bleiben bei Ihrem Unternehmen; daneben ist Arhivix der Ort, an dem Ihr Team mit den Dokumenten arbeitet: So liest, ordnet und findet Arhivix Ihre Dokumente.

Eine Gegenüberstellung beider Produkte mit einer Quelle für jede Zeile finden Sie im Vergleich von Arhivix und SharePoint als DMS (auf Englisch).

Entscheidungshilfe

• Sie arbeiten vor allem gemeinsam an Office-Dateien und nutzen Microsoft 365 bereits: SharePoint reicht in vielen Fällen, ergänzt um eine Verfahrensdokumentation.
• Sie brauchen Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft 365: Prüfen Sie, ob Ihre Lizenzen Business Premium, E3 oder E5 umfassen.
• Sie wollen eingehende Belege auslesen lassen: Vergleichen Sie die nutzungsbasierte Abrechnung in Microsoft 365 mit den Paketpreisen spezialisierter DMS.
• Für Aufbewahrungsfristen und GoBD gilt in jedem Fall: Die Pflicht liegt bei Ihrem Unternehmen, nicht beim Softwareanbieter.