Šta je arhivska knjiga i ko je obavezan da je vodi
Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj registraturskoj građi koju jedan stvaralac drži. Po Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, obaveza vođenja arhivske knjige odnosi se na sve pravne i fizičke subjekte čija delatnost stvara dokumentaciju od trajnog ili dugoročnog značaja: privredna društva, preduzetnici, državni organi, javna preduzeća, ustanove, advokatske kancelarije, knjigovodstvene agencije, lekarske ordinacije i udruženja.
Drugim rečima, ako vaša firma izdaje fakture, zaključuje ugovore, vodi kadrovsku evidenciju ili komunicira sa državnim organima — obavezni ste da imate arhivsku knjigu. Nije bitno da li poslujete kao d.o.o, AD, preduzetnik ili udruženje. Bitno je da nastaje dokumentacija.
Šta mora da bude evidentirano
U arhivsku knjigu se ne unosi svaki pojedinačni dokument, već godišnje stvorena količina po kategorijama iz vašeg pravilnika o kancelarijskom poslovanju. Tipične kategorije:
- Finansijska dokumentacija: fakture, otpremnice, izvodi banke, blagajnički izveštaji, ugovori sa kupcima i dobavljačima, knjigovodstvena dokumentacija.
- Kadrovska dokumentacija: ugovori o radu, M obrasci, evidencije godišnjih odmora, rešenja, sporazumni raskidi, dosijei zaposlenih.
- Pravni akti i dopisi: opšti akti, statut, pravilnici, odluke, zapisnici sa skupština i odbora.
- Dokumentacija o imovini: kupoprodajni ugovori, ugovori o zakupu, dokumentacija o registraciji vozila, atesti, građevinske dozvole.
- Sudska i poreska dokumentacija: tužbe, presude, rešenja poreske uprave, zapisnici inspekcijskih nadzora.
- Tehnička dokumentacija: projekti, atesti, izveštaji o ispitivanju, građevinski dnevnici (za firme u građevini).
Format unosa: šta tačno upisujete
Svaka stavka u arhivskoj knjizi standardno sadrži:
- Redni broj u kontinuitetu od osnivanja firme
- Godina nastanka dokumentacije
- Broj iz klasifikacionog plana (kategorija)
- Sadržaj (kratak opis: npr. „Izlazne fakture 2024")
- Količina (broj registratora, fascikli, kutija ili dužinski metar)
- Mesto čuvanja (kancelarija, magacin, externi provajder)
- Rok čuvanja u godinama
- Napomene (npr. „digitalizovano", „izlučeno 2034")
Rokovi čuvanja po kategorijama
| Tip dokumentacije | Rok čuvanja |
|---|---|
| Finansijska i knjigovodstvena | 10 godina |
| Plate, M obrasci, dosijei zaposlenih | 50 godina ili trajno |
| Ugovori o nepokretnostima | 10 godina po prestanku važenja |
| Statut, opšti akti, zapisnici skupština | trajno |
| Sudski predmeti | 10 godina po pravnosnažnosti |
| Inspekcijska i poreska rešenja | 10 godina |
| Operativna prepiska | 2 do 5 godina |
Predaja nadležnom arhivu
Arhivska knjiga se vodi kontinuirano, a prepis (kopija) se dostavlja nadležnom istorijskom arhivu jednom godišnje, u praksi do 30. aprila za prethodnu godinu. Nadležnost arhiva određuje se prema sedištu firme. Beograd, na primer, pokriva Istorijski arhiv Beograda; opštine van Beograda pokrivaju regionalni istorijski arhivi.
Pored arhivske knjige, jednom godišnje se priprema i predlog za izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala (građe kojoj je istekao rok čuvanja). Izlučivanje se vrši samo uz odobrenje arhiva, nikada samostalno.
Elektronska arhivska knjiga (od 2024)
Izmenama Zakona iz 2023. godine, elektronska arhivska knjiga je pravno izjednačena sa papirnom. To znači da je možete voditi u softveru, čuvati digitalno potpisanu i predavati arhivu u elektronskoj formi (XML, PDF/A potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom). Većina nadležnih arhiva u Srbiji prelazi na elektronski prijem od 2026. godine, a neki ga već prihvataju.
Prednosti elektronske: nula gubitka (knjiga se ne može izgubiti ili oštetiti kao papirna), automatski popis kad se dokument unese u DMS, pretraživost umesto listanja, automatski rok izlučivanja izračunat za svaku stavku.
Kazne za neispravno vođenje
Inspekcijski nadzor nad arhivskom građom vrši nadležni arhiv. Kazne propisane Zakonom: za pravno lice od 50.000 do 1.000.000 dinara za nevođenje arhivske knjige, neredovan unos, neusaglašen klasifikacioni plan ili samostalno uništavanje građe bez odobrenja. Za odgovorno lice u pravnom licu, dodatno od 5.000 do 150.000 dinara. Praksa pokazuje da se kazne najčešće izriču posle prijave (npr. od bivšeg radnika u sporu) ili u sklopu poreskog inspekcijskog nadzora.
Najčešće greške u praksi
- Nema klasifikacionog plana: arhivska knjiga se vodi „od oka", bez utemeljenja u pravilniku o kancelarijskom poslovanju. Inspekcija to vidi odmah.
- Stavke bez rokova: evidentirano šta postoji, ali nije naznačeno do kada se čuva. Posledica: nikad se ne izlučuje, arhiva raste neograničeno.
- Samostalno uništavanje: firma je „očistila magacin" jer su dokumenti stari više od 10 godina. Bez odobrenja arhiva, to je prekršaj, čak i ako je rok zaista istekao.
- Mešanje aktivne i arhivske građe: dokumentacija u tekućoj godini se ne unosi u arhivsku knjigu (vodi se kroz delovodnik). U arhivsku knjigu ulazi tek nakon zatvaranja godine.
- Zaboravljena predaja: firma uredno vodi knjigu, ali ne dostavlja prepis arhivu. Obaveza dostavljanja je odvojena od obaveze vođenja.
