Digitalizacija: Više od prostog skeniranja
Mnogi misle da je digitalizacija = skeniranje. Ali skeniranje je samo prvi korak. Pravi cilj digitalizacije je da papirni dokument postane pretraživ, organizovan i trajno sačuvan u digitalnom obliku.
Bez OCR obrade, skenirani dokument je samo slika — ne možete da pretražujete tekst, kopirate sadržaj ili automatski izvlačite podatke.
OCR: Tehnologija koja čita dokumente
OCR (Optical Character Recognition) je tehnologija koja pretvara sliku teksta u stvarni, pretraživi tekst. Moderni OCR sistemi, posebno oni zasnovani na AI, postižu tačnost od 99%+ čak i na dokumentima lošeg kvaliteta.
Šta OCR može da prepozna:
- Štampani tekst na srpskom, engleskom, nemačkom i drugim jezicima
- Tabele i strukturirane podatke
- Pečate i potpise (kao slike, ne kao tekst)
- Različite fontove i veličine slova
- Tekst na rotiranim ili iskrivljenim dokumentima
Koji format koristiti za čuvanje?
Izbor formata je ključan za dugotrajno čuvanje:
| Format | Prednosti | Namena |
|---|---|---|
| PDF/A | ISO standard za arhiviranje, samoodorživ | Dugoročno čuvanje, zakonski dokumenti |
| Univerzalno kompatibilan | Svakodnevna upotreba | |
| TIFF | Bez gubitka kvaliteta, podržava višestranične fajlove | Arhivsko skeniranje visokog kvaliteta |
Preporuka: Koristite PDF/A za sve poslovne dokumente koji se čuvaju duže od 5 godina.
Zakonski aspekti digitalizacije u Srbiji
Prema Zakonu o elektronskom dokumentu iz 2017. godine:
- Digitalizovani dokument ima istu pravnu snagu kao original, pod određenim uslovima
- Proces digitalizacije mora biti dokumentovan
- Mora se obezbediti integritet digitalizovanog dokumenta (da nije menjan)
- Potrebna je kvalifikovana elektronska pečat ili potpis za određene kategorije dokumenata
- Original se može uništiti nakon digitalizacije, osim ako zakon ne propisuje drugačije
Kako organizovati proces digitalizacije?
Faza 1: Priprema (1-2 nedelje)
- Napravite popis svih papirnih dokumenata
- Odredite prioritete (najčešće korišćeni prvi)
- Definišite strukturu foldera i pravila imenovanja
- Izaberite DMS (Arhivix ili drugi)
Faza 2: Skeniranje (2-4 nedelje za prosečnu firmu)
- Skenirajte u batch-ovima po kategorijama
- Koristite ADF skener za masovno skeniranje
- Proveravajte kvalitet skenova
- Primenjujte OCR na svaki dokument
Faza 3: Organizacija i verifikacija (1 nedelja)
- Proverite da su svi dokumenti pravilno kategorizovani
- Testirajte pretragu — da li nalazite dokumente?
- Postavite kontrolu pristupa
- Napravite backup strategiju
Koliko košta digitalizacija?
Troškovi zavise od obima:
- Samostalno (DIY): Skener (20-100.000 RSD) + DMS pretplata + vaše vreme
- Uslužno skeniranje: 5-15 RSD po stranici (za velike količine)
- Kompletna usluga: Skeniranje + organizacija + DMS setup: zavisi od obima
Zaključak
Digitalizacija dokumenata je investicija koja se višestruko vraća. Manje prostora, brža pretraga, bolja bezbednost i usklađenost sa zakonom.
Sa Arhivixom, digitalizovani dokumenti odmah postaju pretraživi pomoću AI — uploadujte skenirani dokument i pronađite ga za sekunde, bez ručnog tagovanja.
