Novi zakon na snazi od 1. januara 2024.
Zakon o arhivskoj gradji i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS, br. 6/2020) u potpunosti je stupio na snagu 1. januara 2024. godine. Zakon donosi jasnu klasifikaciju dokumentacije po kategorijama i propisuje minimalne rokove cuvanja za svaku od njih, kao i formalne zahteve koji arhiva mora da ispuni da bi imala pravnu snagu.
Jedana od najcescih zabludom menadzmenta jeste da je dovoljno cuvati PDF skenove u shared folderu na serveru ili u Google Driveu. To nije arhiviranje u smislu zakona - i ta razlika moze da kosta preduzece do 2.000.000 RSD u kaznama.
Rokovi cuvanja po kategorijama dokumenata
Zakon propisuje sledece minimalne rokove cuvanja za najcesce kategorije poslovne dokumentacije:
- Finansijska dokumentacija (fakture, ugovori, platnin nalozi): 10 godina
- Dokumentacija o zaposlenima (radni ugovori, resenja, platne liste): 50 godina ili trajno
- Poreska dokumentacija: 5 godina (ali se preporucuje 10 zbog uskladjenosti sa SEF-om)
- Dokumentacija o osnivanju i statusnim promenama: trajno
- Interna akta i pravilnici: 10 godina od prestanka vaznosti
Rokovi se racunaju od datuma nastanka dokumenta ili od poslednje relevantne radnje po tom dokumentu - npr. za radni ugovor rok od 50 godina pocinje tek od dana prestanka radnog odnosa.
Pravno valjana e-arhiva vs. obicno PDF skladiste
Zakon jasno razlikuje pravno valjano elektronsko arhiviranje od pukog digitalnog skladistenja. Da bi elektronska arhiva imala dokaznu snagu pred sudom ili u poreskoj kontroli, mora da ispunjava sledece uslove:
- Integritet dokumenta: dokument ne sme biti izmenjen nakon arhiviranja
- Autenticnost: mora biti moguce dokazati ko je dokument kreirao i kada
- Citljivost: format mora biti otvoren i standardizovan (XML, PDF/A)
- Dostupnost: dokument mora biti dostupan tokom celog roka cuvanja
- Zastita od unistenja: mere zastite od pozara, poplave, kibernaps i slicnih rizika
Obicni PDF u email prilogu, Google Drive folder ili USB disk ne ispunjavaju ove uslove. Posebno je kriticno pitanje integriteta - ako ne mozete dokazati da PDF nije izmenjen od dana kada je nastao, on nema dokaznu snagu.
Problemi Arhiva Srbije i sta to znaci za preduzeca
Beogradski istorijski arhiv i drugi drzavni arhivi suocavaju se s ozbiljnim zaostacima u obradi pristigle gradnje. Preduzeca koja su predala gradju na cuvanje u drzavne arhive ponekad cekaju godinama na potvrdu o preuzimanju, a medjuvremeno nemaju pristup sopstvenim dokumentima u slucaju revizije ili spora.
Ovaj problem posebno pogadja preduzeca koja su u obavezi da odredene kategorije gradnje predaju nadleznom drzavnom arhivu po isteku roka aktivnog cuvanja. Savet je da preduzeca vode sopstvenu digitalne kopije cak i one dokumentacije koja je fizicki predata arhivu.
Kazne za nepostovanje - do 2.000.000 RSD
Kazne propisane Zakonom o arhivskoj gradji:
- Pravna lica: 50.000 do 2.000.000 RSD
- Preduzetnici: 10.000 do 500.000 RSD
- Odgovorno lice: 5.000 do 150.000 RSD
Inspekcija moze izreci kaznu za nepostovanje rokova cuvanja, za unistavanjem dokumentacije pre isteka propisanog roka, za odsustvo dokumentacionog plana, i za nepostojanje odgovornog lica za arhivsku gradju u preduzecu.
Kako Arhivix pomaze
Arhivix je dizajniran upravo za ispunjavanje zahteva Zakona o arhivskoj gradji. Svaki dokument pohranjen u Arhivix-u sifrovano primenom AES-256 enkripcije i cuva se na AWS S3 infrastrukturi s automatskim redundantnim kopijama. Hash vrednosti dokumenata beleze se pri unosu i proveravaju se periodicno, sto garantuje integritet svake datoteke. Svi pristupi, preuzimanja i pokusaji izmene dokumentuju se u nepromenjivom audit trail logu, sto pruzaju pravno valjanu evidenciju za potrebe poreske kontrole ili sudskog spora.
Arhivix automatski prati rokove cuvanja po kategorijama i salje upozorenja pre isteka roka, cime se eliminise rizik od nenamjernog unistavanja dokumentacije ili propustanja obaveze predaje nadleznom arhivu.
