Priprema za elektronsko arhiviranje | Arhivix

Priprema za elektronsko arhiviranje

Poslednje ažuriranje:: 12. april 2026.

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS", br. 6/2020) obavezuje sva pravna lica da vode evidenciju o svojoj dokumentaciji i obezbede njeno čuvanje. Pre nego što počnete da koristite elektronsko arhiviranje, potrebno je da ispunite sledeće korake.

1. Obavezna dokumentacija — tri opšta akta

Svako pravno lice mora da donese sledeća tri akta:

Pravilnik o kancelarijskom poslovanju

Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala. Definiše kako se dokumenta primaju, zavode, raspoređuju i arhiviraju u vašoj organizaciji.

Lista kategorija arhivske građe sa rokovima čuvanja

Popis svih vrsta dokumenata koje vaša firma ima, sa rokovima čuvanja za svaku kategoriju — trajno, 5 godina, 10 godina, itd. Ova lista je osnov za pravilno arhiviranje i kasnije izlučivanje dokumentarnog materijala.

Napomena: Arhivix već sadrži predefinisane kategorije dokumenata koje pokrivaju većinu potreba. Pregledajte ih u podešavanjima i prilagodite vašoj firmi.

Pravilnik o elektronskim dokumentima

Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata. Posebno važan ako čuvate dokumentaciju u elektronskom obliku.

2. Organizacioni koraci

Prostor i oprema za smeštaj arhivske građe

Obezbedite odgovarajući fizički prostor za papirnu dokumentaciju i/ili elektronski prostor za digitalnu dokumentaciju. Za elektronsko čuvanje neophodno je obezbediti redundantan backup podataka.

Odgovorno stručno lice

Imenujte lice u firmi koje će biti zaduženo za arhivsku građu — klasifikaciju, čuvanje, izlučivanje i predaju dokumentacije nadležnom arhivu.

Retroaktivan popis dokumentacije

Svu dokumentaciju od osnivanja firme popišite i formirajte arhivsku knjigu. Ovo uključuje ugovore, fakture, kadrovsku dokumentaciju, tehničku dokumentaciju i ostalo.

Digitalni potpis

Za elektronsko potpisivanje dokumenata pri arhiviranju potreban je kvalifikovani elektronski sertifikat (smart kartica). Kvalifikovane sertifikate u Srbiji izdaju ovlašćeni pružaoci usluga od poverenja.

3. Kako to izgleda u Arhivix-u

Korak 1: Podesite kategorije dokumenata

Otvorite Podešavanja → Tipovi dokumenata. Arhivix već ima predefinisane kategorije (finansijska dokumentacija, kadrovska, pravna, tehnička, itd.) sa rokovima čuvanja. Pregledajte ih i prilagodite vašoj firmi — dodajte kategorije koje vam nedostaju ili izmenite rokove čuvanja.

Korak 2: Kreirajte arhivsku knjigu

Otvorite Arhiva → Arhivska knjiga i kreirajte novu knjigu za tekuću godinu. Dodajte tipove dokumenata koje ste definisali u prethodnom koraku. Ako imate dokumentaciju iz prethodnih godina — kreirajte knjige i za te godine.

Korak 3: Popišite postojeću dokumentaciju

Za svaku godinu unesite stavke u arhivsku knjigu — klasifikacionu oznaku, datum nastanka, rok čuvanja i količinu. Za elektronske dokumente — dodajte fajlove direktno. Za fizičke — unesite lokaciju gde se čuvaju.

Korak 4: Povežite digitalni potpis

Ubacite smart karticu i Arhivix će automatski prepoznati vaš kvalifikovani sertifikat. Od tog momenta, svaki dokument koji arhivirate biće digitalno potpisan sa vremenskim žigom za dugoročnu validnost.

Korak 5: Arhivirajte dokumente

Otvorite Arhiva → Novi dokument, izaberite tip dokumenta, dodajte fajl, potpišite i arhivirajte. Arhivix automatski konvertuje dokument u PDF/A format, dodaje digitalni potpis i vremenski žig, i evidentira ga u arhivskoj knjizi.

Korak 6: Eksportujte arhivsku knjigu za nadležni arhiv

Svake godine do 30. aprila otvorite arhivsku knjigu za prethodnu godinu i kliknite Eksportuj — dobićete PDF ili Excel koji možete dostaviti nadležnom arhivu.

4. Godišnje obaveze

Prepis arhivske knjige

Dostavite nadležnom arhivu prepis arhivske knjige za prethodnu godinu najkasnije do 30. aprila tekuće godine. Arhivix omogućava izvoz arhivske knjige u PDF i Excel formatu.

Izlučivanje dokumentarnog materijala

Dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja treba izdvojiti radi uništenja — godinu dana od dana isteka utvrđenog roka. Izlučivanje mora biti evidentirano i odobreno od strane odgovornog lica.

Predaja arhivske građe nadležnom arhivu

Arhivska građa koja se trajno čuva predaje se nadležnom arhivu (državni ili gradski arhiv) nakon 30 godina ili po prestanku rada firme. Većina firmi neće imati ovu obavezu u skorije vreme.

5. Važno da znate

Kazne za neusklađenost

Zakon predviđa novčane kazne za pravna lica koja ne ispunjavaju obaveze:

  • Za pravna lica: od 50.000 do 2.000.000 dinara
  • Za odgovorna lica: od 5.000 do 150.000 dinara

Inspekcijski nadzor može biti vanredan — ne morate biti unapred obavešteni.

Od 2024. elektronski dokumenti moraju se čuvati elektronski

Dokumenti nastali u elektronskom obliku od 1. januara 2024. moraju se arhivirati isključivo elektronski — uz kvalifikovani elektronski potpis ili pečat i u formatu pogodnom za dugoročno čuvanje (PDF/A, TIFF, PNG, JPEG). Štampanje elektronskog dokumenta više nije dovoljno.

Lista kategorija zahteva saglasnost arhiva

Vaša Lista kategorija arhivske građe sa rokovima čuvanja treba da dobije saglasnost nadležnog javnog arhiva. Kontaktirajte arhiv prema mestu sedišta vaše firme (npr. Istorijski arhiv Beograda za beogradske firme).

Arhivska knjiga je samo jedna

Bez obzira da li imate papirnu i elektronsku dokumentaciju — vodi se jedna arhivska knjiga na propisanom obrascu. Česta greška je vođenje odvojenih knjiga za papir i digitalnu dokumentaciju.

6. Česta pitanja

Da li se ovo odnosi na preduzetnike?

Po trenutnom tumačenju zakona, preduzetnici i fizička lica nemaju ove obaveze. Zakon se odnosi na pravna lica — DOO, AD, javna preduzeća, ustanove i dr.

Ko može biti odgovorno lice?

Bilo koji zaposleni koga poslodavac imenuje za tu ulogu. Ne mora imati posebnu licencu, ali je poželjno da prođe osnovnu obuku o arhivskoj delatnosti.

Od kad važi ova obaveza?

Zakon o arhivskoj građi je stupio na snagu 2021. godine. Od 1. januara 2024. važi dopunjena Uredba o elektronskom arhiviranju koja dodatno precizira obaveze čuvanja u elektronskom obliku.

Da li moram da skeniram stare papirne dokumente?

Ne — nemate obavezu skeniranja dokumenata nastalih u papirnom obliku. Uredba se odnosi na dokumente koji su nastali u elektronskom formatu. Papirna dokumentacija se i dalje čuva u fizičkom obliku.

Da li mogu sam da vodim arhivsku knjigu?

Da — Arhivix vam omogućava da vodite arhivsku knjigu elektronski, kreirate kategorije dokumenata i eksportujete prepis za nadležni arhiv. Nije potreban eksterni konsultant.

7. Sumirano

Pre Arhivix-a:

  1. Donesite tri obavezna akta (Pravilnik o kancelarijskom poslovanju, Lista kategorija, Pravilnik o elektronskim dokumentima)
  2. Imenujte odgovorno stručno lice za arhivsku građu
  3. Obezbedite prostor/opremu za čuvanje i digitalni potpis (smart karticu)

U Arhivix-u:

  1. Podesite kategorije dokumenata sa rokovima čuvanja
  2. Kreirajte arhivsku knjigu i retroaktivno popišite dokumentaciju
  3. Arhivirajte dokumente uz automatski digitalni potpis i PDF/A konverziju
  4. Svake godine eksportujte arhivsku knjigu za nadležni arhiv (rok: 30. april)

Korisni linkovi